Comme tout logiciel, Microsoft Word nécessite également une optimisation, qui peut être obtenue en modifiant de manière productive certains paramètres et options prédéfinis. Grâce à ces changements, le programme le plus utilisé au monde pour écrire sur l'ordinateur devrait devenir plus léger, plus rapide et donner un accès rapide aux fonctions les plus utiles et fréquentes, afin de ne pas perdre de temps dans les activités de gestion de documents qui devraient être automatisé.
Ci-dessous, nous voyons 10 des paramètres qui devraient être modifiés pour améliorer le travail avec Word et gagner du temps et des efforts.
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1) Définissez l'emplacement préféré pour enregistrer les fichiers
Accédez au menu Fichier -> Options, puis à l'onglet Enregistrer pour configurer le dossier préféré dans lequel enregistrer les documents.
Les avantages sont que vous pouvez ainsi utiliser le bouton disque pour enregistrer immédiatement un nouveau document et pouvoir le rouvrir rapidement.
Il est également possible, à partir du même onglet de paramètres, de choisir le format de fichier par défaut et de le changer en docx ou doc ou odt ou rtf selon les besoins.
2) Déplacez "Enregistrer sous" sur la barre d'accès rapide
Le bouton Enregistrer sous doit toujours être à portée de main afin que tout nouveau document puisse être enregistré immédiatement avec un nom reconnaissable.
Vous pouvez ensuite profiter de la barre d'accès rapide, la plus haute de toutes où se trouvent également les boutons de modification Enregistrer et restaurer.
Dans la barre, appuyez sur la flèche vers le bas et appuyez sur Autres commandes .
Dans les options Word, recherchez la commande Enregistrer sous et ajoutez-la à la colonne de droite.
N'oubliez pas, cependant, que l'enregistrement sous peut être effectué rapidement en appuyant sur la touche F12 du clavier du PC.
3) Désactivez la case Options de collage pour accélérer les opérations de copier-coller
Lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un document Word, sous Copier et couper, les options de collage peuvent prendre un certain temps.
Si vous préférez le désactiver et utiliser toujours coller du texte en mode non formaté, pour afficher le bouton Coller classique, allez dans le menu Fichier -> Options -> Avancé et désélectionnez le bouton Afficher les options de collage .
Le fait demeure que le copier-coller peut être fait plus rapidement en utilisant les combinaisons de touches CTRL + C, CTRL + X et CTRL + V.
4) Définissez une police par défaut
Microsoft Word 2013 utilise Calibri comme police par défaut à une taille de 11.
Précisément parce qu'il est prédéfini et que tout le monde l'utilise, il peut être conseillé de le changer, peut-être en définissant le bon vieux Times New Roman ou Helvetica (ou Arial) élu meilleure police pour écrire un curriculum et, par conséquent, également excellent pour les documents de travail.
Pour changer la police dans un document, gardez simplement l'onglet Accueil ouvert dans le ruban et choisissez la police dans le menu déroulant.
Pour modifier la police par défaut de tous les documents qui seront écrits à l'avenir, cliquez sur le coin droit de la zone de police de l'onglet Accueil .
Choisissez Arial, appuyez sur le bouton Définir par défaut, puis modifiez l'option en mettant " Pour tous les documents " avant de cliquer sur OK.
5) Désactivez les conseils lorsque vous placez le curseur sur un bouton
Ceux qui ont suffisamment d'expérience avec Word peuvent accélérer le programme en désactivant les conseils et les mini-guides qui apparaissent automatiquement lorsqu'un bouton est sélectionné.
Si nous ne les lisons jamais, vous pouvez les désactiver dans le menu Fichier -> Options -> Général, changer le style de description de l' outil, ne pas afficher les info - bulles ou ne pas montrer la description des caractéristiques ... pour laisser la possibilité de lire le nom d'un lorsque vous placez votre curseur dessus.
Ce dernier mode est préférable car il affiche le nom des commandes sans description.
6) Modifiez le modèle Normal avec celui qui vous convient
Pour gagner du temps sur la mise en page et les options de formatage répétitif, vous pouvez créer un modèle par défaut pour chaque nouveau document que vous ouvrez.
Cliquez ensuite avec le bouton droit sur le style Normal, au centre-droit du ruban, puis appuyez sur Modifier .
Modifiez ensuite la police comme indiqué à l'étape 4, puis également la taille et le style de police.
Les boutons au-dessus de l'aperçu vous permettent également de choisir les marges latérales et la hauteur de l'espacement des lignes.
Dans le coin inférieur gauche, vous pouvez entrer d'autres sections d'édition comme l'onglet, le paragraphe, les bordures et autres.
Avant de cliquer sur OK et de quitter, sélectionnez l'option sous " Dans les nouveaux documents basés sur ce modèle ".
Remarque : le style Normal est enregistré dans un fichier appelé Normal.dotm .
Si cela est renommé, endommagé ou déplacé, Word crée automatiquement une nouvelle version qui utilise les paramètres par défaut d'origine et par conséquent les personnalisations effectuées seront perdues.
7) Modifier les informations personnelles des documents
C'est quelque chose que beaucoup oublient et qui risque de faire de mauvais chiffres.
En fait, si nous écrivons un nouveau document à partir d'un document existant et écrit par un autre, quiconque le lit pourrait constater que ce document n'est pas le nôtre, car les informations qu'il contient montrent un autre auteur.
Toutes les métadonnées et informations personnelles sont visibles depuis le menu Fichier> Informations
La modification des informations personnelles dans Word n'est effectuée qu'une seule fois et s'applique à tous les documents enregistrés ultérieurement.
Les informations sur l'auteur peuvent être modifiées dans le menu Fichier -> Informations ou également dans Fichier -> Options -> Général et mettre votre nom sous " Personnalisation de la copie Office utilisée ".
Si vous souhaitez modifier l'auteur d'un document spécifique, vous pouvez utiliser le menu Révision ou, dans la zone qui apparaît lorsque vous enregistrez sous, vous pouvez ajouter et modifier l'auteur.
8) Supprimer la propriété du document et les informations personnelles
Si vous souhaitez conserver une confidentialité absolue sur qui a écrit et modifié un fichier Word, il est important de supprimer les métadonnées cachées qui contiennent les noms de ceux qui y ont travaillé, la date de création, les versions précédentes, le temps de travail et d'autres choses.
Les informations stockées par Microsoft Office sont visibles dans Fichier -> Informations .
Pour supprimer toutes ces informations, allez dans le menu Fichier -> Options, appuyez sur Protection Center puis sur Paramètres Protection Center .
Accédez aux Options de confidentialité et appuyez sur le bouton Contrôle des documents, puis choisissez de supprimer toutes les métadonnées.
Remarque : il s'agit d'un paramètre lié au fichier utilisé et non permanent.
9) Désactiver la vue protégée dans Word
La vue protégée est un mode en lecture seule qui - comme son nom l'indique - a pour but de protéger votre ordinateur contre un document reçu s'il est infecté.
Si vous recevez des fichiers de sources fiables, vous pouvez désactiver la vue protégée .
Ensuite, allez dans Fichier -> Options -> Protection Center -> Paramètres de Protection Center et décochez toutes ou seulement certaines des options de la section Vue protégée .
10) Défilement automatique
Pour lire des documents longs en mode mains libres, le défilement automatique peut être activé avec un seul bouton.
Ce bouton peut être ajouté sur la barre d'accès rapide en haut en appuyant sur la flèche vers le bas, en allant dans Autres commandes -> Choisir des commandes dans -> Toutes les commandes -
Le bouton de défilement automatique apparaît sous la forme d'un cercle blanc.
Lorsque vous appuyez dessus, le pointeur de la souris se transforme en une double flèche et vous pouvez faire défiler le document de haut en bas avec la souris, sans cliquer sur quoi que ce soit.
Pour quitter le mode de défilement automatique, appuyez sur avec un bouton de la souris ou appuyez sur Échap.
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