Quel que soit l'ordinateur que vous utilisez pour le travail, Windows ou Mac, les chances d'utiliser Microsoft Word sont très élevées. Microsoft Word peut sembler un programme simple à première vue, mais il est d'une complexité énorme, avec des dizaines de fonctionnalités parfois évidentes, beaucoup plus souvent cachées de la recherche dans les différents menus d'options.
Les manuels Word extrêmement ennuyeux, cependant, partent des bases pour expliquer quelles fonctions. ils ne seront probablement jamais utilisés dans la vie.
Pour essayer d'être aussi essentiel que possible, nous voyons ici les fonctions spéciales les plus utiles de Microsoft Word qui valent la peine d'être connues et toujours utilisées, à la fois pour ceux qui ne travaillent qu'occasionnellement et pour ceux qui l'utilisent tous les jours.
Ce sont des fonctionnalités qui ne sont pas cachées comme des tours secrets, mais qui ne sont expliquées nulle part, sauf si elles ont été étudiées dans des manuels spécifiques.
1) Mettez en surbrillance le texte de la colonne ou un champ carré
Si vous devez apporter une modification à une feuille, peut-être au formatage ou au caractère uniquement d'une colonne de texte, par exemple les initiales de chaque ligne, vous devez sélectionner le texte avec la souris tout en maintenant la touche Alt enfoncée (la touche Option pour Mac) .
En cliquant, en faisant glisser la souris, nous pourrons également dessiner une boîte dans le document mettant en évidence tous les caractères de cette boîte.
De cette façon, par exemple, vous pouvez colorer le texte au centre d'une feuille.
2) Remplissez automatiquement un document vide avec du texte auto-généré
Si vous avez juste besoin d'ajouter des mots pour remplir un document avec du texte aléatoire, dans Word, vous pouvez l'écrire où vous voulez commencer: = rand () .
Si vous voulez écrire plusieurs paragraphes du texte généré, écrivez = rand (2) ou le nombre que vous voulez également = rand (10) pour 10 paragraphes.
3) Calculatrice dans Word
Si vous souhaitez effectuer une opération mathématique à la volée dans Word sans avoir à ouvrir la calculatrice, ajoutez-la simplement dans le menu Fichier -> Options et dans la barre d'accès rapide, accédez à toutes les commandes et cliquez sur le bouton Calculer .
Après l'enregistrement, vous verrez un cercle gris en haut de la fenêtre Word.
Si vous mettez en surbrillance une opération ou une équation dans le document, cliquez sur ce cercle pour trouver le résultat en bas de la fenêtre.
Cette fonctionnalité ne semble pas être disponible sur Mac.
Sous Windows, si vous voulez quelque chose de plus, vous pouvez installer le plugin Mathématiques pour résoudre des calculs avec des graphiques sur Word.
4) Mettez en surbrillance une phrase entière en un seul clic
Cliquer et maintenir pour sélectionner du texte n'est jamais le meilleur moyen.
Il est préférable de maintenir la touche CTRL enfoncée et de cliquer sur un mot pour mettre une phrase en surbrillance (sur Mac, maintenez la touche Commande enfoncée).
5) Voir les changements récents
Appuyez sur Maj-F5 pour faire défiler les parties récemment modifiées du document.
Si vous rouvrez le document, il est désactivé
6) Écrivez du texte à des points aléatoires sur la feuille
Vous pouvez utiliser Word comme s'il s'agissait d'un tableau noir pour insérer facilement du texte n'importe où sur la page.
Pour ce faire, double-cliquez n'importe où sur la page pour commencer à écrire.
Word insère automatiquement les retours chariot (ceux qui se font avec la touche Entrée ) et les deadlifts (ceux qui se font avec la touche TAB ) et les cases pour l'écriture.
7) Mise à jour automatique de la date et de l'heure
Parfois, un document peut être utilisé plusieurs fois et vous souhaitez que la date et l'heure écrites changent automatiquement lors de la mise à jour.
Pour permettre à Word de mettre à jour la date automatiquement, accédez à l'onglet Insérer, cliquez sur le bouton Date et heure .
Dans la fenêtre qui apparaît, cochez la case " Mettre à jour automatiquement" dans le coin inférieur droit.
Maintenant, la date sera automatiquement mise à jour chaque fois que vous ouvrez (ou imprimez) le document.
8) Changez les majuscules et les minuscules de la manière la plus simple
Vous pouvez facilement faire n'importe quelle lettre ou mot de n'importe quel texte en minuscule en un clic, si vous voulez convertir le texte en lettres minuscules, ou MAJUSCULE, mettre en surbrillance le texte, allez dans l'onglet Accueil, cliquez sur le menu déroulant " Aa "à côté du menu police et taille.
Sur un Mac, cette option est disponible dans le menu Format -> Modifier la capitalisation .
9) Afficher les personnages cachés
La base du formatage dans Word se compose de caractères masqués.
Les espaces, les retours chariot, les sauts de ligne sont, pour Word, comme des caractères normaux qui ne sont évidemment pas visibles.
La meilleure façon de voir ce qui se passe sur un document et de comprendre sa mise en forme est de rendre visibles toutes les marques invisibles.
Pour ce faire, appuyez sur les touches Ctrl-Maj-8 (sur un Mac Command-8 ).
LIRE AUSSI:
- Guide des styles, sections et paragraphes dans Word et préparation du document
- 10 astuces de formatage de texte avec Microsoft Word
10) Remplacez les caractères invisibles et spéciaux
La fonction "Remplacer" de Word située sur l'onglet Accueil> Modifier> Autre n'est pas seulement utilisée pour rechercher / remplacer des mots, mais aussi des caractères spéciaux et des caractères invisibles et cachés.
Par exemple, vous pouvez rechercher / remplacer les retours chariot en entrant ^ p dans le champ de recherche / remplacement.
Si vous souhaitez remplacer tous les doubles espaces entre les paragraphes pour les remplacer par un seul espace, vous pouvez mettre nécessaire de saisir ^ p ^ p dans Rechercher et d'insérer un seul ^ p dans " remplacer par: ".
D'autres codes utiles à rechercher sont les espaces créés avec l' onglet ^ t, n'importe quel chiffre : ^ #, n'importe quelle lettre : ^ $ n'importe quel espace : ^ w .
Les codes de caractères spéciaux sont visibles dans le menu déroulant Spécial sur le même écran.
11) Remplacer les styles et la mise en forme
Une autre chose intéressante que vous pouvez faire avec la fonction Remplacer est de changer la mise en forme d'un caractère à un autre sans avoir à sélectionner manuellement le texte.
Par exemple, si vous voulez changer tout le texte écrit en rouge en texte écrit en noir, cliquez dans la section " Rechercher quoi: ", développez le menu des formats, allez dans Police et choisissez la couleur rouge.
Faites de même dans " Remplacer par: " et choisissez noir.
Cela vous permet de rechercher / remplacer pratiquement n'importe quel attribut de mise en forme de texte, y compris les marges, les polices et l'espacement des lignes.
12) Statistiques de texte et contrôle de lisibilité
Word peut vous dire à quel point un texte écrit à travers un index de lisibilité spécial appelé Gulpease est bon.
En pratique, le niveau de compréhension du texte par le lecteur peut être jugé automatiquement.
Sélectionnez Outils> Options> Orthographe et grammaire et cochez la case Afficher les statistiques de lisibilité
À ce stade, après avoir cliqué sur OK, pour terminer le processus, vérifiez l'orthographe.
Un panneau récapitulatif donnera toutes les statistiques et la mesure de lisibilité.
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