Microsoft Outlook est le programme le plus utilisé et le plus célèbre au monde pour gérer le courrier électronique sur votre ordinateur, même s'il s'agit d'un programme inclus dans la suite Office. Outlook est vital dans de nombreuses organisations, non seulement pour ses capacités évidentes de gestion des e-mails, mais aussi pour ses fonctions de calendrier, de tâches et de carnet d'adresses.
Pour les entreprises, la commodité est de connecter Outlook à un serveur Exchange afin que tout le monde puisse partager le même carnet d'adresses et calendriers, devenant ainsi un excellent outil de collaboration au niveau de l'entreprise.
Pour un usage domestique, Outlook est principalement utilisé pour télécharger le courrier sur votre PC et le stocker en dehors d'Internet, mais bien que la plupart des gens n'utilisent certainement pas de serveur Exchange à la maison et ne savent probablement même pas ce que c'est. caractéristiques, les fonctions Outlook en font un puissant outil de gestion des activités également pour un usage personnel et non professionnel, pour lire des e-mails, suivre des rendez-vous, organiser des carnets d'adresses et bien plus encore.
Dans ce guide, nous faisons un cours concis et concentré sur la façon d'utiliser Microsoft Outlook (en prenant sa dernière version, Outlook 2013 ) pour apprendre ses principales fonctions et le configurer avec chaque compte de messagerie .
Quiconque possède des programmes Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) possède également Outlook sur l'ordinateur et peut l'ouvrir pour un premier accès.
Étant un produit de la série Office, vous trouverez une interface familière, un peu similaire à celle de Word, même si elle sert une chose complètement différente.
La vue par défaut d'Outlook est la boîte de réception, en haut se trouve le ruban ruban, caché pour économiser de l'espace sur l'écran.
Pour voir et masquer rapidement le ruban, appuyez simplement sur les touches CTRL - F1 .
Vous pouvez verrouiller la barre en appuyant sur la punaise qui sert à la fixer et à ne plus la cacher.
Le ruban ruban permet de trouver très facilement les boutons pour activer les fonctions et utiliser les outils du programme.
L'onglet Accueil comporte différents boutons selon le mode et l'écran sur lesquels vous vous trouvez.
Sur l'écran principal, il existe des options pour le courrier.
Le long du bord gauche d'Outlook, il y a des dossiers, tandis qu'au bas de ce panneau se trouvent les modes Outlook: Boîte de réception, Calendrier, Personnes, Tâches, etc.
En cliquant sur la flèche en haut du panneau de navigation, elle se développe dans le volet pour voir la structure de dossiers du compte de messagerie.
Cliquez sur les trois points pour accéder à d'autres modes Outlook: notes Outlook, dossiers et raccourcis.
Dans les "Options de navigation", vous pouvez modifier l'ordre dans lequel les différents éléments apparaissent et désactiver la navigation compacte si vous utilisez un grand écran.
L'onglet Envoyer / Recevoir concerne spécifiquement les fonctions de la boîte de réception, mais apparaît également dans d'autres modes (calendrier, tâches, etc.), même s'ils n'auront pas les mêmes fonctionnalités.
Selon le type de protocole de messagerie que vous utilisez (IMAP ou POP), vous pouvez ou non avoir la possibilité de télécharger uniquement les en-têtes de message, marquer ou désélectionner les messages à télécharger et d'autres fonctions (disponibles uniquement avec le Protocole IMAP, toujours recommandé)
L'onglet dossier vous permet de gérer les dossiers de votre compte mail, d'en créer de nouveaux, de choisir les règles d'archivage automatique des anciens mails et autres propriétés.
En mode calendrier, il n'y a pas de dossiers, ce menu permet donc de copier ou déplacer des calendriers.
La structure des dossiers est essentielle pour gérer le courrier et le ranger, pour ne pas manquer les messages importants et retrouver le courrier plus facilement.
Dans un autre article, nous avons vu comment créer des règles et des filtres de messagerie sur Microsoft Outlook pour organiser le courrier en dossiers .
Les options d'affichage contiennent les fonctions essentielles pour masquer ou afficher certaines informations et éléments de l'interface Outlook, parmi lesquels figurent également des rappels .
En mode calendrier, il est possible de changer la façon dont vous voyez les jours, avec une vue mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne et la couleur.
Les options du ruban, comme mentionné ci-dessus, changent selon l'endroit où vous vous trouvez.
Si vous écrivez un nouveau mail, vous trouverez tous les boutons pour formater le texte, pour ajouter des pièces jointes, des images, des étiquettes etc.
L'onglet Insérer est présent dans chaque section d'Outlook et vous permet de modifier le contenu des messages, des activités et des événements de calendrier.
Dans le cas des e-mails, il y a un bouton pour les Options où le choix du thème, des couleurs, des polices et des effets est trouvé, le CCN (copie carbone cachée pour être utilisé pour cacher les destinataires de l'e-mail) et la demande de confirmation de lire l'e-mail.
L'onglet Révision contient les fonctions de correction automatique d'orthographe et de grammaire, utiles pour ne pas commettre d'erreurs lors de la rédaction des e-mails.
Vous pouvez également traduire les messages envoyés dans d'autres langues.
Passons maintenant à la configuration d'un compte de messagerie qui peut être automatique ou manuel
La première fois que vous démarrez Outlook, vous êtes invité à configurer un compte, que vous pouvez également ignorer initialement et ajouter plus tard.
En fait, vous pouvez utiliser Outlook sans compte dans les modes calendrier, tâches et notes.
Cependant, comme il s'agit d'un programme conçu principalement pour la gestion des e-mails, il vaut la peine d'ajouter un compte immédiatement en essayant la configuration automatique où il vous suffit de saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre boîte aux lettres.
Si la configuration automatique ne fonctionne pas (elle fonctionne certainement avec les adresses Hotmail et Outlook.com, mais ne fonctionne pas avec d'autres fournisseurs), vous devez procéder à la configuration manuelle .
Pour ajouter un compte à Outlook, vous devez vous rendre dans l'onglet Fichier du ruban et suivre la procédure de configuration manuelle.
En configuration manuelle, le premier choix consiste à utiliser un compte POP ou IMAP (ou un compte Exchange si vous configurez Outlook dans un bureau)
Nous avons déjà vu dans un autre article les différences entre IMAP et POP qui, synthétiquement, sont:
- Le protocole POP ou Post Office est le plus ancien protocole utilisé pour télécharger le courrier sur l'ordinateur.
- IMAP vous permet à la place de copier la structure des dossiers du courrier Web et de synchroniser les messages sans les faire disparaître du serveur de messagerie, avec des options pour télécharger uniquement les en-têtes des messages, sans remplir l'ordinateur de milliers d'e-mails et de pièces jointes.
Si possible, choisissez toujours IMAP.
Vous pouvez vous référer au guide sur la façon d'ajouter un compte Yahoo Mail à Outlook en modifiant les paramètres en fonction de votre fournisseur de messagerie.
Dans un autre article, j'ai également expliqué étape par étape comment configurer Microsoft Outlook avec GMail pour recevoir et envoyer du courrier à partir du PC.
Dans Outlook, vous pouvez ajouter et gérer autant de comptes de messagerie que vous le souhaitez.
Si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie, comme un personnel et un pour le travail, un client de messagerie comme Outlook peut vraiment faire la différence et vous permet de connecter les rendez-vous du calendrier et les activités afin de gérer votre vie d'une manière complète.
Après avoir ajouté deux comptes, vous pouvez choisir le compte que vous souhaitez configurer dans le sélecteur déroulant en haut de la page Informations sur le compte dans l'onglet Fichier .
Dans les " Paramètres du compte ", vous pouvez créer un nouveau compte, réparer un compte déjà ajouté, les supprimer, définir votre favori et modifier d'autres paramètres.
Gestion du carnet d'adresses et ajout de contacts dans Outlook
Pour gérer les contacts de votre carnet d'adresses, ouvrez le mode Contacts à partir de l'onglet Accueil et ajoutez des adresses et d'autres détails à partir de l'interface principale.
Cependant, il sera presque certainement nécessaire d'importer le carnet d'adresses depuis Google, Yahoo ou tout autre compte que vous utilisez.
Vous devrez ensuite exporter les contacts de ce carnet d'adresses, puis les importer dans Outlook.
Normalement, ce serait un travail facile si ce n'était pas pour chaque compte utilisant ses propres formats et il pourrait y avoir des complications.
Le moyen le plus simple est de synchroniser votre carnet d'adresses entre Gmail et Outlook et d'importer vos contacts.
Sinon, vous devez utiliser des vCards, comme expliqué dans le guide sur la façon d'importer des fichiers vCard (vcf) dans les contacts Windows et dans Microsoft Outlook.
Pour explorer des fonctionnalités plus avancées de Microsoft Outlook, nous avons vu, dans d'autres articles:
- Si vous avez plusieurs ordinateurs à partir desquels consulter le courrier électronique, mais que vous ne pouvez pas utiliser un serveur Exchange, dans un autre article, nous avons vu comment synchroniser Microsoft Outlook sur plusieurs ordinateurs .
- Désactivez la réponse à tous et transférez les e-mails sur les messages envoyés avec Outlook
- Retarder un e-mail pour un envoi programmé
- Comment retarder un e-mail pour un envoi programmé
Enfin, si vous n'avez pas Outlook et que vous recherchez un programme gratuit similaire, vous pouvez consulter la liste des meilleurs clients de messagerie alternatifs à Microsoft Outlook pour lire le courrier de votre PC
