Quiconque travaille ou travaillera dans une entreprise ou pour un projet de conseil de quelque nature que ce soit, pourrait être délégué pour rédiger le procès-verbal des réunions . En règle générale, cette tâche est confiée aux plus jeunes, mais il n'est pas dit que même le consultant ou le chef de projet le plus expérimenté peut avoir un tel besoin.
Chaque fois qu'une réunion a lieu, il est nécessaire de conserver une documentation précise de ce qui a été discuté et décidé, indiquant quelles mesures seront prises dans les prochains jours.
Une fois (enfin, encore aujourd'hui) les procès-verbaux ont été écrits avec un stylo et du papier, puis ils ont été copiés dans une belle copie sur l'ordinateur pour les partager avec tous les participants à la réunion.
Aujourd'hui, le consultant ou l'employé moderne écrit les minutes directement sur l'ordinateur, ou plutôt sur un iPad à écran tactile.
A cet effet, une application web très utile est sortie qui rend la rédaction des procès-verbaux plus professionnelle, plus rapide et plus claire .
Minutes.io est un site gratuit avec une interface conçue pour rédiger des minutes de réunion et les partager facilement avec d'autres personnes .
L'application est vraiment simple et fournit une feuille de texte bien formatée avec quelques champs où vous pouvez écrire les participants à la réunion, la date et le lieu où elle a lieu.
Vous pouvez modifier le titre et écrire le jour de la semaine en italien sous la forme que vous souhaitez.
Sous le titre, il y a une sorte de tableau où vous pouvez écrire les minutes sous la forme d'une programmation organisée et claire.
Pour chaque élément du rapport, la typologie peut être précisée dans le premier champ: si c'est quelque chose de décidé, si c'est quelque chose à faire, si c'est de l'information ou si c'est une idée.
Le deuxième champ est celui où décrire ce qui est dit, décidé ou voté.
À droite, vous pouvez écrire, pour chaque point de l'ordre du jour qui va constituer le procès-verbal, le nom de la personne qui est intervenue ou qui a voté et, éventuellement, la date fixée au cas où il y aurait quelque chose à faire.
Il existe également plusieurs automatismes: la date est entrée automatiquement et les participants sont identifiés par une lettre.
Une fois le rapport terminé, vous pouvez appuyer sur la touche V en haut à gauche, le relire et, à nouveau à l'aide des boutons Minutes.io, l' envoyer par e-mail ou imprimer le rapport .
Un lien est également généré pour chaque rapport afin que vous puissiez toujours le lire sur Internet.
L'application a été faite en JavaScript et non en Flash donc elle fonctionne très bien aussi sur iPad.
Même si Minutes.io ne vous permet pas de modifier le cadre graphique du rapport, il intègre toutes les caractéristiques pour rédiger un rapport de manière professionnelle: écrire pour ceux qui n'étaient pas là, seulement les choses importantes, avec une forme claire, un résumé et échelle établie en séquence, où les décisions prises à partir d'informations et d'idées génériques sont distinguées.
