Lorsque la boîte de réception commence à être nombreuse, pour distinguer les e-mails importants de ceux de la publicité, du commercial, des newsletters ou des notifications Facebook, il est nécessaire de mettre en place une certaine organisation. Quel que soit le service de messagerie que vous utilisez, l'une des étapes de base consiste à attribuer des étiquettes à tous les messages afin de les collecter par catégories d'importance.
Nous avons donc vu comment commander des e-mails dans Gmail en créant des filtres, des étiquettes et des alias afin que vous puissiez classer les messages automatiquement et pouvoir les lire en fonction de l'expéditeur, en fonction de l'objet ou du type de message.
En plus de ce travail de base, vous pouvez toujours améliorer la gestion des e-mails grâce à de nombreuses extensions pour Gmail qui modifient son apparence et son fonctionnement.
Parmi ceux-ci, il y en a un qui vaut vraiment la peine d'essayer d'utiliser un système de classification des courriels professionnel et gratuit (au moins pour l'instant): Sortd
Sortd peut être installé comme une extension pour le navigateur Google Chrome en demandant une invitation sur le site Web de l'application.
L'invitation arrive immédiatement alors indiquez simplement votre adresse e-mail pour recevoir le code d'activation.
Après avoir activé l'extension, vous pouvez suivre la visite guidée et commencer à classer les e-mails selon des critères personnalisés .
L'interface Gmail avec Sortd est divisée en deux sections: sur le côté des messages, au centre, il y a 4 colonnes initialement vides dans lesquelles vous pouvez déplacer les messages avec la souris.
Les colonnes par défaut sont: les choses à faire, à suivre, la liste 1 et la liste 2.
Chacun de ces noms peut être modifié pour une reconnaissance plus facile en appuyant sur la flèche vers le bas à côté de chaque titre.
Sous chaque colonne, vous pouvez ajouter des tâches ou déplacer des e-mails en les classant comme tâches ou tâches.
Chaque message ajouté sous l'une des colonnes peut être marqué comme une activité terminée ou comme une activité à effectuer, il peut être surligné d'une couleur pour une reconnaissance facile, il peut être modifié dans le titre ou supprimé.
Vous pouvez ensuite réorganiser et réorganiser les e-mails, ajouter de nouveaux éléments manuellement, regrouper les e-mails en une seule activité et ajouter de nouvelles listes.
En cliquant sur un e-mail à partir de son titre sur le côté gauche de l'écran, le message pleine page s'ouvre au centre.
En haut à droite, vous remarquerez plusieurs boutons ajoutés par Sortd, y compris ceux pour créer une activité à faire et à retenir et celui pour la répétition, c'est-à-dire pour recevoir à nouveau cet e-mail comme dans quelques heures ou quelques jours.
En cliquant à la place sur un e-mail ajouté sous l'une des colonnes Sortd, le message s'ouvre avec plusieurs autres options, y compris la possibilité d' ajouter des notes et des rappels avec notification .
Depuis l'interface Sortd, tous les dossiers Gmail sont visibles en appuyant sur la flèche vers le bas à côté du titre de la boîte de réception en haut à gauche.
Les filtres Gmail automatiques peuvent être sélectionnés en appuyant sur les boutons situés juste en dessous du champ de recherche.
Si vous souhaitez revenir rapidement à l'interface Gmail classique, appuyez simplement sur la touche Gmail située sur le côté droit, de couleur rouge.
En mode d'affichage Gmail classique, Sortd n'occupe que la colonne de droite et vous permet de classer les messages de la même manière, en les faisant glisser.
Pour utiliser Sortd efficacement et classer les emails reçus, vous pouvez suivre ce miroir de référence:
- Créez une tâche avec le titre "aujourd'hui" et, chaque matin, déplacez les e-mails importants à l'intérieur.
- De même, créez une tâche avec le titre "Plus tard" et déplacez les e-mails qui peuvent attendre à l'intérieur, en écrivant également la date à laquelle cette tâche doit être traitée.
La tâche avec le titre "To-Do" est utile pour classer les e-mails avec les activités à réaliser, sans toutefois une date limite.
- La tâche "Terminé" pour regrouper les e-mails et les activités ajoutées que nous pouvons considérer comme terminées.
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