Les documents numériques, c'est-à-dire ceux créés avec l'ordinateur, diffèrent les uns des autres en fonction du format de fichier et du programme utilisé pour les écrire. Lorsque vous enregistrez un nouveau document texte avec un programme tel que Microsoft Word, vous pouvez choisir parmi plusieurs formats de fichier.
Le choix est important car si ce document sera ensuite envoyé à une autre personne, assurez-vous qu'il peut l'ouvrir avec son programme d'écriture, qui peut être Microsoft Word ou autre.
Ci-dessous, nous voyons les formats les plus courants utilisés par les documents numériques ou les types de fichiers qui peuvent être générés et créés par un traitement de texte tel que Word, LibreOffice Writer, Google Docs ou autres.
Le même type de distinction s'applique également aux formats de fichier de feuille de calcul tels que ceux créés avec Excel et aux présentations telles que celles créées avec Powerpoint .
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1) .DOCX .XLSX .PPTX
À l'heure actuelle, le .docx est le format de fichier par défaut de Microsoft Word, introduit à partir de la version Office 2007.
Au moment de sa sortie, il a créé de nombreux problèmes pour ceux qui utilisaient Office 2003 ou des versions précédentes de Word qui ne pouvaient pas ouvrir les fichiers docx sans installer un plug-in supplémentaire.
Je me souviens en fait qu'en 2008, le guide sur la façon d'ouvrir des fichiers Docx avec Office 2003 était devenu l'article le plus recherché sur ce blog.
Le format Docx est très différent du format .doc, car il s'agit d'un fichier d'archive compressé basé sur XML (Extensible Markup Language) et les technologies de compression zip.
En fait, vous pouvez essayer d'ouvrir un fichier Cox avec des programmes comme 7Zip ou Winzip pour voir comment le contenu composé de nombreux fichiers xml peut être extrait dans un dossier.
Les fichiers docx, en cours de compression, sont beaucoup plus petits que les fichiers doc.
De plus, comme il s'agit d'un ensemble de fichiers xml, au cas où le fichier docx serait endommagé, il est toujours possible de récupérer une partie de son contenu.
Il en va de même pour les fichiers créés avec Excel, .XLSX et avec Powerpoint, .PPTX.
2) .DOC .XLS .PPT
Le .Doc est le prédécesseur du format .docx, qui est encore largement utilisé aujourd'hui bien qu'il ne devrait plus être la norme par défaut pour enregistrer des programmes tels que Word.
Les dernières versions d'Office et d'autres programmes comme LibreOffice vous permettent d'enregistrer des fichiers dans ce format qui reste donc populaire et qui protège contre toute incompatibilité.
Disons que si vous voulez être sûr que celui qui reçoit un document peut le lire sans problème, alors il vaut mieux l'envoyer au format .DOC et non .DOCX.
3) .DOCM .XLSM .PPTM
Le fichier DOCM est décrit comme un "document Word à macro-activation".
Les formats avec le M sont nés avec Office 2007 et incluent des macros ou des automatismes.
Si vous souhaitez que la macro à l'intérieur du document ou de la feuille de calcul ou de la présentation fonctionne, vous devez enregistrer ce fichier au format DOCM, XLSM ou PPTM.
Si vous recevez un tel fichier par e-mail, ne l'ouvrez jamais avant de l'avoir vérifié avec un antivirus car les macros peuvent contenir des virus très puissants.
4) .DOTX .XLTX .POTX
Le format «x» des documents Word, Powerpoint et Excel est un format de fichier plus récent qui sert de modèle pour maintenir une apparence cohérente entre les différents documents.
Fondamentalement, si vous créez un document et que vous prévoyez d'en avoir d'autres comme celui-ci, vous pouvez également l'enregistrer au format DOTX afin de pouvoir ensuite partir de celui-ci et en écrire un autre avec le même modèle.
5) .DOT .XLT .POT
Le prédécesseur de formats comme dotx est un modèle pour d'autres documents écrits avec Office 2003.
6) .DOTM .XLTM .POTM
Comme les formats X (dotx), ce format est apparu avec la sortie d'Office 2007.
Le "m" à la fin indique que le modèle prend en charge l'activation de macro.
Ce type de fichier est utilisé uniquement dans des contextes commerciaux.
7) .ODT .ODS .ODP
ODT signifie OpenDocument Text et est le format open source standard pour les documents texte.
Cela signifie que la plupart, sinon la totalité, des programmes d'écriture (y compris Microsoft Word) devraient pouvoir les ouvrir.
Un document enregistré dans ce format avec Office doit apparaître identique dans OpenOffice, dans LibreOffice et dans tout autre programme.
Comme la dernière génération de formats de fichiers Office, il est basé sur XML.
ODS ODS (OpenDocument Spreadsheet) est l'équivalent d'un fichier Excel tandis que ODP (OpenDocument Presentation) d'un fichier Powerpoint.
8) .ABW
ABW est le format d'un fichier créé avec le programme AbiWord et ne peut pas être ouvert avec Word.
9) .WPS
le format WPS est celui des fichiers créés avec l'ancien programme Microsoft Works qui, il y a quelques années, était préinstallé gratuitement sur les PC Windows.
Les fichiers WPS peuvent être ouverts avec Word ou LibreOffice sans problème.
10) .RTF (Rich Text Format)
RTF est le format universel des documents numériques, celui qui peut être ouvert avec n'importe quel programme.
Un fichier RTF peut même être ouvert avec le programme Wordpad inclus dans Windows et gratuit, même si une partie du formatage peut être perdue.
Le format RTF ne peut pas non plus contenir MACRO (et est donc également un fichier sûr et toujours sans virus).
11) XLSB (format de fichier binaire Excel)
Il s'agit d'un format Excel qui vous permet de compresser des fichiers jusqu'à 75%
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