Il y a quelque temps, un ingénieur de Google a décidé de travailler de manière indépendante sur un nouveau projet de messagerie électronique après avoir demandé l'aide d'un utilisateur qui se plaignait de passer trop de temps à rechercher des messages dans la boîte e-mail. le 1er avril 2004, presque par hasard et grâce à une initiative autonome, il y a exactement 10 ans, Gmail est né, qui est aujourd'hui le service de courrier électronique en ligne le plus utilisé au monde. Bien que 15 ans se soient écoulés depuis la naissance de Gmail et bien d'autres depuis la naissance de la messagerie électronique, de nombreuses personnes continuent d' utiliser la messagerie électronique et Gmail de la mauvaise manière .
Voici 10 types d'erreurs que nous avons tous commises mais qui, à la place, devraient être évitées ou, en tout cas, minimisées au maximum.
1) Créez de nombreux brouillons
Lorsque vous appuyez sur le bouton Écrire dans Gmail, la fenêtre de composition du message s'ouvre.
Si vous écrivez quelque chose, puis appuyez sur le bouton de fermeture, vous enregistrez ce message dans les brouillons.
Cela peut être utilisé pour avoir une sorte de bloc-notes dans lequel enregistrer les listes de tâches, mais il est plus probable qu'il sera rempli de messages indésirables et de messages partiels jamais envoyés.
Tous ceux qui utilisent Gmail trouveront des centaines de messages vides et inutiles à supprimer dans les brouillons.
2) Supprimez les messages pour garder votre boîte de réception propre sans messages non lus
Une fois, lorsque les e-mails étaient limités avec l'espace disponible, il était logique de supprimer les messages qui n'étaient plus nécessaires. Aujourd'hui, cependant, comme il y a tout l'espace et que les messages de toutes sortes arrivent tous les jours, il n'est pas pratique de les supprimer, mais plutôt de les organiser en dossiers ou étiquettes à l'aide de filtres. Vous pouvez filtrer les e-mails afin qu'ils n'apparaissent pas dans la section principale ou vous pouvez archiver les messages pour les supprimer de la boîte de réception, sans toutefois les supprimer.
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3) Marquez tout comme «lu»
Comme pour le point précédent, dans Gmail, il n'est pas pratique de tout marquer comme lu pour passer commande, vous pouvez les laisser non lus, mais les organiser dans différents dossiers.
L'erreur est de marquer les messages comme lus, pensant que nous y reviendrons plus tard. Gardez également à l'esprit que seuls les messages qui sont également reçus dans la boîte de réception sont comptés comme non lus par les programmes de notification et les applications mobiles, les autres sont ignorés.
Mais elle est complètement oubliée.
4) Avoir trop de courriels non lus
Suite au point précédent, il y a une erreur de messages non lus dans la boîte aux lettres principale.
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5) Envoyez-vous un e-mail pour conserver les fichiers ou les notes .
Dans le passé, j'ai également utilisé Gmail comme espace pour stocker des documents, des fichiers ou des pièces jointes en m'envoyant moi-même des messages.
Gmail a été le premier service de messagerie à fournir gratuitement un énorme espace de Go pour les fichiers, il était donc normal d'utiliser tout cet espace (il y a 10 ans) comme s'il s'agissait d'un lecteur cloud.
Ces dernières années, avec l'accent mis sur les vrais services cloud, cette méthode de travail doit être évitée.
Il est préférable d'avoir une application comme Onenote ou Evernote ou Dropbox, Google Drive et Onedrive pour les fichiers plus volumineux.
ponon vous devez vous envoyer des e-mails de documents, liens et pièces jointes que vous souhaitez enregistrer. Pourtant, il semble parfois plus simple que d'envoyer un e-mail, car il sera alors dans votre boîte de réception pour toujours.
6) Exagérez avec des étiquettes et des dossiers
Gmail prend en charge les libellés imbriqués. La création d'étiquettes est utile pour organiser des e-mails similaires ou provenant des mêmes expéditeurs. L'important est qu'ils ne soient pas trop nombreux et qu'ils apparaissent tous dans la liste de droite sans défilement sinon on peut oublier de nombreuses catégories et de nombreux messages reçus.
7) Faites une erreur entre Répondre et Répondre à tous
Parfois, vous appuyez sur le bouton " Répondre " dans un message de groupe pour partager une pensée qui ne sera reçue que par la personne qui a envoyé la dernière réponse. D'autres fois, vous appuyez sur Répondre à tous, alors que vous vouliez réellement rédiger une réponse privée.
Pour éviter ce type d'erreurs, il existe deux fonctions très importantes et importantes dans Gmail:
- Utilisez la fonction d'annulation d'un mauvais e-mail
- Mettez Répondre à tous comme comportement par défaut sur le bouton Répondre pour envoyer rapidement un e-mail à un groupe de contacts
8) Répondre aux e-mails sans changer de sujet
Les discussions par e-mail finissent souvent par sortir du sujet.
S'il s'agit d'e-mails importants, lors de la réponse à un e-mail, vérifiez s'il est approprié de changer le sujet et de ne pas conserver l'ancien du premier e-mail.
9) Penser que Gmail ne peut pas être utilisé hors ligne
Bien qu'avec des fonctions plus limitées, vous pouvez également ouvrir Gmail en tant que programme hors ligne lorsque vous n'avez pas de connexion Internet.
10) N'utilisez pas d'opérateurs de recherche avancée
L'objectif de Gmail, depuis sa création, était de fournir un service de messagerie électronique facile à rechercher.
Pour cette raison, la recherche dans Gmail est très puissante, meilleure que tout autre service similaire, seulement que vous devez connaître les opérateurs et les commandes pour l'utiliser.
Un autre article explique les opérateurs de recherche avancée les plus utiles dans Gmail .
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