Gérer une boîte aux lettres de manière ordonnée signifie deux choses fondamentales: effacer et toujours garder la section des messages non lus vide et organiser la boîte de réception à travers des filtres et des étiquettes. Alors que pour organiser le courrier, nous avons déjà vu plusieurs guides, dont celui de commander la boîte de réception avec des filtres et des alias dans Gmail, nous voyons ici le meilleur moyen de réinitialiser rapidement la boîte de réception, sans avoir à lire nécessairement tous les messages reçus dans Gmail et sans rien supprimer.
L'astuce pour toujours garder le courrier entrant avec Gmail à zéro (mais s'applique également aux autres boîtes aux lettres) est d'utiliser la fonction mystérieuse et peu utilisée qui "archive" le courrier, c'est-à-dire le garder caché, sans toutefois le supprimer et le garder les messages non lus sont mis en évidence.
Lorsque vous utilisez le bouton Archiver des e-mails sélectionnés, ils sont supprimés de la boîte de réception .
Cependant, les messages archivés ne sont pas supprimés de Gmail, mais uniquement du dossier des messages reçus.
La notification d'un message disparaît même si cet e - mail n'a pas été lu.
Dans tout programme ou application de gestion de messagerie, comme Gmail, les e-mails sont principalement divisés en 5 sections:
- La boîte de réception doit inclure tous les e-mails reçus qui sont importants et intéressants.
- Mail envoyé, avec des emails envoyés à d'autres.
- Spam, les e-mails étant automatiquement considérés comme indésirables.
- Corbeille, e-mails supprimés
- Archivé, tous les messages supprimés de la boîte de réception, mais pas supprimés.
Les e- mails qui n'ont pas besoin d'être lus ou ouverts immédiatement, mais qui sont mieux conservés et non supprimés, doivent donc être déplacés vers l' archive .
Les différences entre les e - mails archivés et mis à la poubelle sont très importantes:
Les e-mails archivés ne sont pas automatiquement supprimés après un certain laps de temps car ils sont dans la corbeille, mais restent dans Gmail jusqu'à ce qu'ils soient supprimés manuellement.
Les messages archivés sont également inclus dans les recherches génériques effectuées via le moteur de recherche Gmail, ce qui n'est pas le cas du spam ou des e-mails supprimés.
Les e-mails archivés comptent dans la limite de l'espace de stockage de Gmail, alors qu'au contraire, les e-mails supprimés ne comptent pas.
Les e-mails archivés, comme mentionné ci-dessus, ne sont pas automatiquement marqués comme lus et, en fait, si vous archivez un e-mail sans l'ouvrir ou le lire, il reste surligné comme non lu même s'il ne sera pas inclus dans le décompte du courrier à lire.
Où se trouvent les messages archivés dans Gmail "> tous les messages ", pour afficher tous les e-mails et ceux de l'archive tous ensemble.
Si vous utilisez Microsoft Outlook, il existe à la place un onglet Archive pour parcourir uniquement ceux-ci.
Les e-mails stockés avec une étiquette seront alors visibles dans les différents dossiers avec une étiquette, à la fois ceux que Gmail crée automatiquement et ceux personnalisés.
Maintenant que nous savons comment utiliser la fonction pour archiver les messages, voyons comment l'utiliser pour réinitialiser le nombre de messages non lus dans la boîte de réception .
Tout d'abord, pour archiver tous les messages non lus, y compris les anciens, en une seule fois, sans les supprimer, vous pouvez créer un filtre.
Appuyez ensuite sur la flèche vers le bas située dans la zone de recherche Gmail, appuyez sur le bouton à côté de Rechercher et mettez "messages non lus".
En bas, appuyez sur le lien créer un filtre avec cette recherche, confirmez l'action, puis, dans la fenêtre du filtre, sélectionnez uniquement la case "Ignorer la boîte de réception (archive)".
Avant de cliquer sur Créer un filtre, sélectionnez l'option " Appliquer également le filtre aux conversations précédentes ".
Tous les messages non lus à ce jour seront donc archivés et le numéro indiquant les e-mails à lire est réinitialisé.
Pour terminer, ouvrez les paramètres Gmail en appuyant sur le bouton d'engrenage en haut à droite, accédez à la section Filtres et supprimez le filtre nouvellement créé (pour empêcher l'archivage automatique des prochains messages entrants).
En créant des filtres d'e-mails, il est possible de garantir que les e-mails provenant d'adresses bien définies sont automatiquement archivés, les laissant même non lus.
Vous pouvez également archiver tous les messages, lus et non lus, reçus avant une certaine date .
Pour ce faire, recherchez dans: boîte de réception avant: 31/12/2016 (dans cet exemple, je souhaite archiver tous les messages reçus avant le 31 décembre 2016), puis appuyez sur Créer un filtre pour cette recherche et sélectionnez l'action Ignorer la boîte de réception (Archive ), avec la possibilité d'appliquer le filtre à toutes les conversations.
À l'avenir, chaque fois que vous recevez un message que vous n'avez pas besoin de lire (comme une notification de Facebook, Amazon ou d'autres applications), sans le supprimer, vous pouvez le déposer directement.
Pour archiver un e-mail dans Gmail, sélectionnez-le simplement dans la liste, puis appuyez sur le bouton Archiver en haut pour le faire disparaître de la boîte de réception.
L'action d'archivage des messages peut être accélérée sur un PC en sélectionnant E-mail et en appuyant sur la touche E du clavier.
Dans Gmail pour Android, vous pouvez accéder à Menu> Paramètres> Paramètres généraux> Action par défaut de Gmail et choisir Fichier (au lieu de Supprimer.
De cette façon, glissez simplement un message vers la gauche ou la droite pour l'archiver sans le supprimer.
Également sur Gmail pour iPhone et iPad, vous pouvez utiliser le bouton Archiver après avoir sélectionné les messages de la boîte de réception.
Si vous archivez accidentellement un message, vous pouvez facilement le retourner dans votre boîte de réception, en le recherchant dans la liste Tous les messages, en le sélectionnant puis en utilisant la touche pour le déplacer vers la boîte de réception .
