Pour toute personne qui a besoin de créer une facture pour demander de l'argent pour un emploi en tant que pigiste ou consultant ou pour une entreprise, nous voyons ici comment créer une facture personnalisée dans Excel, simple, à partir d'une feuille blanche, sans utiliser de modèle prêt.
La création d'une facture dans Excel est un travail relativement simple, il vous suffit de préparer un tableau, de définir des règles, d'ajouter les informations requises, puis, si vous souhaitez effectuer un travail plus technique, d'ajouter également une automatisation des calculs. Évidemment, il est possible d' utiliser un modèle de facture déjà préparé par des experts, de le télécharger et de le personnaliser. Certains modèles sont déjà disponibles dans Excel, ouvrant une nouvelle feuille, puis accédant à l'onglet Fichier et recherchant des factures dans le champ de recherche. D'autres modèles sont disponibles sur le site spécialisé des modèles de factures gratuits ou sur d'autres sites avec des modèles Excel à télécharger gratuitement .
Dans ce cas, cependant, nous allons voir les étapes pour créer une facture simple sur Excel à partir de zéro (le guide fonctionne également avec LibreOffice Calc ).
LIRE AUSSI: 10 programmes de facturation et de comptabilité gratuits pour les indépendants et les petites entreprises
Pour faire une simple facture dans Excel, les informations requises sont:
Nous devons maintenant redimensionner certaines des colonnes et des lignes, pour avoir plus d'espace pour écrire des informations plus longues telles que les descriptions de l'objet de vente. Pour redimensionner une ligne ou une colonne, cliquez dessus et faites-la glisser avec la souris. Par défaut, les lignes sont définies sur une hauteur de 20 pixels et les colonnes sur une largeur de 64 pixels. Pour une configuration optimisée, vous pouvez redimensionner les colonnes et les lignes de cette façon:
La ligne 1 doit contenir le nom du vendeur et le mot "Facture". L'espace supplémentaire vous permet d'augmenter la taille de la police de ce titre pour avoir un meilleur rendu graphique qui capte l'attention du destinataire. La colonne A contient la plupart des informations importantes (et les plus longues) de la facture: données sur l'acheteur et le vendeur, description de l'article et mode de paiement. La colonne B contient les dates. Dans la colonne C, nous inscrirons le numéro de facture, la date de facturation, le prix individuel de chaque article répertorié et le montant total dû.
Dans la colonne A, lignes 4, 5, 6 et 7, nous entrons l'adresse (divisée en deux lignes), le numéro de téléphone, le numéro de TVA et le code fiscal
Dans la colonne B, lignes 4 et 5, écrivez « DONNÉES: » et « NO DE FACTURE: » avec du texte en gras et alignez le texte à droite. Les colonnes 4 et 5 de la colonne C sont les espaces où insérer la date et le numéro de facture.
Enfin, pour la dernière partie des informations de base, nous insérerons le texte " Facture A: " (en gras) dans la colonne A, ligne 9 . Les lignes 10, 11, 12 et 13 peuvent être utilisées pour saisir les données du destinataire.
Joignez ensuite les colonnes A et B de la ligne 15 (sélectionnez les deux cellules, puis appuyez sur le bouton Fusionner en haut) afin d'écrire un titre pour les éléments répertoriés qui peuvent être répertoriés dans la colonne A de la ligne 16 à 30), avec le dates d'échappement (colonne B, lignes 16-30). Après avoir joint les colonnes A et B de la ligne 15, donnez à la cellule une bordure de tous les côtés (en utilisant le bouton de bordure dans la section Police de l'onglet Accueil ), peut-être aussi en utilisant une couleur de remplissage gris clair ou une autre couleur. Faites de même pour la cellule C15.
Dans la première cellule de la ligne 15, écrivez DESCRIPTION et alignez le texte au centre. En C15, écrivez PRICE, en mettant les deux en gras pour un en-tête de tableau. Nous sélectionnons l'espace de la ligne 16 à la ligne 30 des colonnes A et B pour ajouter une bordure inférieure. Les cellules de la colonne C de 16 à 29 peuvent à la place être entourées par une bordure gauche et droite.
Mettez en surbrillance la cellule C30, donnez-lui des bordures autour de la cellule entière et un dégradé de couleur pour qu'elle se démarque. A gauche (puis le B30), écrivez TOTAL et alignez à droite.
Ceci complète la structure de la facture, avec la possibilité d'ajouter une autre ligne en fonction du nombre de produits. qui devrait ressembler à ceci.
De même, mettez en surbrillance les cellules C16-30 et sélectionnez l'option " Devise " pour formater les prix en euros.
Pour ajouter automatiquement tous les montants individuels et les faire refléter dans la cellule " Total " que nous avons créée, sélectionnez la cellule (C31 dans cet exemple) et entrez la formule suivante:
= SUM (C16: C29)
Maintenant, en remplissant les champs de prix, la cellule totale sera automatiquement remplie avec la somme .
Poursuivant, insérez le texte " Mode de paiement: " dans A34 ou d'autres informations selon ce dont vous avez besoin, par exemple en saisissant les modes de paiement acceptés pour le paiement de la facture ou les exclusions de TVA ou toutes autres notes importantes.
À droite de la colonne des prix, vous pouvez ajouter la colonne, pour le calcul du prix total avec TVA incluse, en mettant dans la première colonne le prix sans TVA ou Taxable . Pour ajouter 22% de TVA, la colonne du prix total doit avoir la formule suivante: = C16 * 1.22 . Dans le coin inférieur droit, tirez vers le bas jusqu'au total pour étendre la formule aux autres cellules. Vous pouvez également ajouter une colonne E avec la TVA (22%) écrite dessus, puis utiliser la formule sur la colonne D du type: = C16 * E16 + C16 .
Pour la touche finale, n'oubliez pas d'ajouter un merci à la ligne du bas.
LIRE AUSSI: Programmes de facturation électronique gratuits et complets
La création d'une facture dans Excel est un travail relativement simple, il vous suffit de préparer un tableau, de définir des règles, d'ajouter les informations requises, puis, si vous souhaitez effectuer un travail plus technique, d'ajouter également une automatisation des calculs. Évidemment, il est possible d' utiliser un modèle de facture déjà préparé par des experts, de le télécharger et de le personnaliser. Certains modèles sont déjà disponibles dans Excel, ouvrant une nouvelle feuille, puis accédant à l'onglet Fichier et recherchant des factures dans le champ de recherche. D'autres modèles sont disponibles sur le site spécialisé des modèles de factures gratuits ou sur d'autres sites avec des modèles Excel à télécharger gratuitement .
Dans ce cas, cependant, nous allons voir les étapes pour créer une facture simple sur Excel à partir de zéro (le guide fonctionne également avec LibreOffice Calc ).
LIRE AUSSI: 10 programmes de facturation et de comptabilité gratuits pour les indépendants et les petites entreprises
Pour faire une simple facture dans Excel, les informations requises sont:
- Détails du vendeur
- Prénom
- Adresse et code postal
- Numéro de téléphone
- Numéro de TVA P
- code fiscal
- Données acheteur
- Prénom
- Adresse et code postal
- La TVA
- code fiscal
- Date de facturation
- Numéro de facture
- Description du service ou du produit vendu
- Prix de l'article (d'un seul produit ou service)
- Montant total dû
- Mode de paiement
Préparer la feuille de facture avec Excel
Ouvrez ensuite une feuille Excel vide et supprimez immédiatement les grilles pour avoir une feuille propre sur laquelle travailler. Pour ce faire, allez dans l'onglet " Mise en page " et décochez "Grille " dans la sélection "Affichage".Nous devons maintenant redimensionner certaines des colonnes et des lignes, pour avoir plus d'espace pour écrire des informations plus longues telles que les descriptions de l'objet de vente. Pour redimensionner une ligne ou une colonne, cliquez dessus et faites-la glisser avec la souris. Par défaut, les lignes sont définies sur une hauteur de 20 pixels et les colonnes sur une largeur de 64 pixels. Pour une configuration optimisée, vous pouvez redimensionner les colonnes et les lignes de cette façon:
- Ligne 1:45 pixels
- Colonne A: 385 pixels
- Colonne B: 175 pixels
- Colonne C: 125 pixels
La ligne 1 doit contenir le nom du vendeur et le mot "Facture". L'espace supplémentaire vous permet d'augmenter la taille de la police de ce titre pour avoir un meilleur rendu graphique qui capte l'attention du destinataire. La colonne A contient la plupart des informations importantes (et les plus longues) de la facture: données sur l'acheteur et le vendeur, description de l'article et mode de paiement. La colonne B contient les dates. Dans la colonne C, nous inscrirons le numéro de facture, la date de facturation, le prix individuel de chaque article répertorié et le montant total dû.
Informations préliminaires sur la facture
Dans la colonne A, ligne 1, entrez le nom, avec une taille de police plus grande (18 pt peut aller) et en gras le texte pour qu'il soit plus clair. Dans la colonne 1 de la colonne B, écrivez «Facture» pour définir immédiatement ce qu'est ce document. comme taille de police, vous pouvez mettre 28 pt et comme style d'écriture, nous pouvons tout faire en majuscules et, peut-être, changer la couleur avec un gris.Dans la colonne A, lignes 4, 5, 6 et 7, nous entrons l'adresse (divisée en deux lignes), le numéro de téléphone, le numéro de TVA et le code fiscal
Dans la colonne B, lignes 4 et 5, écrivez « DONNÉES: » et « NO DE FACTURE: » avec du texte en gras et alignez le texte à droite. Les colonnes 4 et 5 de la colonne C sont les espaces où insérer la date et le numéro de facture.
Enfin, pour la dernière partie des informations de base, nous insérerons le texte " Facture A: " (en gras) dans la colonne A, ligne 9 . Les lignes 10, 11, 12 et 13 peuvent être utilisées pour saisir les données du destinataire.
Détails sur le produit ou le service
Pour ajouter les produits et services facturés, nous devons ajouter quelques lignes supplémentaires à la feuille.Joignez ensuite les colonnes A et B de la ligne 15 (sélectionnez les deux cellules, puis appuyez sur le bouton Fusionner en haut) afin d'écrire un titre pour les éléments répertoriés qui peuvent être répertoriés dans la colonne A de la ligne 16 à 30), avec le dates d'échappement (colonne B, lignes 16-30). Après avoir joint les colonnes A et B de la ligne 15, donnez à la cellule une bordure de tous les côtés (en utilisant le bouton de bordure dans la section Police de l'onglet Accueil ), peut-être aussi en utilisant une couleur de remplissage gris clair ou une autre couleur. Faites de même pour la cellule C15.
Dans la première cellule de la ligne 15, écrivez DESCRIPTION et alignez le texte au centre. En C15, écrivez PRICE, en mettant les deux en gras pour un en-tête de tableau. Nous sélectionnons l'espace de la ligne 16 à la ligne 30 des colonnes A et B pour ajouter une bordure inférieure. Les cellules de la colonne C de 16 à 29 peuvent à la place être entourées par une bordure gauche et droite.
Mettez en surbrillance la cellule C30, donnez-lui des bordures autour de la cellule entière et un dégradé de couleur pour qu'elle se démarque. A gauche (puis le B30), écrivez TOTAL et alignez à droite.
Ceci complète la structure de la facture, avec la possibilité d'ajouter une autre ligne en fonction du nombre de produits. qui devrait ressembler à ceci.
Règles, formules et automatismes
Si les dates sont écrites dans la colonne B, lignes 16-29, sélectionnez ces cellules et appuyez sur la case " Format de nombre " dans la section " Nombre " de l'onglet " Accueil ". Choisissez ensuite le format de date en chiffres afin que ce champ soit toujours une date correctement écrite.De même, mettez en surbrillance les cellules C16-30 et sélectionnez l'option " Devise " pour formater les prix en euros.
Pour ajouter automatiquement tous les montants individuels et les faire refléter dans la cellule " Total " que nous avons créée, sélectionnez la cellule (C31 dans cet exemple) et entrez la formule suivante:
= SUM (C16: C29)
Maintenant, en remplissant les champs de prix, la cellule totale sera automatiquement remplie avec la somme .
Poursuivant, insérez le texte " Mode de paiement: " dans A34 ou d'autres informations selon ce dont vous avez besoin, par exemple en saisissant les modes de paiement acceptés pour le paiement de la facture ou les exclusions de TVA ou toutes autres notes importantes.
À droite de la colonne des prix, vous pouvez ajouter la colonne, pour le calcul du prix total avec TVA incluse, en mettant dans la première colonne le prix sans TVA ou Taxable . Pour ajouter 22% de TVA, la colonne du prix total doit avoir la formule suivante: = C16 * 1.22 . Dans le coin inférieur droit, tirez vers le bas jusqu'au total pour étendre la formule aux autres cellules. Vous pouvez également ajouter une colonne E avec la TVA (22%) écrite dessus, puis utiliser la formule sur la colonne D du type: = C16 * E16 + C16 .
Pour la touche finale, n'oubliez pas d'ajouter un merci à la ligne du bas.
LIRE AUSSI: Programmes de facturation électronique gratuits et complets
