Tôt ou tard, tout le monde devra composer avec des feuilles de calcul, l'un des outils les plus complexes et les plus puissants pouvant être utilisés sur un ordinateur en milieu de travail. Ce qui suit n'est pas conçu comme un guide pour les débutants sur des feuilles de calcul, mais vise à mettre en évidence quatre types d'activités que vous devez savoir faire, pour être bon avec des programmes comme Excel. Microsoft Excel est certainement le programme le plus utilisé au monde pour créer des tableaux et des feuilles de calcul, mais les mêmes fonctions sont également disponibles sur des suites gratuites telles que LibreOffice et Google Docs.
Pour réussir dans le travail de bureau, ou au moins pour vous faciliter la vie et vous promouvoir dans l'embauche, vous devez maîtriser Excel (ou un programme équivalent comme LibreOffice et Google Docs ) et être capable de faire au moins les 4 activités suivantes .
LIRE AUSSI: Comment faire des calculs sur Excel
1) Saisie rapide des données à l'aide de formulaires ou de formulaires
La saisie de données dans une feuille de calcul est le point de départ de toute analyse de tableau. Tous les débutants d'Excel écrivent les données manuellement dans les cellules, mais ils seraient beaucoup plus rapides à utiliser un formulaire. Le formulaire est un formulaire autoguidé pour une saisie rapide des données dans les cellules afin d'écrire et appuyez sur Entrée pour passer à la cellule suivante .
Dans Excel 2013, le bouton de formulaire était quelque peu masqué.
Pour le trouver, vous devez appuyer sur le ruban en haut et choisir de le personnaliser pour ajouter le bouton modules.
Dans d'autres versions d'Excel, appuyez plutôt sur la touche Office, accédez aux options Excel et personnalisez-les en ajoutant le formulaire.
Une fois que vous avez appuyé sur le bouton Formulaire, vous pouvez créer un formulaire (ou un modèle ou un masque de saisie de données) en écrivant les en-têtes de colonne.
Dans LibreOffice Calc, vous pouvez saisir des données avec le formulaire en appuyant sur le menu Données-> Formulaire .
Avant d'utiliser le formulaire, je dois créer les en-têtes de colonne afin que la compilation devienne rapide et guidée.
Dans Google Drive (Google Docs), les formulaires sont un objet en soi qui vous permettent de créer des enquêtes à réponses multiples à partager en ligne.
Vous pouvez créer un formulaire à partir du bouton Créer ou vous pouvez l'insérer (avec le menu Insertion ) dans une feuille de calcul.
Pages d'aide en italien:
- Pour Libreoffice Calc
- Office Excel
- Feuille de calcul Google
2) Effectuer des calculs avec des fonctions et des formules
Une fois les données entrées dans les cellules, il est probable qu'une opération ou un calcul soit nécessaire.
Les fonctions et les formules doivent être écrites dans la zone de texte ci-dessus et vous permettent de manipuler les données d'une feuille de calcul, d'effectuer des opérations mathématiques simples, d'ajouter des nombres dans une colonne, de faire la moyenne ou même de travailler avec des objets du monde réel tels que des dates ou l'argent.
Tous les programmes de calcul ont leur propre ensemble de fonctions, avec quelques différences.
Ces pages en italien contiennent toutes les formules pouvant être effectuées sur Excel, LibreOffice Calc et Google Drive.
Il est impossible de les connaître tous par cœur, mais il est essentiel de savoir ce que vous utilisez le plus et ce dont vous avez besoin pour votre travail.
Par exemple, certaines opérations de base sont:
- La somme des nombres dans les cellules: = SUM (A1; B1) ajoute deux nombres tandis que = SUM (A1: A5) est la somme de toutes les cellules de A1 à A5.
- = MOYENNE (A1; B1) est la moyenne de deux nombres; = MOYENNE (A1: A10) est la moyenne des nombres A1 à A10.
Chaque formule peut également être trouvée dans le menu Insertion - Formule .
Vous pouvez également combiner deux fonctions et créer une formule telle que, par exemple, = ROUND ((SUM (A1: A10)); 0) pour arrondir les décimales de la somme des nombres A1 à A10.
Sur les fonctions, lisez: Comment utiliser les formules pour compter sur Excel (COUNT et SUM)
3) Triez les données avec des filtres et des tableaux croisés dynamiques
Une fois que vous avez entré les données brutes et effectué tous les calculs à l'aide des fonctions et des formules, vous devez maintenant créer différentes façons de les visualiser.
Vous pouvez trier une série de données par colonne: appuyez sur CTRL-A pour sélectionner la feuille entière, allez dans l'onglet Données du ruban, appuyez sur " Trier " et choisissez la colonne et le critère qui peuvent être, par exemple, en nombre commande.
Toujours dans le menu Données, vous pouvez également insérer des filtres, par exemple pour exclure les éléments en double.
Les tableaux croisés dynamiques sont des filtres avancés qui sont utilisés pour filtrer de grandes listes de données qui seraient autrement impossibles à lire.
Les tableaux croisés dynamiques vous permettent de prendre quelques éléments de données à résumer et de n'en voir que quelques-uns, en masquant le reste.
Dans Excel, vous créez le tableau croisé dynamique à partir du menu Insertion tandis que dans LibreOffice Calc à partir du menu Données.
Pour en savoir plus, il existe des guides en italien pour:
- filtrer les données dans Excel
- Tableaux pivotants dans Libreoffice
- tableaux croisés dynamiques dans Google Drive.
4) Créez des macros pour les tâches répétitives
Travailler avec Excel peut être très ennuyeux car cela implique souvent des tâches répétitives.
Pour éviter de faire le même travail tous les jours, vous pouvez créer une macro et enregistrer ce que vous faites pour que l'ordinateur puisse le faire seul.
Les macros sont un point fort d'Excel alors que dans Libreoffice, vous devez être prudent car certaines macros peuvent ne pas être compatibles avec Microsoft Office.
Dans Excel, LibreOffice et Google Drive, il est possible de créer des macros plus complexes avec des scripts de programmation qui nécessiteraient une étude.
Voici quelques ressources pour commencer:
- Excel: travailler avec des macros
- Macro Excel (en anglais)
- LibreOffice: premiers pas avec les macros
- Google Drive: Présentation du script Google Apps (en anglais uniquement).
Toutes ces fonctionnalités ne sont que la pointe de l'iceberg Excel et d'autres programmes. L'utilisation de feuilles de calcul est un autre professionnalisme et une discipline dans laquelle vous pouvez vous immerger très profondément.
LIRE AUSSI: 6 fonctions Excel les plus utiles pour filtrer les données et voir les graphiques
