Combien de fois avons-nous dû remplir manuellement les lettres, les étiquettes ou les invitations avec des informations différentes sur chacun d'eux: fondamentalement, nous devons reproduire le modèle de lettre ou d'étiquette sur toute la feuille (données fixes) et remplir chacun avec le différentes données à saisir (données flexibles). Cette opération peut être très fastidieuse et répétitive, mais heureusement, les programmes utilisés pour l'écriture et la gestion des données nous donnent un coup de main avec le publipostage, ce qui nous permet de répliquer des données flexibles dans des modèles créés avec des données fixes, de manière à générer d'un seul coup tous les tickets, lettres ou étiquettes avec toutes les données nécessaires. Nous voyons dans ce guide comment faire du publipostage sur Word, Excel et LibreOffice, vous pouvez donc choisir de temps en temps le meilleur programme pour le faire sur notre ordinateur.
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Comment faire du publipostage
Si nous devons créer de nombreuses impressions avec des données fixes et des données flexibles, il suffit de lire les chapitres suivants pour pouvoir atteindre l'objectif sans avoir à écrire manuellement toutes les données, ce qui accélère considérablement l'impression des lettres, des tickets, des étiquettes, etc.Comment faire du publipostage avec Word et Excel
Pour créer un publipostage, nous commençons à écrire la partie fixe de notre document sur Word: nous pouvons obtenir de l'aide dans la réalisation des modèles proposés par le programme Office, afin d'avoir une base à partir de laquelle commencer.
Une fois la partie "fixe" terminée, nous devons indiquer les impressions de fusion sur le document, c'est-à-dire les parties à remplir avec des données flexibles. Cliquez en haut sur le menu Lettres, puis cliquez sur Démarrer le publipostage -> Mail Merge Wizard .
Une barre latérale s'ouvrira à droite du document où nous serons guidés dans la création du publipostage: nous sélectionnons le type d'impression à réaliser ( Lettres, E-mails, Enveloppes, Étiquettes ou Liste ), nous appuyons sur Suivant, nous sélectionnons Utiliser le document actuel ou Modifier la mise en page du document (le programme générera les champs à remplir par lui-même), appuyez de nouveau sur Suivant et, dans la section suivante, sélectionnez Créer une nouvelle liste pour générer des données flexibles.
Pour plus de commodité, nous pouvons également utiliser Excel, beaucoup plus approprié pour générer des données pour le publipostage; laissant le document Word suspendu pendant un moment, nous ouvrons Excel et commençons à insérer les données à utiliser pour le publipostage dans les différentes lignes et colonnes.
Dans ce but, nous pouvons également créer un tableau simple, afin de rendre tout aussi ordonné que possible et de faciliter la tâche une fois de retour dans Word.
Une fois le document Excel avec des données flexibles créé et la feuille de calcul enregistrée, revenons au document Word et, dans la barre latérale, allons à la section de sélection des données afin que nous puissions appuyer sur le bouton Parcourir .
Une fenêtre va s'ouvrir, où il suffit de sélectionner le document Excel créé précédemment; après cela, le programme nous demandera si nous voulons utiliser la table actuelle ou si nous voulons sélectionner manuellement les données à utiliser.
De cette façon, nous créerons les destinataires du publipostage, qui apparaîtront dans la fenêtre dédiée.
Tout ce que nous avons à faire est de vérifier la saisie des données et enfin de cliquer sur OK .
Pour conclure il faudra cliquer sur Suivant dans la barre de droite, choisir la disposition des étiquettes générées par les données (attention à les faire coïncider avec la partie que l'on veut remplir par les données flexibles!), Appuyer à nouveau sur Suivant, vérifier les enveloppes une par une, les lettres ou étiquettes générées par Word et enfin s'imprimer sur le dernier écran avec la touche Imprimer (après avoir appuyé une dernière fois sur Suivant ).
Si nous ne sommes pas satisfaits du résultat, nous pouvons également modifier les étiquettes individuelles, les lettres ou les enveloppes créées à l'aide du bouton Modifier les étiquettes individuelles, présent dans le dernier écran de l'assistant.
Comment faire du publipostage sur LibreOffice
Si nous n'avons pas la possibilité d'utiliser Microsoft Office sur notre ordinateur, nous pouvons toujours installer la suite LibreOffice gratuite, avec laquelle nous pouvons effectuer le publipostage (appelé ici impression en série).Nous ouvrons le programme LibreOffice Calc et insérons toutes les données flexibles à utiliser dans l'impression de la série suivante, en prenant soin de les commander dans un tableau.
Enregistrez la feuille de calcul et ouvrez le programme LibreOffice Writer, commencez à écrire ou à créer le modèle fixe à utiliser pour le publipostage, puis ouvrez le menu Outils et cliquez sur l'élément Assistant d'impression en série .
Depuis cet écran, nous pouvons choisir de commencer à partir du document déjà ouvert ou de télécharger un autre document ou un modèle téléchargé depuis Internet ; une fois que vous avez fait votre choix, nous appuyons sur Suivant, nous choisissons de créer une lettre ou un e-mail et nous appuyons à nouveau sur Suivant pour nous retrouver dans l'écran le plus important, où nous pouvons insérer le bloc d'adresses.
Maintenant, cliquez sur Sélectionner la liste d'adresses et, dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Ajouter pour pouvoir ajouter la feuille de calcul créée précédemment avec Calc (en particulier le tableau croisé dynamique créé pour trier les données).
Une fois les données flexibles chargées, appuyez sur Autre pour choisir le format de données, puis sélectionnez Combiner les champs pour pouvoir choisir les données à utiliser dans le format choisi.
Maintenant, nous appuyons sur OK, nous vérifions si tous les documents générés contiennent les données que nous avons téléchargées, puis nous appuyons à nouveau sur Suivant, nous choisissons la forme de salutation la plus appropriée, nous appuyons à nouveau sur Suivant et nous ajustons la disposition des données dans le document, afin que nous puissions prévisualiser le résultat final.
Nous reviendrons sur le document Writer, cette fois divisé en autant de documents qu'il y a d'impressions à faire (nous verrons une nouvelle barre d'outils apparaître en haut). Pour démarrer le processus d'impression, appuyez simplement sur l'icône Imprimer les documents composés .
conclusions
Le publipostage peut être très utile au bureau lorsque nous devons envoyer un seul document à plusieurs personnes et, en fait, nous ne devons modifier que le message de bienvenue, l'en-tête et les salutations finales sur chacun. Il peut également être très utile à la maison pour faire des invitations de mariage, des invitations spéciales ou des billets personnalisés pour chaque invité: en suivant les étapes que nous avons illustrées, nous pourrons fusionner en utilisant Word et Excel (disponibles sous forme de programmes payants) et LibreOffice (disponible gratuit).Nous ne savons pas comment créer des étiquettes sur Word "> Comment créer des étiquettes avec Word.
Si au lieu de cela nous devons faire une facture avec Excel, nous vous invitons à lire notre article Comment créer une facture avec Excel, à partir de zéro, simple et personnalisé .
En dernière lecture, nous vous conseillons de consulter Comment imprimer des cartes de visite avec Word ou LibreOffice, très utile si nous avons besoin de nombreuses cartes de visite avec des données fixes.
