Comment utiliser les formules et les fonctions Excel

La meilleure utilisation possible de Microsoft Excel (ou de son équivalent open source LibreOffice Calc) est d'effectuer des calculs automatiques. En essayant d'être super synthétique dans cet article de guide, parlons de ses fonctions, c'est-à-dire des commandes que vous pouvez exécuter sur des cellules Excel pour vous assurer qu'elles sont automatiquement remplies en fonction des données écrites dans les autres cellules. En d'autres termes, après avoir créé un tableau de nombres ou d'autres valeurs, il est possible de sélectionner une cellule dont la valeur à l'intérieur, après avoir configuré une fonction, se remplit. Cette formule peut être, par exemple, la somme des valeurs des autres cellules, en s'assurant que cette somme ne change automatiquement qu'en changeant ou en ajoutant des nombres dans le tableau, ce qui rend chaque type de calcul très rapide, même avec des milliers de données.
Dans ce guide, nous voyons comment utiliser les formules et fonctions Excel les plus importantes à connaître, à la fois les plus connues et les plus particulières, qui sont toujours utilisées quotidiennement par ceux qui travaillent avec Excel.
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Comment utiliser les fonctions Excel

Pour utiliser les fonctions dans Excel, écrivez simplement le nom de la fonction puis les cellules qui la concernent. Cela peut être fait à la main en sélectionnant une cellule puis en écrivant la fonction en haut, au-dessus de la ligne ABCDEF ... Alternativement, vous pouvez également accéder au menu Formules en haut et appuyer sur la touche Insérer une fonction afin qu'une boîte de création de formule guidée apparaisse, avec quelques exemples de base.
Les formules sont toujours écrites avec un = devant (par exemple = SUM) et ensuite dessous indiquant, entre parenthèses, les cellules à ajouter, séparées par un point-virgule (par exemple = SUM (A3; C2) est la somme des valeurs des cellules A3 et C2) ou séparés par ses points si vous souhaitez ajouter toutes les cellules au milieu de deux (par exemple = SUM (A3; A8) ajoute les valeurs de la cellule A3 à la cellule A8.
Un moyen rapide de créer des fonctions dans Excel consiste à écrire la formule dans une cellule (par exemple = SUM), à créer un espace puis à sélectionner les cellules à inclure dans la fonction, une par une, ou en appuyant sur l'en-tête de une colonne ou même en faisant glisser la souris sur une colonne ou la plage de cellules dont la somme doit être calculée ou tout autre calcul est exprimé. Mais je recommande de ne pas oublier d'insérer les crochets. Appuyez sur Entrée pour accepter la formule, tandis que pour quitter le mode de fonction, vous pouvez appuyer sur ESC .

Fonctions et formules Excel à connaître

Ci-dessous, voyons quelles sont les fonctions les plus utilisées par ceux qui utilisent Excel. Pour chaque formule, nous voyons également comment elle est écrite dans Excel en anglais (les chiffres sont également en anglais).

Fonctions de calcul

• SUM : c'est la fonction la plus utilisée dans Excel. Son utilisation est très simple, il suffit d'écrire le mot = SUM dans une cellule puis la plage de cellules avec les valeurs à ajouter.
• COUNT : pour compter le nombre de cellules, utilisez la formule = COUNT. NUMBERS

LIRE AUSSI: Guide des formules Excel pour compter les nombres et les cellules (COUNT et SUM)

• MOYENNE: La fonction MOYENNE fonctionne de manière similaire, elle affiche la valeur moyenne d'une série de nombres et est utilisée en écrivant dans une cellule = MOYENNE . Faites ensuite glisser la souris le long de la colonne de cellules pour faire la moyenne des valeurs. (guide)
• MAX : La fonction MAX est utile lorsqu'il y a une longue liste de nombres dans une colonne et que vous devez trouver la plus grande valeur. Tapez = MAX (dans la cellule), puis faites glisser la souris le long de la colonne de cellules où vous souhaitez trouver la valeur maximale. (guide)
• MIN : La fonction MIN est comme MAX, seulement elle est utilisée pour trouver la valeur minimale dans la liste. (guide)
• PRODUIT (PRODUIT): Cette fonction vous permet de multiplier les nombres des cellules sélectionnées, également utile pour calculer un prix par un pourcentage (par exemple TVA ou remise effectuée). Ensuite, écrivez = PRODUIT, faites un espace puis insérez les cellules à multiplier ou la plage de cellules entre les deux. (guide)
• MATR.SOMMA.PRODOTTO (SUMPRODUCT): Cette fonction, qui en anglais est appelée SUMPRODUCT, vous permet de sélectionner plusieurs listes de nombres dans la feuille de calcul (donc plusieurs colonnes de données), en multipliant les sommes des colonnes sélectionnées entre elles. (guide)

Remarque: une autre méthode pour sélectionner plusieurs éléments pour effectuer une fonction mathématique consiste à sélectionner des éléments individuels en tapant le début de la fonction, puis en maintenant la touche CTRL enfoncée, vous pouvez sélectionner les cellules que vous souhaitez ajouter ou multiplier une à la fois. Après avoir tapé la parenthèse fermante ) pour fermer la fonction, appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat dans cette cellule.

Fonctions SE logiques

Des formules plus complexes peuvent être créées en ajoutant des conditions . Les fonctions avec conditions sont créées en ajoutant le .SE à la fonction (par exemple SUM.SE). Ces formules vous permettent d' effectuer des calculs sur des cellules uniquement si certaines conditions sont remplies . Par exemple, si vous avez une colonne de chiffres, vous pouvez faire une moyenne de ceux qui dépassent une certaine limite avec la fonction MOYENNE.
Pour utiliser une fonction comme MEDIA.SE, vous devez écrire de la manière suivante: = SUM.ME (C1: C11; "> = 10") ce qui signifie faire la moyenne de toutes les cellules qui ont une valeur supérieure ou égale à 10. En bref, la plage de cellules est insérée entre parenthèses, puis le; puis, entre guillemets, la condition. Pour faciliter la création de conditions, vous pouvez utiliser le créateur de fonction dans le menu Formules en haut.
En plus de SOMMA.SE (SUMIF) (guide) et MEDIA.SE (AVERAGEIF) (guide), d'autres formules avec des conditions très courantes et faciles à utiliser sont:

• COUNTIF (COUNTIF): compte uniquement les cellules qui remplissent une condition. (guide)
• COUNTIF ( COUNTIFS ): comme COUNTIF, mais peut être utilisé pour compter les données de chaîne. (guide)
• MIN.PIÙ.SE (MINIFS): renverra la valeur minimale dans une plage d'éléments qui satisfont la condition. (guide)
• MAX.PIÙ.SE (MAXIFS): comme MIN.PIÙ.SE, mais renvoie la valeur maximale dans une plage. (guide)

Fonctions logiques

Certaines des fonctions Excel les plus utiles sont les fonctions logiques utilisées pour comparer différentes cellules pour renvoyer des résultats basés sur les résultats de la comparaison. Par exemple, la fonction SE examinera si les cellules correspondent aux conditions de comparaison définies. Si la comparaison est vraie, le champ de résultat renverra la valeur spécifiée si elle est VRAIE, sinon, il renverra la valeur spécifiée pour FAUX.
Pour utiliser la fonction SE, appuyez sur la cellule où vous souhaitez afficher le résultat, puis tapez = SE ( .
Cliquez ensuite sur les cellules que vous souhaitez comparer, séparées par un opérateur de comparaison. Par exemple A2 . Mettez un point - virgule suivi de la valeur que vous souhaitez afficher si la condition est vraie. Par exemple, tapez "OUI" pour voir le mot OUI écrit au cas où le nombre de cellules A2 est inférieur à celui de la cellule B2.
Tapez ensuite un autre point - virgule, suivi du mot "NON" que vous souhaitez afficher si la comparaison entre les valeurs n'est pas vraie et, par conséquent, si la valeur de B2 est inférieure à A2, nous aurons écrit NON et fermons la parenthèse .
En fin de compte, la formule de cet exemple sera: = SE (C7> C8; "OUI"; "NON")
Vous pouvez ensuite remplir la colonne entière jusqu'à la dernière ligne pour effectuer la même comparaison sur toutes les lignes.
Une approche avancée de l'utilisation de la fonction SE consiste à imbriquer un autre calcul dans les champs Vrai ou Faux. Par exemple, si A2 , vous pouvez mettre cela si c'est vrai, vous éteignez le résultat de A3-A2 tandis que s'il est faux vous faites la différence A2-A3 (Guide de SE).
D'autres fonctions logiques dans Excel incluent des opérateurs tels que:
E (ET): si toutes les cellules d'une liste sont conformes à la condition, le résultat est Vrai, sinon Faux apparaît. (voir guide)
NON (NOT): cette fonction peut être utilisée pour inverser le résultat dans une autre cellule; Du vrai au faux ou du faux au vrai. (voir guide)
O (OU): Si l'une des cellules remplit la condition, le résultat est Vrai, sinon Faux. (voir guide)
SWITCH : extrait une certaine valeur spécifiée si elle est vue à l'intérieur des cellules sélectionnées (voir guide)
XOR : si une seule des cellules répertoriées est vraie, le résultat sera vrai, si toutes sont vraies ou toutes sont fausses, le résultat sera faux. (voir guide)
Tout comme avec l'instruction SE, il est possible de remplacer les sorties vrai et faux par d'autres formules, faisant des fonctions logiques un outil vraiment puissant d'EXcel, bien que complexe à utiliser à des niveaux très avancés.

Fonctions texte

Pour terminer ce guide sur les fonctions Excel, parlons des fonctions de texte, qui ne sont pas des formules mathématiques ou des calculs, mais peuvent être utiles pour concaténer des mots entre eux ou ajouter des listes de produits, etc. Excel propose une certaine variété de formules de chaîne pouvant être utilisées dans ces situations.
La fonction CONCAT vous permet de concaténer plusieurs chaînes de texte de différentes cellules de la feuille de calcul en une seule chaîne. L'utilisation de cette fonction est simple à écrire et il suffit de faire: = CONCAT ("string1": "string2"; "string3") (voir guide). Avec une telle fonction, il devient possible de combiner plusieurs mots ensemble dans différentes cellules.
Les autres fonctions de texte et de mots que vous pouvez utiliser dans Excel sont:

• GAUCHE (GAUCHE): renvoie le nombre de caractères spécifié à gauche d'un mot (voir guide)
• DROITE (DROITE): renvoie le nombre de caractères du côté droit d'une chaîne. (voir guide)
• STRINGA.ESTRAI, MEDIA.B (MID): extrait les caractères au centre d'un mot. (voir guide)
• CANCEL SPACES (TRIM): supprime les espaces au début ou à la fin d'une chaîne. (voir guide)
• TEXTE (TEXTE): convertit une valeur de n'importe quelle cellule en une version mot de cette valeur. (voir guide)
• LONGUEUR (LEN): pour connaître le nombre de caractères d'un mot ou d'un texte. (voir guide)

Il existe des fonctions Excel pour presque tous les calculs ou manipulations de données que vous pourriez imaginer et bien plus encore. Plus vous vous familiarisez avec les formules, mieux vous vous améliorez avec Excel et vous pouvez également gérer de grandes feuilles de calcul complètes de données de tous types. La façon la plus simple d'essayer et d'apprendre les fonctions est d'utiliser le menu Formules, d'appuyer sur la fonction Insérer et, dans la fenêtre contextuelle, de changer la catégorie pour voir toutes les fonctions disponibles et utilisables. L'outil de création de formule explique étape par étape comment sélectionner les différents critères, conditions et cellules, ce qui rend même un travail qui jusqu'à récemment n'était que pour les experts simple.
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