Lorsque vous devez signer un document à envoyer par e-mail ou numériquement, ce que vous faites habituellement est de l'imprimer, de le signer, puis de le numériser à nouveau à l'aide d'un scanner. Ce processus est toujours très lourd, prenant beaucoup de temps entre une signature et une autre. Aujourd'hui, il existe un moyen beaucoup plus rapide de signer des documents, à l'aide de programmes et d'applications très efficaces, faciles à utiliser et absolument sécurisés.
Nous pouvons mettre ces types de signatures même si le document est un PDF non modifiable et non remplissable, en ajoutant la signature dans les zones de texte.
Nous découvrons dans ce guide tous les programmes et applications à utiliser pour signer des PDF et des documents importants, en évitant d'imprimer et de numériser les feuilles.
Cette signature électronique a une valeur juridique comme si nous avions effectivement signé le document, mais pour être certifié, vous devez avoir une identité numérique certifiée (SPID).
Applications et sites Web pour signer des documents
Les sites Web et applications Web suivants peuvent être utilisés gratuitement, à partir du PC et du smartphone1) HelloSign qui fonctionne comme un site Web ou une application pour iOS et Android, excellent pour numériser des documents avec l'appareil photo ou importer un fichier, que vous pouvez ensuite modifier, remplir ses champs, ajouter une signature et les exporter au format PDF. Les signatures émises via HelloSign sont juridiquement valables. L'application s'intègre à Google Drive, Google Docs, G Suite, Dropbox, Box, une série de CRM et d'autres applications. Votre forfait gratuit est limité à 3 documents par mois.
2) DottedSign, application web pour iPhone et Android, vous permet de signer des documents même en les travaillant en collaboration avec d'autres personnes. Vous pouvez suivre l'état des documents et une fois prêts, ils seront disponibles en téléchargement au format PDF. L'ensemble du processus est protégé par un système de cryptage. Le forfait gratuit limité à trois documents par mois.
3) SignRequest est une autre solution pour signer des documents en ligne. Ce service est entièrement basé sur le Web et offre la possibilité de travailler en collaboration. Vous pouvez créer des modèles, des comptes personnalisés, travailler avec d'autres utilisateurs et envoyer des documents en masse. S'intègre aux applications de Google, Slack, Salesforce et d'autres alternatives. Le plan gratuit est limité à 10 documents par mois. Nous avons parlé de ce service en ligne dans l'article sur la signature numérique en ligne des documents et contrats rédigés à la main sur PC et téléphones portables.
4) DocHub est un outil Web pour signer et éditer des documents PDF. Il s'intègre à Gmail, Google Drive et Dropbox et vous permet également de générer un lien à partir de l'application pour partager facilement chaque document. Le forfait gratuit vous permet d'avoir une limite de 5 documents par mois et 2000 documents par compte.
5) SignOnDoc est un autre service de signature de PDF et de documents en ligne, avec un plan gratuit de 6 documents par jour.
Signer des documents sur un PC Windows
Adobe Reader vous permet de signer chaque PDF de manière très simple.
Nous ouvrons le célèbre programme Adobe, puis cliquons en haut sur l'onglet Outils ; parmi ceux-ci, nous devrons cliquer sur l'outil Remplir et signer .
Dans l'éditeur, nous cliquons sur Sélectionner un fichier pour charger le document à signer, nous recherchons la zone de texte, nous cliquons dessus et nous sélectionnons Signature pour créer la signature personnelle.
À ce stade, nous pouvons écrire en italique à main levée à l'aide de la souris (très difficile), en utilisant le doigt sur le trackpad de l'ordinateur portable (plus précis mais toujours difficile) ou vous pouvez choisir de télécharger la signature sous forme d'image (beaucoup plus confortable).
Dans le cas où nous voulons utiliser l'image de signature, obtenons une feuille de papier, la signons, la cadrons avec la webcam de l'ordinateur ou avec l'appareil photo du téléphone portable et prenons une photo de la signature.
L'image peut être téléchargée sur le PC et stockée dans Adobe Reader DC.
De cette façon, vous ne pouvez pas vous tromper et vous n'avez pas à écrire la signature à l'aide de la souris, ce qui est difficile et très imprécis.
La signature ne doit être photographiée qu'une seule fois et est ensuite enregistrée sur l'ordinateur sans avoir besoin d'utiliser les services cloud d'Adobe.
Pour signer des documents Word (.doc et .docx), utilisez simplement le programme homonyme inclus dans la suite Microsoft Office (payant) ou, alternativement, utilisez la suite bureautique gratuite LibreOffice.
Signer des documents sur Mac
Sur un Mac, il n'est pas nécessaire d'installer Acrobat DC (cependant disponible ici ), utilisez simplement l'application Aperçu déjà incluse dans le système.
Nous ouvrons le document à signer avec Aperçu, cliquons dans le champ à remplir et écrivons notre signature sur le trackpad avec votre doigt, précisément; l'aperçu de la signature sera visible à l'écran.
Même avec l'application Aperçu, vous pouvez utiliser la webcam pour photographier notre signature écrite sur papier et la rendre utilisable pour les documents numériques et les PDF.
Pour signer des documents Word, nous pouvons utiliser les mêmes outils que ceux de Windows, à savoir Microsoft Office pour Mac (payant) ou LibreOffice pour Mac (gratuit).
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Signez des documents sur les smartphones et tablettes Android
Si nous voulons signer en mouvement avec notre smartphone Android, il existe plusieurs applications dédiées à cet effet et capables de gérer tout type de document et PDF.
Parmi ceux-ci, vous pouvez utiliser le même Adobe Acrobat DC que nous avons déjà vu pour Windows PC.
La signature vous oblige à installer un plugin supplémentaire appelé Adobe Fill And Sign DC qui vous permet de créer la signature et de signer tous les documents PDF ouverts avec Acrobat.
La création d'une signature est facile et ne doit être effectuée qu'une seule fois en touchant l'écran où vous souhaitez signer et en créant votre propre signature.
Étant donné que la signature avec votre doigt sur un téléphone mobile peut être difficile, il serait approprié de remédier à une pointe, comme celle incluse dans le Samsung Note (certainement les smartphones idéaux pour apposer des signatures électroniques).
Pour signer des documents Word, nous pouvons utiliser l'application du même nom pour Android, fournie gratuitement (juste avec un compte Microsoft) -> Microsoft Word pour Android .
D'autres applications que nous pouvons essayer de signer au format PDF mais également des documents Office sont: DocuSign, Foxit Mobile PDF, Xodo PDF et SignEasy.
Signer des documents sur iPhone et iPad
Depuis iOS 12, il est possible de signer les documents reçus via l'application Mail, vous n'avez donc même pas besoin d'installer une application supplémentaire.
Pour appliquer la signature, cliquez sur Mail, ouvrez le message électronique avec la pièce jointe qui peut être incluse; une fois la pièce jointe affichée, appuyez sur le bouton Modifier . Nous touchons maintenant l'icône avec le signe plus pour ajouter une signature, du texte ou autre.
Nous pouvons également télécharger un PDF dans un nouvel e-mail (bouton Ajouter une pièce jointe ) et, une fois chargé depuis l'application, appuyez sur le bouton Modifier pour appliquer la signature.
L'alternative est d'utiliser à nouveau Adobe Acrobat DC, une application qui fonctionne très bien comme on l'a déjà vu pour PC et Android.
Appuyez longuement quelque part dans un document PDF, puis sélectionnez l'outil de signature pour accéder à l'éditeur d'écriture.
Quant aux PC et Android, il n'est pas nécessaire d'enregistrer un compte auprès d'Adobe et il n'y a rien à payer.
Il peut être utilisé en conjonction avec Adobe Fill and Sign, l'application pour signer et remplir des documents PDF sans avoir à les imprimer, directement depuis iPhone ou iPad.
Il existe de nombreuses autres applications iOS pour appliquer des signatures aux documents, mais la plupart sont payantes, nous avons donc décidé de les ignorer: si nous pouvons obtenir la signature électronique avec des systèmes intégrés ou avec Adobe, cela ne vaut pas la peine d'envisager une application payant!
Nous pouvons également signer des documents Word sur iPhone et iPad en utilisant l'application du même nom, fournie gratuitement par Microsoft (juste avec un compte) -> Microsoft Word pour iOS .
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