Travailler et écrire avec Word (ou des programmes équivalents tels que LibreOffice Writer ou Google Docs) signifie gérer tous les problèmes et difficultés de mise en forme du texte. Écrire un document sur l'ordinateur est facile, mais mettre en forme le texte ou changer la façon dont il est présenté, les paragraphes, les sauts de page, les marges, etc. peuvent devenir frustrants si vous ne connaissez pas les bases.
chacun aura le problème de voir des pages vides au milieu d'un document, de ne pas pouvoir diviser les chapitres, de voir que l'impression est différente de ce que l'on voit à l'écran.
Vous pouvez améliorer considérablement la rédaction de documents avec Microsoft Word et limiter autant que possible les erreurs et sans devenir fou en apprenant comment fonctionne la mise en forme du texte dans Word et quels outils sont disponibles pour le contrôler .
Les instructions de cet article sont basées sur Word 2010, mais devraient fonctionner avec les versions Word antérieures et ultérieures, sauf indication contraire.
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1) Les trois niveaux de mise en forme dans Microsoft Word
La première astuce pour mettre en forme un document dans Word consiste à comprendre comment Word interprète la mise en forme du texte.
L'esprit humain pense qu'un document est composé de mots qui forment des phrases, des phrases qui forment des paragraphes, des paragraphes qui composent des pages, etc.
Pour Word, cependant, chaque document est composé de trois niveaux de base:
- Sections : chaque document Word comporte une ou plusieurs sections.
- Paragraphes : chaque section comporte un ou plusieurs paragraphes.
- Caractères : chaque paragraphe comporte un ou plusieurs caractères.
Word permet d'appliquer la mise en forme à un document entier ou à des pages spécifiques d'un document, mais en réalité chaque règle est toujours appliquée à l'un de ces trois niveaux et non donc à l'ensemble du document.
2) Voir les personnages cachés
Pour apprendre à formater du texte dans Microsoft Word et à travailler avec des styles, vous devez toujours garder les caractères cachés visibles, au moins jusqu'à ce que vous soyez assez bon pour les «voir» même s'ils ne sont pas visibles à l'œil nu.
Dans la barre d'outils principale, cliquez sur le bouton avec le symbole ¶ pour voir les caractères non imprimables et masqués qui sont les symboles de la structure d'un document.
La feuille apparaîtra maintenant maculée de points sur les côtés et ¶ à la fin de chaque ligne se terminant par un point.
Dans Word, chaque bouton sur lequel vous appuyez sur le clavier est un caractère, mais seules les lettres, les chiffres et la ponctuation sont visibles.
Avec l'option Afficher les caractères cachés, essayez d'appuyer sur Entrée, Tabulation et barre d'espace pour comprendre qu'ils sont également interprétés comme des caractères, non imprimables.
Lors de la copie et du collage dans du texte, ces caractères sont également copiés.
Il peut être un peu moche de voir tous ces caractères étranges autour du texte, mais vous devez vous y habituer pour vérifier la mise en forme.
En appuyant de nouveau sur la touche ¶, il est toujours possible de désactiver les caractères cachés.
Vous pouvez contrôler exactement les caractères à voir et à masquer en allant dans Fichier -> Options -> Affichage .
La seule chose que vous ne voyez pas, ce sont les sauts de section dans le document, visibles uniquement lorsque vous passez en mode brouillon (menu Affichage -> Structure ).
3) Vérifiez les sections
Les sections contrôlent l'ensemble du flux du document.
Tous les documents Microsoft Word commencent par une seule section qui change lorsque les modifications suivantes sont ajoutées:
- Un saut de section manuel est inséré.
Vous pouvez créer une nouvelle section manuellement en insérant un saut de section (dans le menu Word Disposition -> Sauts )
Il existe deux types de sauts de section, l'un qui rompt le texte sur la page, l'autre qui continue d'écrire sur la même page où le saut est inséré.
Dans Word, il y a aussi les sauts de page impairs et pairs.
- Le formatage de pages spécifiques est modifié.
N'oubliez pas que Word ne voit pas les pages, uniquement les sections.
Lorsque vous modifiez la mise en forme d'une page ou d'une plage de pages particulière, Word crée une nouvelle section pour eux en insérant automatiquement un saut de section au-dessus et en dessous.
Toutes les modifications de mise en forme au niveau de la page sont appliquées à toute la section.
Les sections peuvent vraiment vous rendre fou si vous ne comprenez pas vraiment comment les gérer et ce qu'elles sont, surtout parce que vous devez utiliser la vue Conception pour les gérer.
Une erreur typique d'un débutant est de passer à l'écriture sur une page suivante sans interrompre la page, en appuyant plusieurs fois sur Entrée.
4) Utilisez des paragraphes
Le paragraphe est sans doute l'élément le plus important d'un document Microsoft Word.
Le succès de la mise en forme du texte dépend de la compréhension de son fonctionnement.
Le paragraphe est une phrase qui se termine par un habillage, puis en utilisant le. puis en appuyant sur Entrée.
Dans Word, un paragraphe est indiqué par le signe ¶
La marque de paragraphe est un caractère important et spécial car elle nous dit tout sur la structure du texte.
Voir le ¶ nous permet d'éviter des erreurs telles que passer à la page suivante en appuyant plusieurs fois sur Entrée ou perdre la mise en forme dans le copier-coller.
En effet, le symbole ¶ n'est pas également copié.
Pour écrire sur Word, il est essentiel de voir ces caractères et de toujours savoir où se termine une phrase.
5) Utilisez des styles pour organiser et appliquer la mise en forme
Un style est la collecte d'informations de mise en forme qui peuvent être appliquées à un morceau de texte à la fois.
Les styles sont utiles pour appliquer la même mise en forme dans un document.
Le menu d'accueil de Word vous permet de choisir parmi certains styles prédéfinis de deux types: les styles de paragraphe et les styles de caractère.
Les styles rapides sont disponibles dans un menu déroulant sur la barre principale.
- Les styles de paragraphe incluent la mise en forme appliquée à un paragraphe entier (tableaux, interligne, bordures et retraits), ainsi que la mise en forme des caractères (type de police, taille, couleur).
Les styles de paragraphe sont marqués du signe ¶.
- Les styles de caractères contiennent uniquement des informations sur la mise en forme des caractères sélectionnés dans un paragraphe.
Les styles de caractères incluent uniquement la mise en forme des caractères, des lettres et des chiffres.
Si vous appliquez un style de caractère dans un paragraphe, il remplace le style de paragraphe.
Vous pouvez modifier les styles existants, mais il est préférable de les laisser où ils sont et de créer le vôtre si vous souhaitez avoir ce contrôle.
Dans les nouvelles options de création de style, il est préférable de l'ajouter au menu des styles rapides, mais n'activez pas l'option de mise à jour automatique.
Il est préférable d'utiliser le même style automatiquement pour le paragraphe suivant afin d'avoir un document uniforme.
Pour les titres ou les légendes, il est préférable d'utiliser différents styles.
Toutes les bases des styles dans Word sont entièrement expliquées dans le guide Office italien sur cette page.
6) Préparez d'abord le document
Il n'y a rien de plus frustrant que d'essayer de résoudre des problèmes de section dans Word ou de résoudre un problème avec les styles d'un document prêt à l'emploi.
La meilleure façon d'écrire sur Word est de le faire sans se soucier du formatage, puis, une fois terminé, ouvrez un nouveau document, préparez-le correctement et copiez le texte de l'ancien vers le nouveau, en le collant en tant que texte non formaté.
Un autre article rapporte un programme pour coller du texte copié sans mise en forme.
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