L'une des terreurs les plus fréquentes lorsque nous créons des documents avec la suite Office est la perte de tout le travail effectué jusqu'à ce moment en raison d'une panne de courant soudaine ou d'une erreur Windows, avec un redémarrage forcé. Ces scénarios sont de moins en moins fréquents, mais nous pouvons protéger le travail effectué en programmant Word, Excel et PowerPoint pour enregistrer automatiquement le document pendant que nous le faisons: en agissant de cette manière, dans le pire des cas, nous ne perdrons que les derniers instants avant le problème ou black-out. Dans ce guide, nous vous montrerons ensuite comment activer l'enregistrement automatique de fichiers sur Word, Excel et PowerPoint, afin de toujours protéger le travail effectué au bureau ou à la maison; si cela ne suffit pas (nous risquons d'endommager le fichier), nous vous montrerons également comment utiliser l'historique du fichier pour pouvoir restaurer une ancienne révision du fichier, afin que vous puissiez toujours recommencer au bon moment et éviter d'avoir à tout recommencer.
LIRE AUSSI -> Récupérer des documents Word et des fichiers Excel endommagés, corrompus ou perdus
1) Enregistrement automatique dans Office 365
Si nous avons une copie d'abonnement d'Office 365, l'enregistrement automatique est disponible en téléchargeant le fichier directement sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online (pour les entreprises): de cette manière, les différents programmes Office utilisés synchroniseront chaque modification apportée sur le fichiers (à intervalles de quelques secondes), pour que vous n'ayez jamais à vous soucier des problèmes. Par conséquent, nous activons d'abord le client OneDrive sur notre PC avec Windows 10, en recherchant son icône dans le coin inférieur droit ou en recherchant l'élément OneDrive dans le menu Démarrer.
Si nous avons des versions précédentes de Windows ou utilisons un Mac, nous téléchargeons OneDrive.
Une fois le dossier OneDrive synchronisé activé, allons au programme Office à utiliser, commençons à écrire le document ( Nouveau ) puis cliquez sur Fichier -> Enregistrer en haut et sélectionnez OneDrive -> Dossier personnel comme chemin. Le fichier sera immédiatement enregistré dans le cloud et, dans la partie supérieure de la fenêtre, nous verrons le bouton d' enregistrement automatique apparaître.
Dans un autre article, le guide de synchronisation des dossiers dans Onedrive.
Avec le bouton actif, nous n'aurons plus à nous soucier de sauvegarder à intervalles de temps, car tout est synchronisé avec le cloud (évidemment il doit y avoir une connexion Internet). Si nous voulons restaurer une ancienne version du fichier, cliquez simplement sur le bouton enregistré dans OneDrive en haut à droite et utilisez le menu Afficher toutes les versions .
De cette façon, nous pouvons automatiquement enregistrer et restaurer si nécessaire, même en cas de problèmes avec le PC (nous pouvons toujours continuer le travail sur un autre PC configuré avec notre compte Office 365).
Si nous n'avons pas encore Office 365, nous pouvons souscrire à un abonnement à un service à partir d'ici -> Acheter Office 365.
Un essai d'un mois est également disponible pour le package de base, afin que vous puissiez évaluer tous les avantages d'avoir un abonnement Office au lieu d'acheter la suite complète pour une production hors ligne.
2) Enregistrement automatique sur les versions hors ligne d'Office
Si nous n'avons pas Office 365 mais une version de vente gratuite (avec la licence classique de validité indéfinie), l'enregistrement automatique sur le cloud n'est pas disponible, mais nous pouvons toujours adopter l' enregistrement automatique pour les fichiers hors ligne .
Dans ce cas, nous utiliserons le système de révision intégré dans Office, afin que nous puissions enregistrer les modifications que nous n'enregistrons pas manuellement à des intervalles plus courts (nous vous rappelons qu'il vous suffit d'appuyer sur CTRL + B sur le clavier pour enregistrer immédiatement la progression effectuée).
Pour activer l'enregistrement automatique sur les versions commerciales d'Office, nous ouvrons tout document avec des programmes Office, cliquez sur Fichier en haut et accédez au Options -> Chemin d' enregistrement .
À partir de cette fenêtre, nous nous assurons que l'extension des fichiers Office les plus récents est indiquée (par exemple docx, xlsx, etc.), nous mettons la coche sous l'élément Enregistrer les informations d'enregistrement automatique tous les, nous définissons un intervalle de 1 minute (le minimum que nous pouvons définir) et nous activons également l'élément Conserver la dernière version automatiquement restaurée s'il se ferme sans enregistrer .
Les informations de sauvegarde automatique seront enregistrées dans le chemin indiqué dans le champ Chemin de fichier de sauvegarde automatique, qui peut également être un dossier de n'importe quel cloud (si nous avons synchronisé OneDrive ou Google Drive, nous pouvons y pointer les modifications et ainsi avoir une sauvegarde continue).
Pour restaurer des fichiers après une panne de courant ou une erreur système, ouvrez simplement Office à nouveau et utilisez l'outil de récupération de fichiers, qui s'appuiera sur la sauvegarde que nous avons configurée précédemment. Malheureusement, ce système enregistre uniquement les modifications apportées à chaque minute: si nous écrivons très rapidement, une minute manquante peut faire exploser pas mal de documents lorsque nous la restaurons.
3) Comment utiliser l'historique des fichiers Windows
Si nous voulons un système de sauvegarde supplémentaire, afin que nous puissions également récupérer des fichiers endommagés par des erreurs, des redémarrages soudains ou des logiciels malveillants, nous pouvons compter sur le système de secours appelé File History, présent sur Windows 10 (mais aussi sur les versions précédentes du système d'exploitation ).
Pour activer l'historique des fichiers sous Windows, ouvrez le menu Démarrer en bas à gauche, recherchez les paramètres de sauvegarde et ouvrez le premier élément qui apparaîtra en haut; à partir du nouveau menu, nous définissons un lecteur de sauvegarde (une clé USB, un disque dur externe ou toute ressource réseau) en cliquant sur Ajouter un lecteur .
Après avoir ajouté le chemin de sauvegarde, nous cliquons sur Plus d'options, sélectionnez Toutes les 10 minutes dans le menu Sauvegarder les fichiers et enfin ajoutons le dossier de sauvegarde (où nous avons enregistré les fichiers Office) en cliquant sur le bouton Ajouter un dossier .
Le système sauvegarde automatiquement toutes les 10 minutes, vous avez donc toujours une copie de nos documents Office sur un disque séparé. Pour en savoir plus sur les systèmes de sauvegarde, nous vous invitons à lire le guide ci-dessous.
LIRE AUSSI -> Sauvegarder les dossiers utilisateurs pour enregistrer les données personnelles sous Windows
