Pour gérer votre boîte e-mail de manière ordonnée et organisée, quel que soit l'outil utilisé pour recevoir et lire des e-mails, vous devez utiliser des filtres, qui vous permettent d'organiser vos messages comme vous le feriez avec des fichiers dans des dossiers. Les filtres, l'une des fonctions les plus utiles de tout service ou programme de messagerie électronique qui se respecte, vous permettent de diviser automatiquement les messages reçus par e-mail en catégories . Par exemple, vous pouvez mettre les e-mails du travail dans une partie, ceux des amis dans une autre, les notifications Facebook dans une troisième, et dans une autre les nouvelles de Navigaweb.net (je recommande de vous abonner avec la boîte sur le côté !). De cette façon, vous pouvez garder le courrier électronique organisé sans avoir tous les courriels répertoriés dans la même liste longue et déroutante.
Cette distribution de messages dans divers dossiers ou catégories peut se faire automatiquement en définissant les filtres dans tous les services de messagerie en ligne et, comme nous le verrons en détail, dans Gmail, Outlook et Yahoo Mail .
Pour configurer un filtre de messagerie dans Gmail, vous devez cliquer sur le bouton en forme de roue dentée en haut à droite, puis sur Paramètres, puis accédez à l'onglet Filtres et adresses bloqués . S'il y avait déjà des filtres définis, ils sont affichés sur cet écran. Vous trouverez presque certainement ces filtres automatiques prédéfinis par Gmail pour séparer les éléments tels que les promotions, les mises à jour du forum et les newsletters de la boîte principale.
En faisant défiler vers le bas, au centre, il y a le lien pour créer un nouveau filtre et démarrer un assistant très facile à comprendre et à utiliser, où vous devez choisir le mode de filtrage du courrier.
Une ou plusieurs conditions peuvent être activées pour fonder le filtre: si l'e-mail arrive de (noms ou adresses e-mail des expéditeurs), s'il est envoyé à, si le sujet contient certains mots, s'il y a ou non des mots ou des phrases dans le texte du message, si l'e-mail contient un fichier joint et de quelle taille.
En appuyant sur le bouton Rechercher, vous pouvez voir tous les messages qui satisfont le filtre, sous forme d'aperçu.
En appuyant sur le bouton Créer un filtre, l'assistant choisit l'action à entreprendre si la condition est remplie .
Parmi ceux-ci, les plus utiles sont: le marquer comme déjà lu, ne pas le faire apparaître dans la boîte de réception et l'archiver immédiatement, supprimer le message, envoyer une réponse automatique, transférer le message vers une autre boîte aux lettres (utile pour créer une sauvegarde des e-mails Gmail dans un autre compte).
L'option qui vous permet de créer des catégories d'e-mails consiste à attribuer une étiquette déjà existante ou une nouvelle étiquette aux messages filtrés.
Vous pouvez également créer un filtre dans Gmail directement à partir de la boîte de réception, en sélectionnant un message, puis en cliquant sur Autre en haut. Ici, vous pouvez choisir l'option Filtrer les messages de ce type pour créer un filtre rapide.
Le filtre peut être rétroactif et peut également être appliqué aux messages électroniques déjà reçus via la case à cocher relative.
Grâce aux filtres Gmail, comme on le voit dans d'autres articles, vous pouvez:
Sous l'élément " Règles ", vous pouvez créer un filtre pour trier automatiquement votre boîte de réception en fonction d'une condition . Dans Outlook.com, il existe de nombreuses conditions, du nom de l'expéditeur aux mots clés dans l'objet ou le corps du message et bien plus encore. L'action peut être de marquer le message comme lu, de le supprimer, de l'archiver ou de le déplacer dans un dossier spécifique, déjà existant ou à créer. Une fois le filtre terminé, cliquez simplement sur Enregistrer pour l'appliquer.
Comme dans Gmail, il est également possible de sélectionner un message, puis d'appuyer sur le bouton à trois points (à côté du bouton Catégoriser) pour trouver le bouton Créer une nouvelle règle .
Par exemple, si vous êtes abonné à la newsletter Navigaweb.net et recevez les articles par e-mail, vous pouvez les filtrer afin qu'ils ne vous dérangent pas et sans obstruer la boîte de réception. Comme critère, il est donc possible de paramétrer un filtre pour lequel, par exemple, tous les emails dont le sujet contient le mot Pom-HeyWEB, doivent être déplacés vers le nouveau dossier "Navigaweb".
Sur le côté gauche de la page, vous accédez aux filtres et vous pouvez ajouter un nouveau filtre en appuyant sur le bouton correspondant. Dans Yahoo Mail, il est possible de mettre les conditions habituelles, celles relatives à l'expéditeur ou aux mots clés dans le sujet ou le corps, En tant qu'action, vous ne pouvez toutefois définir que le dossier dans lequel il doit être inclus, un dossier déjà présent ou en écrivant un nom nouveau pour en créer un nouveau. Cependant, parmi les dossiers, il est possible de choisir Archive ou Corbeille pour le supprimer automatiquement.
4) Pour les clients de messagerie les plus populaires tels que Microsoft Outlook, vous pouvez créer des règles d'organisation des messages, à partir d'un expéditeur ou d'un seul e-mail. À cet égard, nous avons écrit un guide sur la façon de créer des règles et des filtres de messagerie sur Microsoft Outlook.
Sur Thunderbird, les filtres sont activés en appuyant sur le bouton de menu à trois lignes, en appuyant sur les filtres de messages . le guide complet se trouve sur le site Web de Mozilla.
5) Tous les autres services de messagerie, tels que Virgilio et Libero Mail, ont leur fonction de filtre parmi les options de messagerie et fonctionnent de manière similaire à Gmail, en configurant les filtres dans les paramètres.
N'oubliez pas, lors de la création d'un filtre, de ne pas créer d'incohérences et de vous assurer que les e-mails sont filtrés avec un seul événement, commun à plusieurs messages, comme une adresse e-mail spécifique, un mot dans l'objet ou une phrase dans le contenu dans l'e-mail.
LIRE AUSSI: Créez des alias de messagerie dans Outlook, Gmail, Yahoo pour ajouter des adresses e-mail à votre compte
Cette distribution de messages dans divers dossiers ou catégories peut se faire automatiquement en définissant les filtres dans tous les services de messagerie en ligne et, comme nous le verrons en détail, dans Gmail, Outlook et Yahoo Mail .
1) Créez des filtres dans Gmail
Dans Gmail, les « dossiers » sont appelés libellés qui peuvent être utilisés pour trier les e-mails reçus dans plusieurs sections distinctes.Pour configurer un filtre de messagerie dans Gmail, vous devez cliquer sur le bouton en forme de roue dentée en haut à droite, puis sur Paramètres, puis accédez à l'onglet Filtres et adresses bloqués . S'il y avait déjà des filtres définis, ils sont affichés sur cet écran. Vous trouverez presque certainement ces filtres automatiques prédéfinis par Gmail pour séparer les éléments tels que les promotions, les mises à jour du forum et les newsletters de la boîte principale.
En faisant défiler vers le bas, au centre, il y a le lien pour créer un nouveau filtre et démarrer un assistant très facile à comprendre et à utiliser, où vous devez choisir le mode de filtrage du courrier.
Une ou plusieurs conditions peuvent être activées pour fonder le filtre: si l'e-mail arrive de (noms ou adresses e-mail des expéditeurs), s'il est envoyé à, si le sujet contient certains mots, s'il y a ou non des mots ou des phrases dans le texte du message, si l'e-mail contient un fichier joint et de quelle taille.
En appuyant sur le bouton Rechercher, vous pouvez voir tous les messages qui satisfont le filtre, sous forme d'aperçu.
En appuyant sur le bouton Créer un filtre, l'assistant choisit l'action à entreprendre si la condition est remplie .
Parmi ceux-ci, les plus utiles sont: le marquer comme déjà lu, ne pas le faire apparaître dans la boîte de réception et l'archiver immédiatement, supprimer le message, envoyer une réponse automatique, transférer le message vers une autre boîte aux lettres (utile pour créer une sauvegarde des e-mails Gmail dans un autre compte).
L'option qui vous permet de créer des catégories d'e-mails consiste à attribuer une étiquette déjà existante ou une nouvelle étiquette aux messages filtrés.
Vous pouvez également créer un filtre dans Gmail directement à partir de la boîte de réception, en sélectionnant un message, puis en cliquant sur Autre en haut. Ici, vous pouvez choisir l'option Filtrer les messages de ce type pour créer un filtre rapide.
Le filtre peut être rétroactif et peut également être appliqué aux messages électroniques déjà reçus via la case à cocher relative.
Grâce aux filtres Gmail, comme on le voit dans d'autres articles, vous pouvez:
- Commandez la boîte de réception avec des filtres et des alias dans Gmail pour gérer les e-mails reçus;
- Bloquer les e-mails indésirables dans Gmail à partir d'adresses spécifiques;
- Archiver l'e-mail
- Transfert automatique dans Gmail et Outlook.com pour transformer les e-mails en une autre adresse
- Bloquer les spams, les publicités et les messages indésirables
2) Créez un filtre de messagerie dans Outlook.com
Dans Outlook.com, les filtres de messages sont appelés règles et peuvent être créés en cliquant, après vous être connecté au compte, sur le bouton d'engrenage en haut à droite, puis sur " Afficher tous les paramètres Outlook " en bas.Sous l'élément " Règles ", vous pouvez créer un filtre pour trier automatiquement votre boîte de réception en fonction d'une condition . Dans Outlook.com, il existe de nombreuses conditions, du nom de l'expéditeur aux mots clés dans l'objet ou le corps du message et bien plus encore. L'action peut être de marquer le message comme lu, de le supprimer, de l'archiver ou de le déplacer dans un dossier spécifique, déjà existant ou à créer. Une fois le filtre terminé, cliquez simplement sur Enregistrer pour l'appliquer.
Comme dans Gmail, il est également possible de sélectionner un message, puis d'appuyer sur le bouton à trois points (à côté du bouton Catégoriser) pour trouver le bouton Créer une nouvelle règle .
Par exemple, si vous êtes abonné à la newsletter Navigaweb.net et recevez les articles par e-mail, vous pouvez les filtrer afin qu'ils ne vous dérangent pas et sans obstruer la boîte de réception. Comme critère, il est donc possible de paramétrer un filtre pour lequel, par exemple, tous les emails dont le sujet contient le mot Pom-HeyWEB, doivent être déplacés vers le nouveau dossier "Navigaweb".
3) Configurer un filtre dans Yahoo Mail
Comme déjà vu dans le guide Yahoo Mail, pour créer un filtre dans Yahoo vous devez cliquer sur le bouton Paramètres en haut à droite puis sur " autres paramètres ".Sur le côté gauche de la page, vous accédez aux filtres et vous pouvez ajouter un nouveau filtre en appuyant sur le bouton correspondant. Dans Yahoo Mail, il est possible de mettre les conditions habituelles, celles relatives à l'expéditeur ou aux mots clés dans le sujet ou le corps, En tant qu'action, vous ne pouvez toutefois définir que le dossier dans lequel il doit être inclus, un dossier déjà présent ou en écrivant un nom nouveau pour en créer un nouveau. Cependant, parmi les dossiers, il est possible de choisir Archive ou Corbeille pour le supprimer automatiquement.
Autres filtres de messagerie
4) Pour les clients de messagerie les plus populaires tels que Microsoft Outlook, vous pouvez créer des règles d'organisation des messages, à partir d'un expéditeur ou d'un seul e-mail. À cet égard, nous avons écrit un guide sur la façon de créer des règles et des filtres de messagerie sur Microsoft Outlook.
Sur Thunderbird, les filtres sont activés en appuyant sur le bouton de menu à trois lignes, en appuyant sur les filtres de messages . le guide complet se trouve sur le site Web de Mozilla.
5) Tous les autres services de messagerie, tels que Virgilio et Libero Mail, ont leur fonction de filtre parmi les options de messagerie et fonctionnent de manière similaire à Gmail, en configurant les filtres dans les paramètres.
N'oubliez pas, lors de la création d'un filtre, de ne pas créer d'incohérences et de vous assurer que les e-mails sont filtrés avec un seul événement, commun à plusieurs messages, comme une adresse e-mail spécifique, un mot dans l'objet ou une phrase dans le contenu dans l'e-mail.
LIRE AUSSI: Créez des alias de messagerie dans Outlook, Gmail, Yahoo pour ajouter des adresses e-mail à votre compte
