Gmail est l'un des services les plus réussis signés par Google, car pratiquement tout le monde utilise un compte de messagerie lors de la création d'un nouveau compte Google (sur le smartphone, sur YouTube, etc.). Avant Gmail, les services de messagerie en ligne étaient peu pratiques à utiliser, très limités, et nécessitaient un client de bureau comme Microsoft Outlook pour pouvoir fonctionner correctement. Gmail est plutôt un véritable client de messagerie basé sur le Web, puissant et si plein de fonctionnalités qu'il aurait besoin d'un manuel de centaines de pages! Gmail reste le service en ligne le plus populaire pour le courrier électronique, même si tout le monde n'exploite pas pleinement son pouvoir: pour pouvoir l'exploiter correctement, nous vous montrerons dans cet article les meilleures fonctionnalités qui le distinguent de la concurrence. L'utilisation de la messagerie Gmail ne sera plus jamais la même après avoir lu ce guide!
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Si nous n'avons pas encore de compte Gmail, nous pouvons le corriger en ouvrant un compte Google ici -> Nouveau compte Google .
Pour utiliser Gmail à partir d'un smartphone ou d'une tablette, nous pouvons télécharger l'application spécifique à partir d'ici -> Gmail ( Android ) et Gmail ( iPhone ).
1) Recherche
Étant donné que Gmail est un service Google, il est évident que la recherche d'e-mails peut être meilleure que dans tout autre programme ou service de messagerie Web. Si vous le souhaitez, il ne serait également pas nécessaire de trier mes e-mails dans des dossiers, car il est possible de les rechercher précisément et rapidement.
L'important est de connaître les opérateurs Gmail les plus utiles pour la recherche avancée de Mail et de pièces jointes .
Par exemple, nous pouvons rechercher tous les e-mails par date, y compris les e-mails reçus ce jour-là ou les jours précédents ou suivants: par exemple, nous pouvons taper dans la barre de recherche " après: 25/12/2018 " pour rechercher tous les e-mails reçus après Noël, au lieu de " avant: 25/12/2018 " pour rechercher les e-mails reçus avant Noël. Si, par contre, nous avons des messages non lus depuis longtemps mais "disparus" parmi les innombrables messages ultérieurs, nous pouvons toujours ouvrir le menu Tous les messages (barre de gauche) et taper dans la barre de recherche " est: non lu ", afin de visualiser tous les e-mails non lus, car nous avons le compte Gmail actif.
2) Comment utiliser les filtres
Avec Gmail, nous pouvons utiliser des filtres pour automatiser la gestion des messages reçus en fonction de l'expéditeur, en fonction du sujet, en fonction du sujet, etc. Chaque e-mail peut être transformé en filtre en appuyant sur les trois points à côté de la date et de l'heure de l'e-mail et en utilisant les messages de filtre de ce type d'élément . Alternativement, nous pouvons créer un filtre à la volée en cliquant en haut sur le triangle à droite de la barre de recherche et commencer à remplir les différents champs.
En plus du bouton Rechercher, nous pouvons également utiliser le bouton Créer un filtre, afin de pouvoir filtrer tous les e-mails résultants de manière excellente. Le filtre peut également être rétroactif, c'est-à-dire valable pour organiser les e-mails déjà reçus.
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3) Comment utiliser les étiquettes
Au lieu d'utiliser des filtres, vous pouvez utiliser des étiquettes comme une sorte de classeur pour organiser votre courrier.
Gmail applique déjà automatiquement les bonnes étiquettes en fonction de ses algorithmes (en insérant des messages Faceboook dans Social par exemple ou des envois Amazon dans Updates ), mais nous pouvons améliorer la gestion des étiquettes et en créer de nouvelles en cliquant sur le symbole sous la forme de vitesse et aller dans le menu Paramètres -> Étiquettes .
Si, à la place, nous voulons changer une étiquette attribuée à un e-mail déjà reçu, il suffit de l'ouvrir et de cliquer sur le bouton Étiquette en haut.
4) Utilisez Gmail avec d'autres comptes de messagerie
Gmail facilite l'importation d'autres comptes de messagerie, afin que vous puissiez recevoir des messages provenant d'autres adresses et également envoyer des e-mails à l'aide de ces adresses. Pour ajouter des comptes de messagerie , cliquez simplement sur le symbole d'engrenage et accédez à Paramètres -> Compte et importation, puis cliquez sur Ajouter une autre adresse e-mail . Gmail utilise IMAP et SMTP pour pouvoir recevoir et envoyer des e-mails d'autres opérateurs; beaucoup d'entre eux sont auto-configurables (entrez simplement votre adresse e-mail et votre mot de passe), dans d'autres cas, nous devrons récupérer les paramètres d'accès pour la configuration manuelle.
Pour en savoir plus, nous vous recommandons de lire l'article sur la façon d'importer et de gérer d'autres comptes de messagerie dans Gmail avec plusieurs boîtes
5) Annuler l'envoi d'un e-mail
Comme vu dans un autre article, vous pouvez activer la fonction pour annuler l'envoi d'un e-mail envoyé par erreur, de sorte que vous pouvez immédiatement remédier à tout imbécile ou malentendu. De cette façon, après avoir appuyé sur le bouton Envoyer un e-mail, nous aurons encore quelques secondes pour l'annuler en cas d'erreur. Normalement, le temps pour repenser est limité à 5 secondes, mais si nous voulons augmenter le temps pour annuler un e-mail, nous pouvons le changer dans le menu Paramètres -> Général, en modifiant l'élément dans Annuler l'envoi -> Période d'annulation du envoyer .
Nous pouvons configurer jusqu'à un maximum de 30 secondes, en plus ce n'est pas autorisé (également afin de ne pas trop ralentir l'envoi de l'e-mail aux serveurs Gmail).
6) Activez "Répondre à tous" par défaut
Lorsqu'un nouveau message de groupe arrive dans Gmail, nous pouvons nous assurer que, lorsque vous cliquez sur Répondre, l'e-mail est adressé à toutes les adresses marquées dans le champ destinataire et pas seulement à l'expéditeur. Cette option peut être activée dans Paramètres -> Général et en activant la coche sur l' élément Répondre à tous, présent dans le comportement de réponse par défaut .
7) Comment envoyer des réponses automatiques en cas d'absence
Si nous sommes absents pendant une longue période et que nous voulons que quiconque nous écrit par e-mail soit informé de notre indisponibilité, nous pouvons configurer le répondeur automatique sur Gmail, qui enverra immédiatement un message personnalisé à tous les expéditeurs qui nous contacteront. Pour le configurer, nous cliquons toujours sur le bouton d'engrenage, puis allons dans Paramètres -> Général .
Faites défiler la page jusqu'à ce que vous atteigniez la section Répondeur automatique .
Nous fixons une date de début et une date de fin (facultatif) insérons un court texte dans Sujet et nos raisons ou excuses pour l'absence ou l'absence de réponse, afin d'avertir à temps toute personne qui décide de nous répondre par email.
Pour éviter d'envoyer du courrier à des newsletters ou à des messages de service, nous pouvons cocher la case Répondre uniquement aux personnes incluses dans mon élément Contacts, afin que seules les personnes de confiance répondent automatiquement. À la fin de la configuration, cliquez sur Activer le répondeur automatique et fermez complètement Gmail: nous sommes prêts à partir pour les vacances ou pour un long voyage sans trop de pensées!
8) Pièces jointes dans Google Drive
Gmail est intégré au service cloud de Google Drive, de sorte que les pièces jointes reçues peuvent toujours être enregistrées sur l'espace cloud de Google afin de les emporter avec vous sur votre PC ou d'autres appareils.
C'est vraiment pratique pour enregistrer et envoyer des fichiers même volumineux et pour profiter des fonctionnalités de visualisation et d'édition des documents avec Google Docs.
LIRE AUSSI -> Dans les pièces jointes Gmail et les fichiers reçus s'ouvrent en aperçu et sont enregistrés dans Google Drive
9) Mode réservé aux e-mails confidentiels
Comme déjà expliqué, il est possible d'envoyer des e-mails protégés dans Gmail avec expiration et mot de passe.
Grâce à cette fonctionnalité, des messages contenant des informations confidentielles et sensibles peuvent être envoyés afin que seul le destinataire puisse les ouvrir et également qu'après avoir lu cet e-mail pour la première fois, il soit automatiquement supprimé.
10) Utilisez Gmail en tant que client complet
Gmail peut être considéré comme un véritable client de messagerie en raison de certaines fonctionnalités particulières:
- Vous pouvez accéder à Gmail via un navigateur ou via une application de n'importe où, tant qu'il dispose d'un PC, d'un smartphone ou d'une tablette avec accès à Internet
- Vous pouvez également ouvrir Gmail hors connexion sans connexion Internet
- Tous les e-mails Gmail envoyés et reçus peuvent être téléchargés sur le PC
- D'autres comptes de messagerie peuvent également être utilisés dans Gmail
- Vous pouvez répéter l'e-mail dans Gmail pour les recevoir à nouveau
- Les courriers indésirables peuvent être bloqués avec un filtre puissant géré par l'intelligence artificielle dans Gmail.
- Vous pouvez archiver les e-mails dans Gmail pour réinitialiser votre boîte de réception sans rien supprimer
- Vous pouvez planifier l'envoi d'e-mails à une date ultérieure dans Gmail
Donc, si nous recherchons un moyen de remplacer Outlook dans la gestion des e-mails, le moment est peut-être venu d'utiliser uniquement Gmail pour toutes nos boîtes de messagerie, afin que nous ayons toujours à portée de main tous les messages professionnels ou personnels.
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