Dans le travail de bureau, il existe deux programmes les plus utilisés: Word et Excel. Être bon avec ces deux programmes ne signifie pas ni prendre une licence européenne qui est un certificat sans signification pratique, ni savoir comment utiliser chaque option des programmes Office.
L'important est de savoir utiliser certaines fonctions clés de la rédaction de documents et de travailler avec des feuilles de calcul, afin d'être rapide et capable dans les opérations quotidiennes les plus fréquentes.
Voici 4 opérations de base que vous pouvez faire avec Word et Excel, qui intègrent d'autres guides déjà écrits dans ce blog.
1) Nous avons déjà expliqué, concernant Excel, 4 choses à faire pour devenir bon avec des tableurs .
A cette occasion nous alimentons cet article qui parle du remplissage automatique des cellules qui est une opération importante à connaître pour travailler à tous les niveaux.
Pour utiliser le remplissage automatique, tapez simplement un nombre dans une cellule et le suivant juste en dessous.
Appuyez ensuite sur la souris dans le coin de la deuxième cellule, où se trouve un petit carré en surbrillance, et faites glisser vers le bas en maintenant enfoncé pour voir que les autres cellules sont remplies de nombres séquentiels.
Les séquences peuvent être des nombres, des dates ou des formules encore plus complexes.
Par exemple, si vous avez plusieurs colonnes de nombres, vous pouvez faire la moyenne de toutes les valeurs de cette colonne en écrivant la formule relative dans la cellule inférieure.
Pour faire la moyenne des nombres des autres colonnes, il suffit maintenant d'utiliser le système de remplissage automatique, en faisant glisser le carré dans les cellules vides à côté de lui pour effectuer le même calcul au bas de chaque autre colonne.
Lorsque vous relâchez la souris après avoir fait glisser le coin de la colonne remplie sur les colonnes vides, vous aurez la moyenne des nombres pour chaque cellule.
Pour en savoir plus sur le remplissage automatique d'Excel, vous pouvez lire le guide du site Microsoft très complet.
2) Gérez facilement les données avec le tableau croisé dynamique
Il convient également de se rappeler comment les tableaux croisés dynamiques sont créés, qui sont absolument indispensables sur Excel.
Le tableau croisé dynamique est accessible dans le menu " Insertion ".
Si vous cliquez sur l'icône du tableau croisé dynamique après avoir mis en surbrillance un tableau de données entier (y compris les en-têtes), l'outil analyse les données et les emmène dans une nouvelle feuille où vous pouvez manipuler les colonnes de différentes manières.
Il devient possible de sélectionner les colonnes de données à analyser et de choisir comment les manipuler, par exemple pour la moyenne.
L'utilisation d'un tableau croisé dynamique fait gagner beaucoup de temps afin que vous puissiez utiliser les fonctions automatiquement.
3) Passons maintenant à Microsoft Word, le programme le plus utilisé au monde pour écrire des documents.
L'écriture n'est pas difficile, mais formater le texte et le rendre d'une certaine manière sur la feuille peut vous rendre fou.
Il y a deux choses que vous devez pouvoir faire avec Word: la gestion des en-têtes et la mise en page et la mise en forme du texte.
Les titres sont importants pour créer des titres de paragraphe tout de même dans le document.
Il est important de concevoir des en-têtes dans Word pour ne pas avoir à les refaire à chaque fois pour chaque nouveau document.
Les en-têtes peuvent être formatés à partir du menu "Insérer" en choisissant l'icône "En-tête".
À l'aide des en-têtes, vous pouvez modifier toutes les pages d'un document en une seule fois.
Cette page d'aide explique comment insérer des en-têtes et des pieds de page de document.
4) Gestion de la mise en page
Une autre chose que toute personne travaillant avec Word doit savoir est de savoir comment configurer et prévisualiser le format d'une page dans un document.
Certains des outils liés à la mise en page se trouvent dans le menu " Insérer ".
De là, vous pouvez ajouter des «numéros de page» pour automatiser et gérer la numérotation des pages.
Dans le menu "Mise en page ", il existe différentes options de mise en forme, pour gérer automatiquement les marges.
Les options de bordure de page, d'autre part, vous permettent de modifier manuellement les marges du document à gauche et à droite.
Concernant Word, je me réfère à deux autres guides de ce blog sur les notions essentielles à connaître et les opérations les plus importantes à utiliser:
- 5 fonctions utiles pour utiliser Word de manière professionnelle et rapide
- Guide de formatage de texte Word: styles, sections et paragraphes
