Au bureau ou au travail, on se retrouve souvent avec deux documents du même titre et de la même taille, sans pouvoir distinguer efficacement l'un de l'autre. Avant de faire des catastrophes et d'envoyer ou de partager un mauvais document, nous pouvons utiliser l'une des méthodes décrites ci-dessous pour comparer les textes et les documents Word et PDF pour voir les différences et les unifier, afin de ne pas avoir trop de versions différentes du même fichier et obtenir le document final avec tous les changements déjà appliqués. Dans ce guide, nous allons donc vous montrer comment comparer deux documents Word ou PDF similaires, en utilisant à la fois les outils mis à disposition par Microsoft Office et Adobe Reader et les programmes et sites qui vous permettent d' effectuer cette vérification de manière entièrement automatique, sans avoir à payer un euro.
Comment comparer des documents Word
Si nous avons deux fichiers Word identiques et que nous voulons absolument découvrir les différences dans le texte, ouvrez simplement le premier document avec Word, puis appuyez sur le menu Review et enfin sur le bouton Compare .
En appuyant sur le bouton Comparer dans le menu déroulant, une nouvelle fenêtre s'ouvrira, où nous devrons charger le deuxième document à comparer. Pour que la comparaison fonctionne, les deux fichiers doivent avoir suffisamment le même nom ou un nom similaire pour déclencher la comparaison. À la fin du téléchargement, une nouvelle fenêtre divisée en 4 parties apparaîtra, dans laquelle nous pourrons voir les changements dans la partie gauche (colonne Révisions), le texte original au centre et les différentes versions de celui-ci dans la partie droite. En ajoutant ou en modifiant des révisions, nous serons en mesure de tout rassembler dans un seul document, prêt à être imprimé ou enregistré dans une nouvelle position.
Si, d'autre part, nous voulons intégrer directement les révisions dans notre document d'origine, nous appuyons sur Révisions, puis sur Comparer puis sur Combiner : nous pourrons télécharger le document d'origine et les documents modifiés par nos collaborateurs, afin de pouvoir combiner toutes les modifications dans un seul document finale.
Pour les révisions de petits documents, nous pouvons également utiliser la fonction Mosaïque, présente dans le menu Affichage .
À l'aide des boutons Nouvelle fenêtre et Fractionner, vous pouvez diviser la fenêtre Word pour charger un nouveau document, afin de déverrouiller également les boutons Mosaïque, Défilement continu et Réinitialiser la position de la fenêtre . Évidemment, avec ces fonctions, la comparaison sera entièrement manuelle, nous devrons lire attentivement les deux documents afin de trouver immédiatement les différences.
Si Microsoft Word n'est pas installé sur notre ordinateur, nous pouvons compter sur la suite gratuite LibreOffice. Une fois téléchargé sur notre ordinateur nous ouvrons le programme LibreOffice Writer (le Word gratuit), nous ouvrons le premier document puis nous appuyons sur le menu Edition, puis sur Révisions et enfin sur Comparer le document .
De cette façon, nous pourrons comparer toutes les révisions détectées par le programme et fusionner ou modifier si nécessaire, afin de pouvoir générer le document final.
Comment comparer des documents PDF
Si nous devons comparer deux documents PDF identiques, Adobe Acrobat Reader fournit un outil dédié mais payant; si nous ne voulons pas dépenser d'argent, nous pouvons compter sur l'application en ligne de PDF24 Tools, qui vous permet de télécharger les deux PDF et de les comparer.
Tout ce que nous avons à faire est d'appuyer sur Choisir le fichier dans la section Premier fichier, de charger le PDF d'origine, d'appuyer sur Choisir le fichier dans la deuxième section de fichier et de charger le PDF modifié ou révisé. Le site lira les deux et nous montrera les différences entre les deux fichiers, afin que nous puissions décider quoi garder et quoi corriger si nécessaire. À la fin du travail, nous pouvons choisir de fusionner les fichiers ou de générer un nouveau PDF gratuit avec toutes nos modifications approuvées, afin que nous puissions obtenir un seul document PDF prêt à être imprimé ou partagé avec des collègues.
En plus des fichiers locaux, le site vous permet également de télécharger des documents stockés dans le cloud, notamment les fichiers disponibles sur Dropbox ou Google Drive.
Alternativement, nous pouvons utiliser l'application Web fournie par Daftable Online.
Dans ce cas également, tout ce que nous avons à faire est de charger les deux fichiers dans les deux boîtes proposées, en appuyant sur les boutons Choisir un fichier, puis sur Comparer en bas. Le site téléchargera nos fichiers PDF et commencera la comparaison, nous montrant immédiatement les différences et nous permettant de modifier ou de combiner ceux que nous jugeons appropriés pour ajouter ou supprimer au document original en notre possession.
Le site est très pratique, il prend également en charge les documents Word (afin que nous puissions l'utiliser comme une alternative gratuite à Office) mais pour le moment il a une limitation: nous ne pouvons pas télécharger des documents de plus de 10 Mo et de plus de 300 pages, donc mieux ajuster en conséquence si nous avons des fichiers aussi volumineux.
conclusions
La comparaison de fichiers Word et PDF est dans l'ensemble très simple, malgré la présence d'outils payants (Microsoft Office et l'extension pour Adobe Acrobat Reader), nous pouvons comparer les textes et documents Word et PDF pour voir les différences et les unifier avec LibreOffice et avec certains sites en ligne, qui proposent des outils valables accessibles à tous et simples à utiliser même pour les utilisateurs peu familiarisés avec le PC et la technologie en général.Toujours au sujet des comparaisons, nous pouvons continuer à lire sur notre guide sur la façon de trouver des fichiers en double sur votre ordinateur, sur la façon de trouver les différences entre les images .
Si au lieu de cela, nous voulions comparer deux tableaux Excel apparemment similaires, nous pouvons lire notre article complet sur la façon de comparer deux tableaux Excel .
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