Excel est un outil de travail indispensable pour chaque bureau car il peut traiter tout type de données et les présenter sous forme agrégée afin de pouvoir les étudier sans difficulté. Ceux qui ont déjà utilisé Excel et connaissent le programme savent déjà qu'il n'est pas si simple de jongler avec les nombreuses formules et raccourcis pour la gestion des données et qu'il est très facile de se tromper.
Dans cet article, nous voyons 7 astuces Excel assez simples, qui peuvent être utilisées par ceux qui travaillent avec ce programme pour gagner du temps, pour faire bonne impression et impressionner le chef de bureau ou quiconque dans des présentations de données avec des graphiques et des calculs qui peuvent sembler, pour ceux qui regarde, très élaboré, comme un vrai expert .
Cette série d'astuces provient du site Web MicrosoftTraining.net qui les publie sous la forme d'une infographie.
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1) Remplissage automatique des cellules
Par exemple, si vous devez écrire des données répétitives, vous pouvez utiliser la commande Aperçu dans Excel 2013 et versions ultérieures pour compléter automatiquement le contenu d'une cellule.
Par exemple, si vous avez une colonne d'adresses e-mail composée de nom.nom, vous pouvez créer une nouvelle colonne Nom, écrire la première, puis utiliser la fonction Aperçu des astuces pour remplir toutes les autres cellules.
Pour ce faire, appuyez d'abord sur le raccourci CTRL-E .
2) Tableaux pivotants
L'un des outils Excel les plus importants et les plus puissants est celui des tableaux croisés dynamiques, pour résumer facilement de grandes quantités de données sans écrire de formule.
Pour l'utiliser, il suffit d'aller dans le menu Insertion, d'insérer le tableau croisé dynamique et de sélectionner les données à analyser.
Sur le site Web d'Office, vous trouverez le guide complet des tableaux croisés dynamiques.
C'est certainement l'une de ces étapes essentielles pour devenir bon dans les feuilles de calcul et Excel .
3) Recherche objective
Si vous savez déjà quel est le résultat d'un calcul et que vous devez générer les données pour les obtenir, vous devez utiliser la fonction de recherche d'objectifs d'Excel 2013 et 2015.
L'outil se trouve dans Données -> Outils de données (Excel 2013) ou Prévisions (Excel 2016)> Analyse de simulation > Recherche d'objectifs .
Dans la zone Cellule, sélectionnez la cellule avec la formule à déterminer, dans la zone Valeur, écrivez le résultat à obtenir, dans la zone Modification de la cellule, écrivez le numéro de cellule qui doit varier.
Un exemple d'utilisation de cette astuce se trouve dans le guide Office.
4) Formatage conditionnel
Si vous vérifiez un tableau avec le patron ou une autre personne, il est pratique de mettre en évidence les résultats ou les valeurs importantes dans une couleur différente.
Sélectionnez ensuite une série de cellules et choisissez la mise en forme conditionnelle dans le menu Accueil en choisissant l'une des options graphiques fournies.
Vous pouvez ensuite demander à Excel de mettre en évidence des valeurs supérieures à 10 ou inférieures à 100 ou tout ce que vous voulez.
Également pour cet outil, vous pouvez lire l'exemple du guide Office pour comprendre comment l'utiliser.
5) Indexer et comparer
Dans un autre article, j'avais décrit, parmi les fonctions Excel les plus utiles pour filtrer les données et voir les graphiques, comment utiliser la fonction Search.vert qui vous permet de rechercher des données uniquement dans la première colonne du tableau.
Si, d'autre part, vous souhaitez filtrer les données sur la table entière, vous devez utiliser les formules INDEX et COMPARE qui vous permettent de trouver la ligne et la colonne où se trouve une certaine valeur.
Un exemple d'utilisation figure toujours dans le guide Office.
6) Graphique en cascade
Ce type de graphique est l'un des plus utilisés pour afficher des données statistiques et financières.
Le graphique en cascade n'est prédéfini que dans Excel 2016 où il peut être sélectionné directement dans le menu Insertion .
Sur le site Web de Terzaghi, vous pouvez télécharger un fichier d'exemple d'un graphique en cascade pour Excel 2013.
7) Prévisions
L'outil de prévision vous permet de générer des données futures à partir de données passées.
Les marges d'erreur et la saisonnalité peuvent alors être calculées.
Dans Excel 2016 (voir le guide), la fonction Prévision est dans le menu Données et est automatique.
Dans Excel 2013, vous devez utiliser la formule FORECAST et c'est assez laborieux.
Je me réfère au guide officiel de l'Office pour sa création.
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