La plate-forme Google Drive est non seulement utile pour stocker des photos et des vidéos en ligne (comme tout autre service cloud), mais elle peut devenir une véritable suite bureautique complète, fonctionnant en ligne, hors ligne et en collaboration. À cela, nous ajoutons que tout est offert gratuitement, ce qui en fait une solution pratique pour ceux qui ne veulent pas payer pour profiter de la plate-forme Microsoft, c'est-à-dire Office 365. Dans ce guide, nous avons rassemblé toutes les astuces d'experts pour mieux utiliser Google Drive et Google Docs dans leurs fonctions les plus cachées et les moins utilisées. La plate-forme n'est peut-être pas encore un remplacement complet de Microsoft Office, mais elle s'est tellement améliorée qu'elle peut être utilisée dans le secteur de la production sans sacrifices particuliers. Le guide sera divisé en deux parties: l'une rassemblera tous les trucs et astuces pour Google Drive, l'autre les astuces d'experts pour utiliser Google Docs .
Index des articles
- Cheats pour Google Drive
- Cheats pour Google Docs
- conclusions
Cheats pour Google Drive
Dans cette partie du guide, nous vous montrerons les conseils les plus utiles pour utiliser la plateforme cloud de Google Drive en tant que véritable professionnel, en mettant l'accent sur le partage de fichiers, la publication de fichiers et d'autres aspects collaboratifs de la plateforme.Partager un fichier ou un dossier
Une fois le fichier ou le dossier téléchargé sur le cloud, nous pouvons le partager avec nos amis et collègues. Pour partager sur Google Drive, ouvrez simplement la page du cloud personnel, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier, puis cliquez sur Partager . Dans la fenêtre qui s'ouvre, nous entrons les adresses e-mail de nos collègues et amis, afin qu'ils puissent accéder au fichier pour le lire, le modifier ou le télécharger (en fonction des autorisations que nous fournirons).
Recherche par types de fichiers
En ouvrant Google Drive, dans l'interface principale du site, on clique sur la pointe de flèche à l'intérieur du champ de recherche en haut pour rendre la recherche très spécifique, afin de choisir d'afficher uniquement les fichiers d'un certain type, leurs autorisations et leur visibilité en ligne.Trier les fichiers
Sur le côté droit de l'interface du site Web de Google Drive, nous trouvons le bouton pour modifier l'affichage des fichiers, afin que vous puissiez les commander parmi les plus récents ou les plus lourds ou les derniers modifiés en utilisant les colonnes spécifiques (au-dessus des fichiers).Pour commander des fichiers spécifiques, nous pouvons également utiliser les menus sur le côté gauche de l'interface: Mon Drive, Ordinateur, Partagé avec moi, Récent, Spéciaux et Corbeille (où nous trouvons les fichiers supprimés).
Plusieurs aperçus
Sans ouvrir chaque fichier, nous pouvons prévisualiser plusieurs fichiers simultanément, simplement en appuyant sur le bouton droit du fichier ou du dossier et en utilisant le bouton Aperçu (le symbole de l'œil). En utilisant les touches fléchées ou les flèches sur les côtés, nous pouvons ainsi naviguer dans le contenu sans avoir à l'ouvrir ou le télécharger.Ajoutez Google Drive à votre bureau PC
Si nous utilisons beaucoup Google Drive, nous pouvons nous assurer que les fichiers créés ou enregistrés en ligne sont également disponibles sur le PC de manière synchronisée. Le client Google Drive peut être téléchargé à partir de la page officielle, en prenant soin de sélectionner le programme d'installation de sauvegarde et de synchronisation .L'application de bureau Google Drive vous permet également d'utiliser la plateforme comme service de sauvegarde en ligne pour les fichiers locaux.
Vous pouvez choisir des dossiers spécifiques à synchroniser pendant que les fichiers de document sont affichés sous forme de liens Web, tant que vous ne choisissez pas de les convertir en documents Office.
Gestion des pièces jointes
Avec Drive, nous pouvons gérer les pièces jointes Gmail, afin de les enregistrer directement dans le cloud sans avoir à les télécharger sur le PC utilisé. Ceci est très utile si nous accédons temporairement à un PC d'entreprise ou public et que nous ne voulons pas laisser de pièces jointes importantes. Une fois de retour chez nous, nous trouverons la pièce jointe de l'e-mail dans notre Google Drive, à la fois sur smartphone et sur PC.Applications Google Drive
Google Drive vous permet non seulement de télécharger des fichiers depuis votre ordinateur, mais vous pouvez également en créer de nouveaux à partir de zéro. Comme mentionné, vous pouvez créer des documents avec des applications Google Documents ou même d'autres à l'aide d'applications externes qui s'intègrent à Google Drive. Par exemple, vous pouvez créer un fichier de code HTML, une vidéo, un dessin, une feuille de texte brut, un fax ou tout ce que vous voulez. Beaucoup de ces applications sont disponibles dans le Chrome Web Store ou peuvent être ajoutées en appuyant sur le bouton des paramètres à droite dans l'interface principale.Dans un autre article, nous avons vu les meilleures applications pour Google Drive qui, il faut le rappeler, ne fonctionnent qu'avec Chrome comme navigateur.
Cheats pour Google Docs
Dans cette partie du guide, nous allons plutôt vous montrer les astuces pour mieux utiliser les fonctionnalités de Google Docs dans la plate-forme Drive. De nombreuses commandes présentées peuvent également être utilisées sur Drive, car elles font finalement partie de la même plate-forme (en fait, Docs est une extension de Drive pour gérer les documents de bureau dans le cloud).Google Docs hors ligne
Comme déjà écrit dans le passé, les applications Google Docs peuvent être utilisées même sans connexion Internet en les installant en tant qu'applications Chrome sur notre PC, afin que nous puissions remplacer Microsoft Office gratuitement dans la gestion des fichiers DOC, XLS et PTT.Pour savoir comment procéder, veuillez lire notre guide Google Drive hors ligne pour ouvrir des documents sans Internet .
Numérisez des documents à partir d'un téléphone mobile
L'application Google Drive vous permet de transformer des documents papier en documents numériques, grâce à la fonction OCR spéciale. Pour l'activer, appuyez simplement sur le bouton + et choisissez de créer un nouveau document à partir d'une photo .Si vous souhaitez approfondir ce sujet, nous vous recommandons de lire le guide de numérisation de documents en les transformant en PDF à l'aide de l'appareil photo de votre téléphone mobile .
Écriture vocale
Si nous avons l'intention d'écrire un document en dictant des mots avec la voix, nous pouvons utiliser la fonctionnalité d'écriture vocale, en cliquant sur le haut des outils puis sur la saisie vocale .
Évidemment, pour fonctionner, la présence d'un microphone est nécessaire (celui inclus dans la webcam est très bien, mais nous devrons nous placer près de la caméra).
Écrivez à la main
Comme dans Gmail, Google Drive peut également être écrit à la main avec la souris, en installant une extension particulière sur Google Chrome.Cette fonctionnalité peut être très utile pour signer des documents sans avoir à les imprimer et les numériser à chaque fois, mais nécessite certaines compétences manuelles avec la souris (il n'est pas facile de signer simplement en déplaçant la souris).
Utilisez la fonction OCR dans le texte
Avec Google Drive, vous pouvez utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser le texte des fichiers PDF et des images afin de les convertir en un document standard modifiable.De cette façon, vous pouvez, par exemple, numériser un livre, puis le copier dans un document que vous pouvez modifier.
Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, veuillez consulter notre guide sur la façon d'extraire du texte d'un PDF ou d'une image avec Google Docs.
Touche de format de copie
Le bouton Copier le format est présent sur la barre d'outils dans toutes les principales applications Google Documents et peut être utilisé pour copier le format d'un bloc de texte dans un autre.Il s'agit de l'une des fonctions les plus importantes de Microsoft Office qui ne pouvait pas manquer dans une suite de programmes pour créer des documents.
Définir les styles de texte par défaut
Il s'agit également d'une fonction de base de Word, désormais également incluse dans Google Docs, avec un menu déroulant où vous pouvez choisir les styles de police prédéfinis et un menu d'options pour les modifier et enregistrer de nouveaux styles autres que ceux par défaut.Recherchez le lien
Si vous devez écrire un document avec des liens hypertextes, mettez en surbrillance le mot tel que "Navigaweb", cliquez avec le bouton droit et cliquez sur Lien pour ajouter le lien vers le bon site, recherché automatiquement par l'application.Glisser-déposer des images
Pour ajouter une image à l'intérieur d'un document, il vous suffit de la faire glisser avec la souris depuis un dossier ou d'un autre site Web vers l'interface Web de l'application Google Drive.Traduire des documents
Vous pouvez profiter de la puissance de Google Translate et obtenir des documents traduits rapidement via l'option de menu Outils -> Traduire le document, qui vous permet de traduire 46 langues différentes dans les deux sens.Modifier les thèmes des diapositives
Les thèmes de présentation sont très similaires à ceux de Microsoft Powerpoint, pour créer immédiatement la mise en page pour la bonne présentation. La possibilité de modifier le thème actuel à partir du menu Diapositive est très récente.Tableaux de disposition
L'application Google Docs ne dispose pas des outils de conception les plus avancés, mais des tableaux peuvent être utilisés pour créer différents types de mises en page. Dans le menu Tableau, vous pouvez créer un réseau de cellules invisible dans lequel écrire pour formater le texte différemment.Formatage conditionnel dans les feuilles de calcul
Les capacités et la portée des applications Web Google Docs sont de plus en plus étendues grâce également au menu Format qui, dans l'application Worksheets, l'équivalent d'Excel, vous permet de créer un format conditionnel afin de colorer le texte dans les cellules différemment. en fonction de la valeur qu'ils ont.Publier des fichiers sur un site Web avec intégration
Cette fonctionnalité unique de Google Docs vous permet d'incorporer un document dans un site Web ou une page Web uniquement en copiant le code d' intégration, comme vous le feriez avec des vidéos Youtube. Le code peut être obtenu à partir du menu Fichier -> Publier sur le web .conclusions
Dans ce guide rapide, nous vous avons montré toutes les fonctions expertes disponibles sur Google Drive et Google Docs, afin que vous puissiez commencer à utiliser la plate-forme proposée par Google comme il se doit. Peut-être qu'il ne remplacera pas complètement Office, mais nous pouvons l'utiliser pour modifier et lire des documents à la volée.Si nous sommes fans de la musique en streaming, nous pouvons également utiliser Drive comme entrepôt pour nos fichiers, afin de pouvoir les lire à partir de smartphones ou d'autres PC, comme expliqué dans notre guide Comment écouter de la musique enregistrée sur Drive .
Si, d'autre part, nous devons intégrer les notes enregistrées dans Google Keep dans Google Docs ou Drive, nous pouvons utiliser les étapes décrites dans le guide Comment intégrer Google Keep à Google Docs pour réussir.
