On s'attend toujours à des coûts élevés pour faire fonctionner une entreprise ou organiser un projet, ou on pense qu'elle doit se contenter de programmes gratuits difficiles à utiliser ou de faible niveau et limités en fonctions. Au lieu de cela, il existe des solutions, bon marché à des niveaux ridicules mais, surtout, absolument fonctionnelles à un niveau professionnel.
A cette occasion, j'ai pensé à décrire l'une de ces solutions pour créer un tableau de bord d'entreprise accessible en ligne, facile à mettre en œuvre et adaptable à toute réalité commerciale à petite échelle, pour l'organisation de studios professionnels, pour le conseil et les projets de tout type.
En attendant, en tant que méthodologie de travail, je voudrais signaler le GTD et les nombreuses applications qui le supportent.
Se référant à d'autres discussions plus approfondies, l'examen de cette méthodologie, je mentionne seulement que GTD est pour Getting Things Done est basé sur le fait de faire les choses activement, libérant l'esprit de se souvenir et de concentrer le travail sur le faire.
La plate-forme de gestion que je recommande d'essayer d'approfondir pour sa facilité d'utilisation et pour la force et le potentiel de ce qu'elle offre est G Suite .
G Suite (anciennement Google Apps) est devenu un programme de gestion d'entreprise payant complet qui comprend Gmail, Google Agenda, Google Drive et Google Sites, avec un domaine personnalisé .
Vous pouvez donc intégrer toutes les ressources nécessaires pour travailler ou gérer un projet sous votre nom et ainsi avoir un serveur de messagerie, un calendrier pour organiser le travail et, surtout, un site web, que vous pouvez facilement créer vous-même en une demi-journée.
G Suite, pour le plus grand plaisir de ceux qui souhaitent faire des économies, est un véritable tableau de bord d'entreprise qui coûte 40 euros par an.
La plus grande valeur de G Suite est représentée par la plate-forme de messagerie avec des adresses personnalisées et celle pour la création de sites Web avec Google, un tableau de bord central pour gérer l'organisation et exécuter des projets.
Google Sites peut également être utilisé gratuitement, sans même payer le nom de domaine, avec un simple compte Google même si, dans ce cas, vous n'auriez pas l'avantage d'avoir un site à votre nom comme www.ristorante.com mais du type sites .google.com / site / restaurant.
Dans un autre article, vous découvrirez comment créer un site commercial et professionnel avec Google Sites .
Si vous choisissez, comme conseillé, de continuer avec G Suite après l'essai gratuit, vous pouvez remplir le contrat avec vos données personnelles, payer avec Google Wallet par carte de crédit également prépayée puis terminer le processus de configuration du domaine et du site web.
Après un court instant, dans une demi-heure, il sera en ligne et déjà accessible depuis le monde entier.
Le tableau de bord du tableau de bord G Suite est très intuitif et facile à comprendre.
Les services actifs sont répertoriés dans le tableau de bord: les e-mails, les sites, le calendrier et les documents sont les plus importants.
La messagerie électronique vous permet d'enregistrer des adresses électroniques avec le domaine choisi et avec un programme identique à Gmail;
Sites est utilisé pour créer le portail Web;
Calendrier pour gérer les délais et les rendez-vous avec un calendrier commun à toute l'organisation.
Docs vous permet de travailler sur des documents Word, Excel, Powerpoint également en collaboration et fournit un espace pour stocker des fichiers.
Si vous cliquez sur chacun d'eux, vous accédez aux paramètres relatifs au service où vous pouvez configurer l'adresse Internet avec laquelle y accéder et où il y a des instructions très détaillées pour l'activation initiale et tout en italien.
Dans les outils avancés, en plus de pouvoir télécharger un client de bureau pour gérer G Suite, il existe également des outils pour migrer le courrier et télécharger des courriels depuis un programme tel que Microsoft Outlook vers Gmail.
Dans le panneau utilisateur, vous pouvez définir les adresses e-mail des autres collaborateurs.
En plus du calendrier Google, pour organiser les engagements et les rendez-vous partagés entre les collaborateurs et les membres du projet, le point focal de la plateforme, comme mentionné, est Google Sites où vous pouvez créer le premier projet et intégrer tout le reste .
Clairement, G Suite n'est pas la seule alternative pour créer un tableau de bord d'entreprise qui peut être géré en ligne à des coûts négligeables.
Google, cependant, vous permet de ne pas vous soucier de la maintenance du serveur et des mises à jour de sécurité et il existe une grande communauté d'utilisateurs auprès de laquelle vous pouvez trouver de l'aide et du support pour l'utilisation des outils.
Ce n'est pas sans défauts et, probablement, quelqu'un souffrira de l'énorme simplification, du fait qu'il n'y a pas d'accès au code source, que la gestion des permissions est très limitée (ou tout ou rien), que la sauvegarde n'est que manuelle .
Une alternative à la hauteur, tant du point de vue de la facilité que de l'efficacité, est Zoho, un nom moins connu de Google qui n'a rien à envier en tant que suite de gestion.
