Le temps passe, de nouveaux systèmes de communication naissent et meurent, mais le principal depuis plus d'une décennie a toujours été le même, les e-mails. Aujourd'hui, cependant, même les services de réception d'e-mails diffèrent entre les services modernes et innovants, avec des options pour organiser le courrier de différentes manières et les services à l'ancienne, identiques à ceux d'il y a dix ans, sans aucune amélioration.
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Google Mail, appelé Gmail, est certainement le service de messagerie électronique le plus puissant et le plus complet via le Web.Par conséquent, pour ceux qui ont des difficultés à gérer le courrier entrant, nous verrons dans cet article quelques astuces importantes que vous devez savoir pour simplifier la gestion. de nouveaux e-mails reçus .
Il s'agit de mettre en place un système automatisé pour ranger le courrier car, vous savez, si vous laissez cette tâche entre les mains de l'utilisateur, malgré tous les efforts, vous finirez inévitablement par perdre la guerre avec désordre.
Pour automatiser la boîte de réception Gmail afin de ne pas avoir à vous soucier de perdre des e-mails et des messages importants, vous pouvez suivre ces 6 conseils, en utilisant les fonctions internes du site de messagerie Google.
Ceci est un recueil du guide complet de Gmail .
1) Utilisez des filtres et des étiquettes pour gérer automatiquement la réception des messages entrants .
J'en avais déjà parlé dans le passé dans un article de guide général pour créer des filtres de messagerie sur Yahoo Mail, Hotmail et d'autres services de messagerie, y compris Gmail.
Il est essentiel de savoir comment créer des filtres dans Gmail pour en créer de nouveaux à chaque fois que vous recevez un nouveau message dans votre boîte de réception qui n'est pas automatiquement catalogué.
Donc, si vous avez tous les messages reçus répertoriés par ordre chronologique, mais sans aucune différenciation, il est temps de créer des filtres et des étiquettes pour trier le courrier dans divers dossiers en fonction de l'expéditeur, du sujet ou d'autres critères.
En tant qu'étiquettes, les messages ne sont pas réellement déplacés de la liste générale de la boîte de réception, mais simplement filtrés et distingués dans le groupe, ce qui les rend plus faciles à trouver et à rechercher.
Les libellés sont répertoriés sur le côté gauche de la page dans le menu Gmail.
Lorsque vous recevez un nouvel e-mail dans votre boîte de réception qui n'a pas d'étiquette, ouvrez-le ou sélectionnez-le, puis appuyez sur le bouton d'étiquette, celui à côté du bouton " Autre " pour en créer un nouveau.
Idéalement, une étiquette devrait être appliquée à chaque message récurrent .
Par exemple, une étiquette est appliquée aux notifications Facebook, une autre étiquette est appliquée aux e-mails de newsletter Navigaweb, une autre aux messages de travail, etc.
Une fois que vous avez créé la nouvelle étiquette pour un message, pour vous assurer que tous les prochains entrants similaires à celui-ci sont automatiquement étiquetés de la même manière, ouvrez l'e-mail, appuyez sur le bouton " Autre " et, dans la liste déroulante, cliquez sur " Filtrer les messages de ce type ".
De cette façon, une règle est créée automatiquement et rapidement par laquelle, à tous les messages de la même adresse e-mail ou l'étiquette créée est associée.
Le filtre peut être modifié en choisissant un critère différent tel que, par exemple, s'il contient un mot spécifique dans le sujet ou s'il ne le contient pas ou si le message a une pièce jointe ou non.
Cliquez ensuite sur " Créer un filtre avec cette recherche " et choisissez l'action finale qui peut être, en fait, d'appliquer à ces messages une étiquette déjà existante ou choisie.
Dans le filtre, vous pouvez également choisir plusieurs actions simultanées parmi celles disponibles; par exemple, répondez par défaut, ignorez le message, marquez-le comme déjà lu ou comme important.
Par exemple, les e-mails purement informatifs qui n'ont pas besoin d'être ouverts et lus peuvent être ignorés et archivés, tandis que ceux des newsletters automatiques peuvent être marqués comme déjà lus et étiquetés uniquement pour les trouver en cas de besoin.
La création d'une réponse par défaut pour tous les messages reçus dans Gmail d'un certain type peut être le meilleur moyen d'alléger la charge de travail lorsqu'elle devient monotone ou de faire savoir à l'expéditeur que le message a été reçu et qu'il recevra une réponse bientôt.
Après avoir créé le filtre, il est important de se rappeler de mettre la croix sur l'option Appliquer le filtre également aux messages correspondants pour garantir que la règle est rétroactive et s'applique également aux messages déjà reçus dans le passé.
MISE À JOUR: les e-mails sur Gmail sont désormais organisés en onglets et catégories spéciaux
2) L'envoi ou la réception de pièces jointes sur Gmail avec Skydrive, Dropbox, Box et Google Drive est un excellent moyen d'empêcher les pièces jointes de prendre trop de place dans Gmail.
De plus, sans installer de plugins, comme vu dans l'actualité de décembre, avec Gmail vous pouvez envoyer des fichiers joints jusqu'à 10 Go.
3) Convertir les e-mails en activités d'agenda
L'une des choses les plus intéressantes à propos de Gmail est son intégration avec Google Tasts et Google Calendar.
Si vous ouvrez un e-mail, en cliquant sur le menu Plus en haut, vous pouvez choisir de créer une activité liée au message sélectionné .
Malheureusement, vous ne pouvez pas automatiser la création d'activités planifiées en fonction des e-mails, mais vous pouvez toujours créer un filtre et attribuer le libellé "activités possibles" aux nouveaux messages entrants.
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4) Distinguez les messages entrants en fonction de l'adresse e-mail de réception .
Il est important de noter que le filtre dans Gmail peut également être utilisé en distinguant les messages entrants en fonction de l'adresse e-mail à laquelle l'e-mail a été envoyé.
Ce type de filtre est utile, par exemple, si vous utilisez Gmail comme site où vous pouvez également recevoir des messages provenant d'autres boîtes aux lettres.
Encore mieux, vous pouvez utiliser cette option de filtre avec des alias Gmail .
Pour une adresse Gmail, il existe des alias infinis .
Par exemple, si l'adresse e-mail était , les alias sont
Par exemple, il peut être indiqué comme adresse Facebook ou il peut être donné comme adresse professionnelle .
Dans d'autres articles, d'autres astuces pour garder votre boîte de réception propre et organisée :
- Se désinscrire des newsletters et e-mails automatiques
- Filtres automatiques pour les mises à jour sociales, les alertes et les newsletters
- Guide de recherche de courrier avancé dans Gmail
