Pour comprendre comment Microsoft Access fonctionne et ce que c'est, vous devez également comprendre le concept de base de données. Access est l'un des principaux programmes de la suite Microsoft Office, donc, qui a Word, Excel et Powerpoint, a sûrement aussi Access même s'il ne l'a jamais utilisé.
Le problème avec Access est que lorsque vous l'ouvrez, vous ne comprenez pas quoi faire.
Bien qu'Excel soit assez clair à première vue, Access s'ouvre à la place vide et même si vous pouvez commencer à travailler avec l'un des modèles prédéfinis, vous restez déplacé par sa diversité par rapport aux autres logiciels Office.
Microsoft Access 2007 ou 2010 n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître à première vue, pour certains, il est encore plus facile qu'Excel, seulement qu'il doit être utilisé dans un but spécifique et nécessite une préparation préalable.
Créer une base de données signifie créer un enregistrement de données, c'est-à-dire une série de tableaux, peut-être liés entre eux, qui peuvent être une liste de personnes, de produits, d'objets, de sommes d'argent, etc.
En effet, Access vous permet de créer votre propre programme personnalisé de gestion de ces données, de les insérer rapidement et de pouvoir les traiter, les filtrer et les étudier facilement.
Impossible d'expliquer comment Access est utilisé dans un seul article; sur ce programme aux possibilités infinies, des manuels plus ou moins complexes ont été écrits.
Ce court billet préliminaire vise uniquement à souligner qu'avec Access vous pouvez également gérer les tables d'un restaurant, les chambres d'un hôtel ou même les dépenses de votre entreprise, les factures émises ou reçues, les livres d'une bibliothèque, le liste des CD et tout autre type de données.
Apprendre Access à la maison pourrait initialement être un travail fastidieux, mais je peux vous assurer que la compréhension d'Access peut apporter de larges opportunités d'emploi (peu de gens sont bons à Access) et peut faciliter n'importe quelle activité sur l'ordinateur.
Microsoft Access est un SGBDR ( système de gestion de base de données relationnelle ), c'est-à-dire une base de données relationnelle, dans laquelle les données sont liées entre elles par des relations de dépendance .
Il n'est pas idéal pour les grandes bases de données qui nécessitent différents programmes, mais c'est le logiciel de base de données le plus simple, gratuit (dans le sens où il est inclus avec Excel Word et Powerpoint) et fonctionne également bien avec 10 utilisateurs simultanés.
La principale différence avec Excel est que dans les tables Access, vous devez entrer des données brutes et non des calculs mathématiques comme cela se produit dans Excel.
Essayez ensuite d' ouvrir Access à partir du menu Démarrer de Windows et de créer une nouvelle base de données vide en lui donnant un nom.
Dans Access, les modifications structurelles doivent être enregistrées mais les données sont automatiquement enregistrées lors de leur saisie.
La première chose à faire est de créer une table, un élément de base qui fonctionne comme une feuille de calcul normale où, cependant, il est important non pas tant d'insérer les données que de spécifier les colonnes.
En cliquant avec le bouton droit, vous accédez à la structure de la table où vous pouvez spécifier les propriétés de chaque champ.
Chaque table doit avoir une clé primaire qui peut être le compteur normal ou une autre valeur numérique incrémentielle, les doublons n'étant pas autorisés.
La planification nécessite de créer autant de tableaux pour le nombre d'éléments différents .
Par exemple, si vous souhaitez organiser votre propre bibliothèque de livres, vous pouvez créer un tableau avec les titres, un pour les auteurs, un pour les catégories et un avec les années de publication.
Séparer les différents éléments, en gardant à l'esprit qu'ils peuvent être connectés, vous permettra alors de créer des filtres ou des requêtes beaucoup plus flexibles.
Les tables d'accès peuvent être liées entre elles, reliant les valeurs d'une colonne à celles d'une autre table.
Vous pouvez ensuite créer un tableau général qui résume les relations entre les éléments.
La véritable liste de livres enregistre les valeurs "Recherche" des autres tableaux, en reliant à chaque titre, un auteur, l'année et la catégorie spécifique.
Ce n'est pas dans la vue tableau que les champs doivent être remplis: contrairement à Excel, vous pouvez créer un masque qui devient l'interface du programme créé.
Un masque est une fenêtre conçue de manière personnalisée, où apparaissent les champs à remplir pour une insertion rapide.
Pour revenir à l'exemple des livres, vous pouvez créer un masque pour insérer un nouveau titre, puis son auteur, l'année et la catégorie, en choisissant ces valeurs dans la liste déjà créée ou en insérant un nouveau nom dans d'autres masques connectés).
Après avoir créé certaines tables, vous pouvez créer des requêtes ou des filtres pour extraire des valeurs particulières des différentes tables .
Dans Access, il existe un assistant pour créer des requêtes qui seraient autrement difficiles à comprendre.
Les rapports sont des feuilles statiques dans lesquelles il est possible de tirer les sommes des données insérées dans les tableaux, de voir des graphiques ou des pages de synthèse également à publier sur un site Internet.
Les macros et modules sont la partie la plus complexe d'Access, où il est possible de définir des automatismes entre les valeurs afin de rendre l'insertion encore plus rapide, d'intégrer Access à d'autres programmes et de donner une plus grande rigidité à la base de données, en imposant des règles.
Ce qu'il est important de comprendre à propos d'une base de données Access, c'est la façon dont le programme pense: les tables sont la base de données, vous devez créer de nombreuses tables pour chaque type d'enregistrement qui peuvent ensuite être agrégées ensemble, filtrées avec des requêtes et insérées par des masques .
Pour apprendre Access, il serait préférable de télécharger un cours illustré et interactif.
Des sites comme HTML.it ont des guides pour démarrer avec Access.
Le guide en ligne le meilleur et le plus mis à jour en italien sur Access 2010 et Access 2007 est cependant celui du site Microsoft qui offre un aperçu général très détaillé.
