Google Docs (en italien, il est appelé Google Docs ) est la principale alternative à Microsoft Office depuis des années, par rapport à la suite avec Word, Excel et Powerpoint, vous pouvez utiliser gratuitement sans rien télécharger, directement via Internet.
En plus d'être une application complète pour la rédaction de documents et la création de présentations et de feuilles de calcul, la suite Google Docs comprend des outils spéciaux et des fonctions très puissantes, parfois même absentes dans Office, ce qui en fait bien plus qu'une simple alternative, mais une option qui est importante à retenir en cas de besoin.
Ces fonctions découlent de l'intégration que Google fait avec ses nombreux produits en ligne, notamment la recherche et Google Drive, auxquels Google Docs est étroitement lié.
Bien que nous ayons déjà beaucoup parlé de ces applications Web, même avec un guide pour utiliser Google Docs et Google Drive, il vaut la peine de revenir sur le sujet avec les 10 meilleures fonctions et astuces spéciales trouvées dans Google Docs, pour effectuer certaines opérations sinon difficile ou impossible avec Office et des programmes similaires.
1) Écrivez verbalement
C'est l'une des meilleures fonctionnalités disponibles dans Google Docs, qui, grâce à la tacnologie de reconnaissance vocale Google très avancée et précise, permet à chacun d'écrire un texte ou un document simplement en le dictant verbalement.
La saisie vocale se trouve dans le menu Outils, vous oblige à utiliser Google Chrome et fonctionne très bien en italien.
Nous avons déjà parlé de cette fonction dans l'article sur la façon de dicter d'écrire des documents verbalement sur chaque ordinateur "de synthèse vocale".
2) Supprimer et lisser la mise en forme du texte
Si vous copiez et collez un texte à partir d'un autre fichier Word ou d'un site Web, cela inclut également la mise en forme, c'est-à-dire la police, la taille et tous les divers ajustements tels que le gras, l'italique et plus encore.
Pour supprimer la mise en forme d'un texte de Google Docs, sélectionnez simplement le texte, puis accédez au menu Format pour trouver l'option qui annule la mise en forme.
De plus, Google Docs dispose d'une option très utile pour standardiser la mise en forme du texte afin qu'il en soit de même pour l'ensemble du document.
Sans rien sélectionner, allez simplement dans Format > Styles de paragraphe > Texte normal > Mettre à jour le texte normal .
3) Ajoutez d'autres polices d'écriture
Google Docs fournit des centaines de polices (écriture de polices) pour écrire un document.
Dans le menu de sélection des polices, dans la barre d'outils supérieure, vous pouvez faire défiler la liste et appuyer sur Autres polices pour trouver toutes les polices Google avec aperçu.
4) Créez un document partagé super rapidement
Si nous devons travailler sur une feuille d'idées avec quelqu'un, si nous avons besoin d'une feuille d'inscription à partager avec beaucoup de gens, si nous voulons comme un tableau noir dans lequel écrire et commenter, alors nous pouvons facilement créer un document partagé, dans lequel tous les participants ils peuvent écrire.
Pour ce faire, créez simplement un nouveau document dans Google Docs, puis utilisez le bouton Partager pour autoriser la modification à celui qui le voit.
Vous pouvez ensuite permettre à toute personne disposant du lien de le partager (simplement en appuyant sur Obtenir le lien, puis en changeant de peut voir à peut modifier ) ou spécifier les personnes qui peuvent y accéder en utilisant leur adresse e-mail.
Sur un document partagé, vous pouvez appuyer sur le bouton en haut à droite du crayon pour passer du mode d' édition au mode conseils .
De cette façon, tout ce que vous écrivez ne modifie pas le document, mais devient une suggestion ou un commentaire que l'autre personne peut accepter ou rejeter.
Sur un document partagé, il est également possible d'attirer l'attention de quelqu'un en le marquant dans le commentaire, via le symbole @ ou le + suivi d'une adresse e-mail.
Cette personne recevra l'e-mail pour vérifier la modification ou le commentaire.
5) Insérer des liens vers d'autres parties de l'article telles que des signets
Pour les documents longs, l'ajout de signets vous permet de passer d'un point à un autre très rapidement.
En allant dans Insertion> Signet, vous pouvez ajouter un lien interne vers le document.
Une petite icône bleue sera ajoutée sur le bord gauche du document.
En cliquant sur l'icône bleue, vous pouvez ensuite cliquer avec le bouton droit sur le mot Lien pour copier le lien si vous souhaitez le partager, afin que vous puissiez ouvrir le document à ce stade.
Il est également possible de rappeler ce lien dans le document lui-même en créant un lien depuis le menu Insertion> Lien .
6) Mode Google Docs hors ligne
Il s'agit d'une fonctionnalité active depuis plusieurs années, faisant de Google Docs presque un programme installé sur votre PC, même sans connexion Internet.
Oui, ce mode, nous avons écrit un guide pour ouvrir les fichiers et documents Google Docs sans Internet, uniquement possible sur Chrome.
Lorsque le mode hors ligne est activé, vous pouvez afficher et modifier des documents, des feuilles, des diapositives et des dessins même sur un ordinateur sans Internet et les fichiers seront synchronisés la prochaine fois que vous vous connecterez.
7) Créez des substitutions automatiques de mots et de caractères
En allant dans Outils> Préférences, vous pouvez voir une liste des substitutions déjà définies, telles que des nombres avec des fractions, des flèches ou des mots TM pour dire des marques.
C'est un moyen plus rapide d'enregistrer et d'écrire ces caractères spéciaux qui ne se trouvent pas sur le clavier standard.
En plus de ceux déjà présents, il est possible d'ajouter des substitutions personnalisées pour que, si j'écris un certain acronyme, les caractères s'affichent automatiquement dans un autre style.
8) Trouvez la signification et la définition de chaque mot
Le dictionnaire Google est intégré à Google Docs.
En cliquant avec le bouton droit sur un mot, vous pouvez ensuite cliquer sur "Définir" pour ouvrir le dictionnaire sur le côté et connaître la signification, la définition, les synonymes de ce mot, sans quitter la page Google Docs.
9) Recherchez des mots, des phrases et des images sur Internet à partir de Google Docs
Vous pouvez également choisir l'option Explorer pour effectuer une recherche Google pour ce mot.
Tous les liens ouverts s'ouvriront dans un nouvel onglet et pourront être insérés dans le document à l'aide de la touche entre guillemets ( Quote ).
Notez que si vous recherchez un mot, vous pouvez également rechercher Google Images .
La beauté de cette fonction est que chaque image trouvée peut être glissée sur le document à l'aide de la souris, d'une manière ultra rapide et simple.
10) Historique des révisions pour revoir les modifications apportées
Si vous travaillez sur un document pendant une longue période et que vous apportez de nombreuses modifications, vous pouvez consulter toutes les modifications et ajouts effectués en allant dans le menu Fichier > Afficher l'historique des révisions .
Toutes les modifications apportées qui sont répertoriées dans l'ordre chronologique peuvent ensuite être rapidement réinitialisées pour annuler la modification.
Si vous y réfléchissez, vous pouvez toujours revenir à la modification la plus récente, sans aucun problème, car le choix d'une version précédente devient simplement une nouvelle modification dans la liste de l'historique des révisions.
En plus de ces 10 fonctions importantes, il convient également de mentionner, dans d'autres articles, que:
- Vous pouvez utiliser des extensions dans Google Docs comme celle pour créer rapidement la table des matières ou l'index du document, celle pour traduire un document dans d'autres langues, créer des listes à puces, utiliser un surligneur, ajouter une carte, ajouter une bibliographie et bien plus encore.
- Google Keep peut être intégré dans Google Docs pour importer les notes et les notes prises avec le téléphone portable dans les documents.
- Les applications peuvent être utilisées pour ouvrir des fichiers avec Google Docs sur PC en tant que programme Office par défaut, en utilisant des applications pour créer des documents, des feuilles et des diapositives.
- Vous pouvez utiliser le programme Google Drive et Photos Backup pour PC et Mac pour synchroniser les documents téléchargés.
En plus d'être une application complète pour la rédaction de documents et la création de présentations et de feuilles de calcul, la suite Google Docs comprend des outils spéciaux et des fonctions très puissantes, parfois même absentes dans Office, ce qui en fait bien plus qu'une simple alternative, mais une option qui est importante à retenir en cas de besoin.
Ces fonctions découlent de l'intégration que Google fait avec ses nombreux produits en ligne, notamment la recherche et Google Drive, auxquels Google Docs est étroitement lié.
Bien que nous ayons déjà beaucoup parlé de ces applications Web, même avec un guide pour utiliser Google Docs et Google Drive, il vaut la peine de revenir sur le sujet avec les 10 meilleures fonctions et astuces spéciales trouvées dans Google Docs, pour effectuer certaines opérations sinon difficile ou impossible avec Office et des programmes similaires.
1) Écrivez verbalement
C'est l'une des meilleures fonctionnalités disponibles dans Google Docs, qui, grâce à la tacnologie de reconnaissance vocale Google très avancée et précise, permet à chacun d'écrire un texte ou un document simplement en le dictant verbalement.
La saisie vocale se trouve dans le menu Outils, vous oblige à utiliser Google Chrome et fonctionne très bien en italien.
Nous avons déjà parlé de cette fonction dans l'article sur la façon de dicter d'écrire des documents verbalement sur chaque ordinateur "de synthèse vocale".
2) Supprimer et lisser la mise en forme du texte
Si vous copiez et collez un texte à partir d'un autre fichier Word ou d'un site Web, cela inclut également la mise en forme, c'est-à-dire la police, la taille et tous les divers ajustements tels que le gras, l'italique et plus encore.
Pour supprimer la mise en forme d'un texte de Google Docs, sélectionnez simplement le texte, puis accédez au menu Format pour trouver l'option qui annule la mise en forme.
De plus, Google Docs dispose d'une option très utile pour standardiser la mise en forme du texte afin qu'il en soit de même pour l'ensemble du document.
Sans rien sélectionner, allez simplement dans Format > Styles de paragraphe > Texte normal > Mettre à jour le texte normal .
3) Ajoutez d'autres polices d'écriture
Google Docs fournit des centaines de polices (écriture de polices) pour écrire un document.
Dans le menu de sélection des polices, dans la barre d'outils supérieure, vous pouvez faire défiler la liste et appuyer sur Autres polices pour trouver toutes les polices Google avec aperçu.
4) Créez un document partagé super rapidement
Si nous devons travailler sur une feuille d'idées avec quelqu'un, si nous avons besoin d'une feuille d'inscription à partager avec beaucoup de gens, si nous voulons comme un tableau noir dans lequel écrire et commenter, alors nous pouvons facilement créer un document partagé, dans lequel tous les participants ils peuvent écrire.
Pour ce faire, créez simplement un nouveau document dans Google Docs, puis utilisez le bouton Partager pour autoriser la modification à celui qui le voit.
Vous pouvez ensuite permettre à toute personne disposant du lien de le partager (simplement en appuyant sur Obtenir le lien, puis en changeant de peut voir à peut modifier ) ou spécifier les personnes qui peuvent y accéder en utilisant leur adresse e-mail.
Sur un document partagé, vous pouvez appuyer sur le bouton en haut à droite du crayon pour passer du mode d' édition au mode conseils .
De cette façon, tout ce que vous écrivez ne modifie pas le document, mais devient une suggestion ou un commentaire que l'autre personne peut accepter ou rejeter.
Sur un document partagé, il est également possible d'attirer l'attention de quelqu'un en le marquant dans le commentaire, via le symbole @ ou le + suivi d'une adresse e-mail.
Cette personne recevra l'e-mail pour vérifier la modification ou le commentaire.
5) Insérer des liens vers d'autres parties de l'article telles que des signets
Pour les documents longs, l'ajout de signets vous permet de passer d'un point à un autre très rapidement.
En allant dans Insertion> Signet, vous pouvez ajouter un lien interne vers le document.
Une petite icône bleue sera ajoutée sur le bord gauche du document.
En cliquant sur l'icône bleue, vous pouvez ensuite cliquer avec le bouton droit sur le mot Lien pour copier le lien si vous souhaitez le partager, afin que vous puissiez ouvrir le document à ce stade.
Il est également possible de rappeler ce lien dans le document lui-même en créant un lien depuis le menu Insertion> Lien .
6) Mode Google Docs hors ligne
Il s'agit d'une fonctionnalité active depuis plusieurs années, faisant de Google Docs presque un programme installé sur votre PC, même sans connexion Internet.
Oui, ce mode, nous avons écrit un guide pour ouvrir les fichiers et documents Google Docs sans Internet, uniquement possible sur Chrome.
Lorsque le mode hors ligne est activé, vous pouvez afficher et modifier des documents, des feuilles, des diapositives et des dessins même sur un ordinateur sans Internet et les fichiers seront synchronisés la prochaine fois que vous vous connecterez.
7) Créez des substitutions automatiques de mots et de caractères
En allant dans Outils> Préférences, vous pouvez voir une liste des substitutions déjà définies, telles que des nombres avec des fractions, des flèches ou des mots TM pour dire des marques.
C'est un moyen plus rapide d'enregistrer et d'écrire ces caractères spéciaux qui ne se trouvent pas sur le clavier standard.
En plus de ceux déjà présents, il est possible d'ajouter des substitutions personnalisées pour que, si j'écris un certain acronyme, les caractères s'affichent automatiquement dans un autre style.
8) Trouvez la signification et la définition de chaque mot
Le dictionnaire Google est intégré à Google Docs.
En cliquant avec le bouton droit sur un mot, vous pouvez ensuite cliquer sur "Définir" pour ouvrir le dictionnaire sur le côté et connaître la signification, la définition, les synonymes de ce mot, sans quitter la page Google Docs.
9) Recherchez des mots, des phrases et des images sur Internet à partir de Google Docs
Vous pouvez également choisir l'option Explorer pour effectuer une recherche Google pour ce mot.
Tous les liens ouverts s'ouvriront dans un nouvel onglet et pourront être insérés dans le document à l'aide de la touche entre guillemets ( Quote ).
Notez que si vous recherchez un mot, vous pouvez également rechercher Google Images .
La beauté de cette fonction est que chaque image trouvée peut être glissée sur le document à l'aide de la souris, d'une manière ultra rapide et simple.
10) Historique des révisions pour revoir les modifications apportées
Si vous travaillez sur un document pendant une longue période et que vous apportez de nombreuses modifications, vous pouvez consulter toutes les modifications et ajouts effectués en allant dans le menu Fichier > Afficher l'historique des révisions .
Toutes les modifications apportées qui sont répertoriées dans l'ordre chronologique peuvent ensuite être rapidement réinitialisées pour annuler la modification.
Si vous y réfléchissez, vous pouvez toujours revenir à la modification la plus récente, sans aucun problème, car le choix d'une version précédente devient simplement une nouvelle modification dans la liste de l'historique des révisions.
En plus de ces 10 fonctions importantes, il convient également de mentionner, dans d'autres articles, que:
- Vous pouvez utiliser des extensions dans Google Docs comme celle pour créer rapidement la table des matières ou l'index du document, celle pour traduire un document dans d'autres langues, créer des listes à puces, utiliser un surligneur, ajouter une carte, ajouter une bibliographie et bien plus encore.
- Google Keep peut être intégré dans Google Docs pour importer les notes et les notes prises avec le téléphone portable dans les documents.
- Les applications peuvent être utilisées pour ouvrir des fichiers avec Google Docs sur PC en tant que programme Office par défaut, en utilisant des applications pour créer des documents, des feuilles et des diapositives.
- Vous pouvez utiliser le programme Google Drive et Photos Backup pour PC et Mac pour synchroniser les documents téléchargés.
