Combien de fois aurons-nous dû préparer un document important rendant compte des considérations et des ajouts de collègues ou de parties intéressées, en prenant soin de tout combiner dans un seul document, comme requis pour le travail final Au lieu de perdre du temps à générer chacun son propre document puis à procéder à la fusion difficile, nous pouvons profiter de l'un des nombreux programmes d'écriture qui vous permettent d'écrire simultanément en ligne, de manière à générer immédiatement un document écrit "à plusieurs mains" même dans le cas où les écrivains sont très loin, car une simple connexion Internet suffit.
Voyons ensemble les meilleurs outils pour partager un document et écrire simultanément gratuitement.
Ainsi nous augmenterons considérablement notre productivité, tant au travail qu'en milieu étudiant (scolaire ou universitaire).
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1) Google Docs
L'un des programmes les plus efficaces pour utiliser l'écriture collaborative n'a même pas besoin d'être installé sur le PC, fonctionnant parfaitement en ligne; nous parlons de Google Docs, dont la maison peut être atteinte à partir d'ici -> Google Docs .
Une fois le site Web ouvert, cliquez simplement sur le bouton Aller à Google Documents et saisissez les informations de connexion pour tout compte Google.
Nous pouvons utiliser à la fois le compte que nous utilisons pour Gmail et le compte que nous utilisons sur les appareils Android, l'important est que le compte utilisé soit déjà connu de nos futurs collaborateurs (qui recevront comme nous le verrons plus tard l'invitation à participer sur leur e-mail, mieux vaut être reconnaissable).
Si nous n'avons pas encore de compte Google, nous pouvons en créer un en utilisant le lien ici -> Créer un compte Google .
Entrez les informations d'identification, nous accèderons à une sorte de tableau de bord avec tous les documents déjà créés précédemment, une série de modèles disponibles et les documents enregistrés dans Google Drive (l'espace offert pour les documents); pour créer un nouveau document, cliquez sur Vide .
Nous aurons devant nous un véritable éditeur de texte de style Word, avec des sauvegardes automatiques dans le cloud et tous les outils pour écrire n'importe quel document.
Avant de commencer à écrire, configurons l'accès partagé au document en cliquant sur Partager en haut à droite.
Si ce n'est pas déjà fait, il nous sera demandé de nommer le document; une fois cela fait, une petite fenêtre apparaîtra avec un champ de texte.
Nous pouvons entrer dans ce champ les adresses e-mail des utilisateurs auxquels nous voulons accéder au document, ou simplement entrer un nom parmi ceux enregistrés dans le répertoire des contacts de Gmail ou Android (ils apparaîtront immédiatement).
Alternativement, nous pouvons obtenir un lien partageable dans le chat en cliquant sur l'élément de lien partageable en haut à droite de la fenêtre.
L'important au moment de l'ajout est d'ajuster les autorisations pour le document, en cliquant à côté du champ de texte sur l'icône crayon: pour pouvoir collaborer avec les utilisateurs nous devons fournir des autorisations de modification.
Pour obtenir un contrôle plus précis des accès et des choses que les collaborateurs peuvent faire, cliquez ci-dessous sur Avancé pour également pouvoir vérifier les modifications liées aux accès, les ajouts de nouvelles personnes sans votre consentement et la désactivation du téléchargement, les options d'impression et copie pour ceux qui ne sont pas autorisés.
Une fois ajouté, au moins un collaborateur apparaîtra avec un curseur de couleur différente, se référant à l'utilisateur qui vient de saisir le document: il peut écrire et intégrer à l'écriture en temps réel, afin d'avoir un véritable document partagé et collaboratif.
En plus de la collaboration sur le document, nous aurons également accès à un petit chat, afin de mieux planifier l'écriture entre plusieurs mains et commenter ensemble les ajouts et améliorations.
2) Microsoft Word en ligne
Un autre outil que vous pouvez utiliser pour partager un document et écrire simultanément avec d'autres utilisateurs est Word Online, qui peut être utilisé gratuitement par toute personne disposant d'un compte Microsoft ou Outlook.
La page pour accéder à Word Online est disponible à partir d'ici -> Word Online .
On nous demandera les informations de connexion pour le compte Microsoft ou Outlook; insérez les informations d'identification de notre compte ou, si nous n'en avons pas encore, inscrivez-vous pour un nouveau compte en utilisant le lien ici -> Créer un compte Microsoft .
Une fois que nous aurons accès à notre compte, nous aurons accès à un tableau de bord avec tous les documents en ligne déjà créés, les modèles proposés par le site et ceux éventuellement présents sur le cloud OneDrive.
Pour créer un nouveau document Word, nous cliquons sur Nouveau document vide .
Il ouvrira une nouvelle fenêtre très similaire au programme Word que nous pouvons installer sur l'ordinateur, mais il fonctionne complètement en ligne (nous pouvons l'utiliser avec n'importe quel système d'exploitation).
Une fois que vous êtes familiarisé avec l'interface intuitive de ce Word Online, cliquez sur l'élément Partager en haut à droite.
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira au centre où vous pourrez mettre en place des collaborations.
Entrez simplement les adresses e-mail des collaborateurs dans le champ À et configurez les accès via l' option Destinataires autorisés à modification .
Nous pouvons choisir s'ils peuvent modifier le document ou simplement le visualiser et en plus choisir si les modifications doivent être effectuées uniquement par des collaborateurs avec des comptes Microsoft ou non (très bonne chose dans le cas où nous ne savons pas s'ils sont abonnés au service).
Alternativement, nous pouvons toujours envoyer le lien de partage en cliquant sur l'élément URL du lien, ce qui vous permet de générer un bon lien à partager dans le chat.
Une fois que tous les collaborateurs ont été ajoutés, nous aurons le document partagé disponible, les modifications seront affichées (en temps réel uniquement si nous avons également un abonnement Office 365) sur le document et nous aurons également une petite conversation où nous pourrons discuter des nouveaux points et ajouts.
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