Microsoft Excel est l'outil le plus utile et le plus utilisé dans les entreprises, également excellent pour effectuer des calculs et organiser des comptes d'activités personnelles, familiales ou professionnelles indépendantes. Connaître toutes les fonctions d'Excel peut nécessiter la lecture d'un manuel certainement pas court que peu ont le temps et le désir d'étudier. Dans des blogs comme celui-ci, nous grattons à peine la surface de cet immense programme de la suite Microsoft Office en essayant de mettre en évidence ses fonctions les plus spéciales, les plus utiles que tous les utilisateurs devraient connaître et pouvoir utiliser.
En résumé, mais en rapportant les références des guides complets spécifiques respectifs en italien, nous voyons ici au moins 6 fonctions très utiles d'Excel (en particulier sur Excel 2010 et 2013, également 2007) pour le traitement des données et des tableaux et pour leur visualisation sous forme graphique .
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1) Graphiques Sparkline
Les graphiques sparkline sont présents depuis la version Excel 2010 et sont utilisés pour représenter les vues de tendance des données écrites dans une rangée.
Pratiquement, c'est un graphique miniaturisé qui est inséré dans une seule cellule Excel, sans occuper d'espace sur la feuille, pour avoir un résumé en un coup d'œil des données présentes sur une ligne.
Pour créer des graphiques sparkline, sélectionnez la plage de cellules, cliquez sur le menu Insertion et choisissez le type de graphique parmi Lignes, Histogramme ou Positifs / négatifs.
Sur le site officiel d'Office, le guide détaillé sur l'utilisation des graphiques Sparkline.
2) Formatage conditionnel
La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité assez bien connue d'Excel, utilisée pour présenter, colorer ou modifier automatiquement la mise en forme des cellules individuelles en fonction de certaines conditions.
Par exemple, il devient utile de créer une carte de chaleur pour voir les cellules avec des nombres faibles colorés en bleu et des nombres supérieurs colorés en rouge.
Pour créer la carte thermique avec une mise en forme conditionnelle, sélectionnez les données et, dans le menu Accueil en haut, les styles, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle en choisissant le type d'échelle de couleur et l'échelle chromatique.
Vous pouvez également placer des icônes et des flèches à côté de chaque cellule pour savoir si la valeur augmente ou diminue.
Les conditions sont des règles qui peuvent être spécifiées à l'aide des fonctions Excel classiques.
Aussi pour cette fonction, lisez le guide Office pour connaître les deux côtés
3) Fonctions MIN MAX LARGE SMALL
Les fonctions Minimum MIN et Maximum MAX dans Excel extraient les valeurs maximale et minimale des données sélectionnées.
Cependant, si vous voulez trouver non seulement la première plus grande mais aussi les deuxième, troisième et nième, il y a les fonctions GRAND ET PETIT, pour trouver la nième plus grande ou la plus petite valeur respectivement parmi les données sélectionnées.
Pour plus d'informations sur les fonctions Excel, vous pouvez lire l'aide d'Office.
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4) Supprimer les doublons
Dans un tableau contenant de nombreuses données (comme un carnet d'adresses), il est facile de supprimer également des doublons.
Excel fonctionne bien pour supprimer les doublons d'une liste, à partir d'Excel 2007 et également dans Excel 2010 et 2013, vous pouvez utiliser la fonction spéciale, dans le menu Données .
Le guide Office nous donne tous les détails.
5) Filtres de données sur les tableaux croisés dynamiques
Les tableaux croisés dynamiques font partie des opérations Excel que tout le monde doit savoir faire.
Les filtres visuels sur les tableaux croisés dynamiques vous permettent de visualiser le sous-ensemble de données sous forme de graphique lié ou de données brutes.
Par exemple, vous pouvez visualiser la tendance des ventes des différents produits, avec un graphique interactif qui change en fonction du filtre appliqué sur les données.
Les filtres de données sont une fonctionnalité vraiment utile et personnalisable, donc, pour savoir comment l'utiliser, il vaut la peine de jeter un œil au guide officiel qui explique le mieux tous les détails.
6) Fonction VLOOKUP ou VSLOOKUP
RECHERCHEV est l'une des fonctions les plus utiles d'Excel pour traiter les données dans des listes de bases de données (avec des numéros d'identification uniques) afin de rechercher un élément particulier dans une colonne et de voir les données recherchées dans une colonne différente sur la même ligne que cet élément.
Par exemple, dans une liste de produits, pour un numéro d'article, vous pouvez connaître le prix, la description, etc.
En pratique, c'est une fonction qui automatise la lecture de certaines données dans une base de données Excel.
CERCA.VERT est une fonction utilisée principalement dans le secteur commercial, qui vous permet, espérons-le, de gagner beaucoup de temps.
Le guide en italien sur CERCA.VERT est sur le site Web de l'Office.
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