Ce n'est pas une réponse automatique, c'est simple, elle est dans les options de n'importe quel service ou programme de messagerie et peut être configurée avec des filtres, en mdo qui, en fonction de l'expéditeur et du sujet, reçoivent déjà une certaine réponse préconfiguré. Dans ce cas, il s'agit de créer des modèles de messages à utiliser comme réponses prédéfinies mais variables.
La zone est certainement celle de travail, où peut-être vous recevez des e-mails de confirmation ou où vous devez demander des emplois ou des tâches aux centres de support, toujours en utilisant la même formule formelle .
Le logiciel qui crée des modèles de messages ou "fac-similés" peut être une alternative très avantageuse pour éviter de réécrire à chaque fois les mêmes choses, afin d' automatiser le processus d'écriture des messages .
Typiquement, pour de telles opérations, on prépare un fichier texte qui agit comme un fac-similé, dans lequel seul le nom du destinataire et peut-être quelques autres données changent.
Dans ce cas, un générateur de télécopie est obtenu qui peut atteindre même un niveau de détail très profond.
Par exemple, vous pouvez ajouter différentes introductions, différentes formules de courtoisie, différentes formes de salutations, etc., à utiliser en fonction du destinataire du message ou du sujet.
Une lettre pourrait être générée simplement en sélectionnant les points pré-écrits et en les adaptant au cas spécifique .
Une fois créé, le programme vous permet de les assembler avec une interface simple composée de boîtiers de commande et de boîtiers radio.
Le programme Form Letter Machine permet donc d'écrire des lettres et des e-mails en mélangeant des notes déjà écrites.
Il est utile pour les personnes qui doivent régulièrement envoyer des e-mails similaires, qui incluent différents composants dans différentes circonstances.
De cette façon, il est possible de composer un message en faisant un collage entre différents morceaux de texte et entre des paragraphes déjà écrits, chacun personnalisé pour un type de réponse spécifique.
Le programme est initialement en anglais mais donne la possibilité de tout personnaliser en allant dans l'élément de menu " Edit Configuration Tree ".
De là, vous pouvez définir les différentes catégories afin d' organiser différents types et formules de «télécopies» indiquant quand et dans quel but elles doivent être utilisées.
C'est pratiquement comme créer des procédures d' écriture guidées, pour elles-mêmes ou pour soutenir la formation d'autres personnes.
Un aperçu du message peut être vu en temps réel au centre de la fenêtre et vous permet de voir comment il est composé.
Pour une utilisation plus avancée, le programme prend également en charge les variables définies par l' utilisateur, de sorte que vous pouvez rapidement personnaliser le modèle avec un nom ou d'autres données spécifiques.
Parmi les variables préconfigurées, il y a les variables temporelles, date, mois, jour, heure, année, etc. qui sont basées sur l'horloge de l'ordinateur.
Par exemple, si vous regardez l'exemple de message qui apparaît la première fois que vous ouvrez le programme, vous remarquerez l'incipit avec "Dear% Name%" écrit dessus.
En haut, vous pouvez remplacer la variable Nom par le nom à utiliser réellement.
Une fois le message configuré, appuyez simplement sur le bouton "Copier dans le presse-papiers" en bas, puis ouvrez votre client de messagerie et collez le texte copié.
Form Letter Machine est un programme gratuit pour Windows, très simple, adapté à ceux qui travaillent beaucoup avec des e-mails et à usage professionnel.
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