Les utilisateurs professionnels reçoivent chaque jour de nombreux e-mails, ce qui leur fait perdre beaucoup de temps à les lire et à y répondre. En outre, la plupart des e-mails reçus dans la boîte de réception sont sans importance, voire spam, généralement sous forme de publicités.
Le courrier électronique est un outil ancien (technologiquement parlant), qui a évolué et, bien que beaucoup continuent à utiliser le courrier électronique à l'ancienne, il existe plusieurs façons de mieux organiser votre boîte de réception, d'éviter de gaspiller de l'énergie à lire des courriels. moins importants et répondent plus rapidement aux cas plus urgents.
LIRE AUSSI: Commandez la boîte de réception avec des filtres et des alias dans Gmail pour gérer les e-mails reçus
Pendant ce temps, nous devons commencer à dire que les services de messagerie ne sont pas tous les mêmes: Gmail, Yahoo e-mail et Microsoft Hotmail sont clairement les meilleurs dans la catégorie des services de messagerie gratuits via le Web.
Puisqu'il est possible de les utiliser même sans changer votre adresse e-mail, il serait préférable pour ceux qui utilisent différents services de changer (voir par exemple comment s'abonner à Hotmail sans changer votre adresse e-mail).
Alternativement, c'est certainement une bonne idée d'utiliser un client de messagerie, tel que Microsoft Outlook, pour recevoir du courrier sur votre ordinateur.
Pour vous débarrasser du fardeau d'un trop grand nombre d'e-mails, vous devez optimiser votre boîte aux lettres .
Comme mentionné à plusieurs reprises, le spam n'est pas nécessairement constitué de messages publicitaires non autorisés; il s'agit très souvent de newsletters envoyées depuis des sites auxquels vous vous êtes inscrit en donnant votre accord.
Pour éviter que ces newsletters ne bouchent votre boîte aux lettres, vous devez sélectionner celles que vous souhaitez vraiment recevoir et celles que vous ne souhaitez pas.
Chaque courrier de ce type, faisant défiler vers le bas, a un lien, souvent écrit dans une petite police cachée, pour se retirer de la liste de diffusion et ne plus recevoir ces messages.
Parfois, c'est un lien vers le bouton Se désinscrire, parfois c'est " supprimer " alors que dans certains cas, vous devez écrire un nouveau message demandant la suppression de la liste de diffusion.
Après avoir appuyé sur Se désinscrire, les sites les plus sérieux automatisent l'annulation tandis que d'autres forcent l'utilisateur à se connecter à son compte et à modifier les options de notification par e-mail.
Le problème est tellement ressenti que certains services ont été créés pour éliminer automatiquement les abonnements aux newsletters, comme Unroll.me qui fonctionne avec la messagerie, Hotmail et Yahoo et avec les clients de messagerie des téléphones mobiles et des PC (Outlook et Thunderbird).
Pour lutter contre le spam, les services Yahoo, Google Mail et Hotmail fournissent d'excellents filtres (en particulier YahooMail) mais, pour augmenter cette protection, il existe des programmes gratuits pour bloquer les spams.
Après avoir fait un petit nettoyage, vous devez organiser vos messages de boîte de réception en essayant de les agréger .
Lorsque vous recevez des e-mails de sites Web avec lesquels vous souhaitez rester en contact, vous pouvez réduire votre boîte de réception avec Google InBox pour une utilisation à la place de Gmail
Facebook a mis en place un système de notification par e-mail (dans les paramètres du compte -> notifications ) où vous pouvez choisir de ne recevoir que les mises à jour importantes et les e-mails récapitulatifs par e-mail au lieu des notifications par e-mail individuelles.
Ceux qui utilisent Gmail ont beaucoup d' applications et de plugins disponibles qui optimisent Gmail et rangent la boîte aux lettres.
Par exemple, parmi ceux-ci, je voudrais souligner le plugin Sortd pour Gmail, qui s'intègre à Gmail et organise automatiquement les messages en les divisant en différentes colonnes.
En ce qui concerne l'organisation des e-mails entrants dans des dossiers, dans tous les services de messagerie, il est possible de créer des règles automatiques pour filtrer les e-mails .
Une bonne maîtrise des règles de filtrage vous permet de trier le courrier ou de fournir des réponses automatiques.
Par exemple, si vous êtes abonné à la newsletter Navigaweb.net, vous pouvez créer un filtre comme celui-ci, tous les e-mails quotidiens avec les nouveaux articles sont enregistrés ensemble, peut-être avec un paramètre "déjà lu", et il devient donc facile d'aller les relire lorsque vous voulez et recherchez les messages passés.
Sur Gmail, il y a le plugin des réponses prédéfinies (il se trouve dans les paramètres Labs, et il doit être activé) avec des modèles préconfigurés, indispensables pour répondre rapidement aux messages répétitifs.
L'envoi ne sera pas automatique mais, de cette façon, il ne faut que deux clics pour envoyer la réponse, sans avoir à toujours réécrire les mêmes choses (dans un autre mail je voulais signaler un autre programme pour créer des modèles et des fac-similés pour des réponses automatisées )
En combinaison avec des filtres, il est également possible de configurer des réponses automatiques pour certains mots clés.
Un autre excellent plugin pour Gmail est Boomerang qui vous permet de retarder l'envoi d'emails et donc d'envoyer des messages postés datés: je l'écris maintenant, je l'envoie dans deux heures, pour une stratégie ou une organisation personnelle.
Boomerang n'est que l'un des plugins les plus utiles pour Gmail sur le navigateur Google Chrome .
Très utile alors, sur Gmail, le "report" pour reporter la lecture de l'e-mail.
Enfin, vous pouvez recevoir des alertes sur votre ordinateur pour les messages entrants avec des outils tels que EmailTray ou, mieux encore, Pop Peeper qui fonctionne avec n'importe quel programme ou service de messagerie.
Dans d'autres articles, j'ai également signalé les outils pour recevoir des notifications de nouveaux e-mails sur le bureau dans Gmail et les extensions pour les notifications d'e-mails non lus sur Chrome et Firefox .
