La suite Microsoft Office se compose de deux des programmes les plus utilisés au monde, à certains égards très similaires: Access et Excel .
Excel est, au début, plus superficiel, plus facile à utiliser et plus immédiat, avec une feuille de calcul à remplir avec des nombres ou des valeurs qui peuvent être automatiquement pris en compte.
L'accès est en revanche plus complexe au début, même si, après avoir compris les bases, il offre la possibilité de créer un masque, c'est-à-dire une interface graphique personnalisable, pour insérer les valeurs dans les cellules, ce qui devient beaucoup plus confortable et plus convivial.
Les deux sont des programmes de travail et d'études pour la gestion des données et on pourrait demander lequel des deux est le meilleur et pour quels besoins il vaut mieux préférer l'un à l'autre.
En bref, Excel est un outil d'analyse de données, pour effectuer des calculs mathématiques et des comparaisons statistiques à présenter également sous forme de graphiques faciles à partager.
Access, d'autre part, est un programme de gestion de données, un véritable gestionnaire de base de données qui peut être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanément, utile pour filtrer les valeurs, les afficher de manière structurée et automatiser certaines opérations et événements.
Excel excelle dans l' analyse des données numériques .
La courbe d'apprentissage pour utiliser Excel est assez courte et vous apprenez déjà à utiliser certaines fonctions de base telles que les tableaux croisés dynamiques, vous pouvez immédiatement effectuer de nombreuses opérations.
Les dernières versions regorgent alors de modèles pré-emballés, à compléter.
Excel est un excellent outil lorsqu'il y a deux ou trois feuilles de calcul à utiliser, mais il devient plus inconfortable si la taille de la base de données augmente.
Maintenir une feuille de calcul Excel avec des milliers, sinon des dizaines de milliers d'entrées devient vraiment plus difficile et avec l'évolution des données, il y a un risque d'erreurs dans la mise à jour des formules, des graphiques et des macros.
Dans d'autres articles que nous avons vus sur Excel:
- Comment utiliser les feuilles de calcul Excel
- 4 opérations à effectuer lors de l'utilisation de Word et Excel
- Les meilleurs modèles Excel à télécharger gratuitement pour les opérations financières et commerciales .
Comparé à Excel, qui se concentre sur les données et séquences numériques, Access est une véritable solution d'archivage numérique d'informations qui peuvent être rappelées plusieurs fois dans le programme.
La courbe d'apprentissage pour Access est plus longue, en ce sens que pour commencer à l'utiliser, vous devez étudier au moins les bases et comprendre sa terminologie.
La plus grande différence entre Access et Excel est peut-être la méthode de conservation des données.
L'accès peut être modifié à tout moment et vous pouvez ajouter des informations supplémentaires, modifier, supprimer ou filtrer les données sans avoir d'impact sur les formules et les tableaux.
Cependant, lors de l'utilisation d'un ensemble de données massif dans Excel, il est possible qu'un petit changement puisse ruiner la table entière.
Access va plus loin qu'Excel en utilisant des listes de recherche et des règles de validation pour des champs individuels au niveau de la table.
L'intégrité référentielle entre les tables, c'est-à-dire leur lien, est constamment maintenue par Access qui assure le sens de chaque information.
Les agrégations d'énormes bases de données sont relativement simples dans Access, ce qui vous permet de filtrer les informations individuelles immédiatement, sans tableaux croisés dynamiques.
Sur Access, clairement moins utilisé qu'Excel en raison de sa complexité initiale, j'avais écrit dans le passé un guide préliminaire basé sur Microsft Access pour comprendre comment cela fonctionne et à quoi il sert .
Il n'y a donc pas de programme meilleur ou pire, les deux sont d'excellents outils à utiliser alternativement selon les besoins et le travail à faire et à entretenir.
Excel facilite la génération de sorties personnalisées avec un formatage et des annotations très flexibles que vous pouvez facilement ajouter n'importe où.
Cependant, si les données et les relations doivent être maintenues au fil du temps, les feuilles de calcul peuvent devenir vraiment contraignantes, donc Access entre en jeu.
Une solution hybride, dans laquelle les données d'une base de données Access sont exportées ou copiées vers Excel, est certainement la meilleure.
Les programmes s'intègrent les uns aux autres et il est possible à la fois d'importer des données Access dans Excel et, inversement, de remplir Access à l'aide des tableaux Excel existants (voir le guide Microsoft).
Bien qu'Excel ne soit pas une base de données, il est encore largement utilisé pour stocker des données.
Excel est cependant une base de données de fichiers uniques et non une base de données relationnelle comme Access, où les données des différentes tables sont liées entre elles et changent automatiquement en fonction de certains événements.
Lorsque de simples tables doivent évoluer en plusieurs tables de données associées, Access est le premier choix.
Une fois les données dans Access, vous pouvez ajouter plusieurs tables et les fusionner, créer des requêtes ou des vues, définir la structure et les types de données.
Il ne fait aucun doute qu'Access est un produit riche en fonctionnalités, bien que le premier impact puisse sembler intimidant.
